Mit einfachen, schnell erstellten bebilderten Anleitungen können wir unseren Mitarbeiter/-innen die Einarbeitung in neue Verfahren extrem vereinfachen.

Thomas Lang, Abteilungsleiter Information und Kommunikation Stadtverwaltung Limburg
Die Stadtverwaltung Limburg war die erste in der Reihe: Limburg an der Lahn ist nicht nur Fairtrade-Stadt, Sitz des gleichnamigen Bistums und Herkunft unseres Geschäftsführers Oliver Fluck – sondern auch stolzer Flowshare-Nutzer. Damit war die Stadtverwaltung die Erste, gefolgt von weiteren Verwaltungen, die heute Flowshare im Alltag der Deutschen Behörden verwenden.
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Branche: Stadtverwaltung

Website:
http://www.limburg.de/

Was ist Ihre Rolle im Magistrat der Kreisstadt Limburg a. d. Lahn?
Ich leite gemeinsam mit einem Kollegen die Abteilung Information und Kommunikation. Wir betreuen die städtische Datenverarbeitung und betreiben eigene Glasfasernetze zur Anbindung unserer Außenstellen.

Wofür verwenden Sie Flowshare?
Wir verwenden die Software Flowshare der miraminds UG seit November 2016. Haupteinsatzzweck ist die Erstellung von Softwaredokumentationen und Kurzanleitungen fuür bestimmte Anwendungsfälle.

Welche Herausforderungen hatten Sie, bevor Sie Flowshare nutzten?
Früher mussten zunächst Screenshots der einzelnen Arbeitsschritte erstellt werden. Dafür haben wir teilweise die Windows-Bordmittel, teilweise aber auch spezielle Tools, die z.B. auch Ausklappmenüs sinnvoll abbilden können, genutzt.

Häufig mussten dann noch manuell Mauszeiger an den entsprechenden Stellen eingefügt werden.

Schließlich wurden dann die so bearbeiteten Screenshots im MS Publisher eingefügt und manuell die Beschreibungen der einzelnen abgebildeten Arbeitsschritte eingefügt. Abschließend wurden dann daraus PDFs zur Verteilung an die Nutzer oder zur Ablage in unserer Dokumentation erstellt. Dies alles war mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden.

Was war der ausschlaggebende Grund, Flowshare zu kaufen?
Ich habe Flowshare durch den Hinweis eines Bekannten kennengelernt und mir zunächst die Testversion heruntergeladen. Die Geschwindigkeit, mit der ich die zum Test erzeugten Anleitungen erstellt hatte, haben mich sofort von dem Produkt überzeugt. Die zusätzlichen Möglichkeiten der Pro-Version (personalisiertes Layout, zusätzliche Exportformate) gaben den Ausschlag zum Kauf.

Wie hat sich Ihre Arbeit dadurch verbessert?
Mit Flowshare konnten wir den Aufwand zur Erstellung von Software-Bedienungsanleitungen oder Dokumentationen ganz erheblich reduzieren. Um eine Dokumentation zu erstellen, muss nur Flowshare gestartet und an den Bildschirmrand minimiert werden. Ab dann wird jeder Mausklick registriert und ein Screenshot erstellt (wobei im Hintergrund auch z.B. die Texte der ausgewählten Menüeinträge mit ausgelesen werden).

Nach Abschluss des zu dokumentierenden Arbeitsschrittes wird Flowshare in den Vollbildmodus – maximiert. In diesem Modus müssen nur noch die Screenshots durch eine Zoom-Funktion auf den gewünschten Bildausschnitt angepasst werden. Die erstellten textlichen Beschreibungen des jeweiligen Arbeitsschrittes können meist – inklusive der aus dem jeweils gewählten Menüeintrag ausgelesenen Eintragstexte – unverändert übernommen werden.

Nach dem Abspeichern des so bearbeiteten Flows kann per Menüeintrag automatisiert ein Export als PDF-, Word- oder HTML-Datei erfolgen.

Der Arbeitsaufwand hat sich dadurch für uns ganz erheblich reduziert bei gleichzeitig aus unserer Sicht höherer Qualität der so erzeugten Anleitungen und Dokumentationen.

Was würden Sie anderen raten, die in Erwägung ziehen Flowshare zu kaufen?
Mein Ratschlag ist: Die Testversion herunterladen und einfach ausprobieren.

Gibt es eine messbare Veränderung, die sich durch den Kauf von Flowshare ergeben hat?
Da man mal schnell nebenbei eine Dokumentation erstellt hat, hat die Anzahl der vorhandenen Dokumentationen deutlich zugenommen, ohne dass dadurch andere Aufgaben merklich gelitten hätten.

Welche Rolle hat das Thema Digitalisierung bisher bei Ihnen gespielt und wie passt Flowshare da rein?
Digitalisierung ist eines der aktuellen Top-Themen auch in unserer Stadtverwaltung. Sei es die anstehende Einführung der eAkte oder neuer Anwendungen im Bereich des eGovernments. Mit einfachen, schnell erstellten bebilderten Anleitungen können wir unseren Mitarbeiter/-innen die Einarbeitung in neue Verfahren extrem vereinfachen. Gerade in publikumsintensiven Fachbereichen erhoffe ich mir, dadurch Ängsten der Betroffenen vor einer Überforderung (hoher Publikumsandrang bei unbekannter neuer Software) vorbeugen zu können. Hinzu kommt, dass durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung das Thema der Dokumentationen auch für uns als interner IT- Dienstleister der Stadtverwaltung einen erheblich höheren Stellenwert als in der Vergangenheit erhalten wird.

Welche Eigenschaft finden Sie bei Flowshare besonders gut?
Ich kann die Anleitung im Prinzip gleichzeitig mit der Vorführung der Software erstellen, in dem ich einfach Flowshare nebenbei mitlaufen lasse.

Wie haben Ihre KollegInnen auf Flowshare reagiert?
Mittlerweile nutzen bereits mehrere Kolleg/inn/en aus unserer Abteilung Flowshare zur Dokumentation.

Wie empfanden Sie den bisherigen Support der miraminds UG?
Der Support erfolgte immer sehr schnell. Auch die bisher schon erfolgten Software-Erweiterungen in kurzer Zeit ergeben für mich ein sehr positives Bild.

Wie würden Sie Flowshare jemandem aus Ihrer Branche beschreiben?
Ein tolles Werkzeug, um schnell und unkompliziert Software-Anleitungen und Dokumentationen erstellen zu können.