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5 Gründe warum Sie anfangen sollten Software zu dokumentieren

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Bei miraminds geht es häufig um eines: Softwaredokumentation. Warum wir so überzeugt davon sind, digitale Prozesse aufzuzeichnen und warum auch Sie damit anfangen sollten, lesen Sie hier:

Mit Softwaredokumentation werden digitale Prozesse aufgezeichnet, um zu erklären wie Software funktioniert, wie sie entwickelt wurde oder wie man sie bedient. Die fertigen Dokumentationen richten sich häufig an Kollegen oder Kunden und können verschiedenste Formate annehmen: Von Benutzerhandbüchern über Knowledge-Bases und Firmenwikis bis hin zu einzelnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Aber warum sollte man das überhaupt tun?

5 Gründe warum auch Sie Software dokumentieren sollten:

  1. Mitarbeiter erfolgreich onboarden
  2. Neue Software wirksam implementieren
  3. Supportkosten reduzieren
  4. Softwarenutzer langfristig befähigen
  5. Software verkaufen – Vorteile kommunizieren

1. Mitarbeiter erfolgreich onboarden

Stellen Sie sich vor, eine neue Mitarbeiterin kommt in Ihr Unternehmen. Es ist die erste Woche, alles ist neu – administrative Strukturen, Benutzung der firmeneigenen Software, arbeitsrelevante IT-Abläufe. 

Da ist es essentiell, der neuen Kollegin direkt Werkzeuge an die Hand zu geben, damit sie arbeiten kann: mit präzisen Softwareanleitungen und Dokumentationen von alltäglichen Abläufen. Diese bieten neuen Mitarbeitern einen Überblick und die Möglichkeit Prozesse nachzuschlagen. 

Einerseits versetzen Softwaredokumentationen neue Kollegen so überhaupt erstmal in die Lage zu arbeiten. Andererseits geben ihnen die erstellten Anleitungen das Gefühl von Wertschätzung und Einbindung. Sie werden direkt als ein Teil des Teams angesehen und mit den Informationen versorgt, die sie brauchen um vollwertig mitzuarbeiten. Was Sie außerdem noch für ein erfolgreiches Onboarding beachten sollten, lesen Sie hier

Zum Punkt Onboarding gehört außerdem auch die Informationsübergabe zwischen Kollegen: Beispielsweise bei Urlaubsübergaben müssen die vertretenden Kollegen Details zu Prozessabläufen erhalten um die ausfallenden Kräfte adäquat zu ersetzen. Gerade Informationen zu digitalen Abläufen können sehr gut mithilfe von Dokumentationen weitergegeben werden. So berichtet Carlos Leber von der Limbach Gruppe, dass seine FlowShare-Dokumentationen bei den Kollegen “sehr gut” angekommen seien. 

2. Neue Software wirksam implementieren

Der gegensätzliche Fall ist, dass nicht neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen kommen, sondern stattdessen die Software sich wandelt: Software verändert sich, mit Updates kommen Neuerungen und nicht selten müssen auch ganze bestehende Systeme in Unternehmen umgestellt werden. 

Das birgt Risiken: Nicht umsonst sagte der Chef der Firma Liqui-Moly, Ernst Prost 2019, dass eine Software-Umstellung “schlimmer als Brexit, Trump und Handelskrieg“ sei. Das Motoröl-Unternehmen hatte 2019 durch eine Umstellung seines ERP-Systems 30 Prozent Gewinneinbrüche verzeichnen müssen – weil die Umstellung nicht so reibungslos funktioniert hatte, wie sie sollte. 

Das Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, neue Softwarestrukturen sorgfältig zu implementieren und alle Mitarbeiter bei diesem Wechsel mitzunehmen. Kollegen müssen rechtzeitig in der Benutzung der neuen Software geschult werden und die Möglichkeit bekommen, neue Handlungsabläufe bei Bedarf nachzuschauen. 

So hat beispielsweise das Versicherungsunternehmen BDAE die Umstellung auf ein neues Datenbanksystem mithilfe von Softwaredokumentationen mit FlowShare bewältigt. Die Dokumentationen haben das Anwenderwissen zum Umgang mit dem neuen System schnell verbreitet und so allen Mitarbeitern das Arbeiten mit den neuen Strukturen erfolgreich ermöglicht.

3. Supportkosten reduzieren

Softwaredokumentationen können im erheblichen Maße dazu beitragen die IT zu entlasten und effizienten Support zu garantieren. Gerade mit zunehmender Digitalisierung muss die IT in vielen Unternehmen Höchstleistungen erbringen – und ist gleichzeitig chronisch unterbesetzt. Das hat das Ergebnis, dass IT-Experten durchschnittlich 30% ihrer Zeit damit verbringen technischen Support für Kollegen oder Kunden zu leisten – Zeit, die am Ende fehlt um technische Innovationen umzusetzen.

Softwaredokumentationen helfen, diesen Zeitaufwand zu reduzieren. Gerade bei der Nutzung effizienter Dokumentationstools, sinkt der Arbeitsaufwand für die IT enorm. Sie muss Prozesse nicht immer wieder neu erklären, sondern kann Dokumentationen einmalig erstellen und damit viele Anwender gleichzeitig erreichen. Wenn die Dokumentationen übersichtlich abgelegt und einfach zugänglich sind, bekommen Anwender Sofort-Hilfe genau dann, wenn sie sie benötigen. 

Zudem sind Dokumentationen gute Erinnerungsstützen, wenn doch mal direkter Support geleistet wurde. So setzt die Firma Kapsch Softwaredokumentation während Helpdesk Calls ein, wenn Servicedesk-Mitarbeiter Nutzern die Lösung zu einem Problem zeigen. Das macht den IT-Support nachhaltiger: User, die die Lösung aus dem Supportanruf vergessen haben, können diese ganz einfach nochmal nachschauen. Anderen Mitarbeitern mit dem gleichen Problem kann das Dokument ebenfalls bereitgestellt werden. Auf diese Weise senken Softwaredokumentationen die Anzahl der Supportanfragen und die Kosten für den Support.

4. Softwarenutzer langfristig befähigen

Softwaredokumentationen befähigen Mitarbeiter. Sie sind Erinnerungsstützen, ermöglichen es Mitarbeitern Aufgaben selbstständig auszuführen und vermeiden ständiges Nachfragen bei Kollegen oder Vorgesetzten: “Wie genau ging das nochmal?” – “Kannst du mir da nachher nochmal kurz helfen?”

Mit ihren komprimierten Informationen funktionieren Dokumentationen auch als Gedächtnisstützen für die eigenen Prozesse. Gerade Abläufe, die man weniger häufig ausführt, sitzen oft nicht so sicher wie die, die man jeden Tag erledigt. Damit man bei diesen Aufgaben nicht jedes Mal bei “null” anfangen muss, lohnt es sich die Prozesse einmal kurz festzuhalten. 

Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter sich Dokumentationen in seinem eigenen Tempo und zu jeder Zeit anschauen kann. Wenn dann auch noch Informationen in verschiedenen Formaten angeboten werden, wie es beispielsweise wie unser Flowshare-Kunde Scopevisio macht, können Anwender sich ganz individuell selbst helfen. Sie nutzen die Art und das Format was für sie am besten passt und werden so mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein: Ob mit ausgedruckten Handbüchern in Kombination mit virtuellen Wikis, oder mit Videos in Kombination mit Schritt-für-Schritt Klickanleitungen.

Dazu kommt: Wenn Nutzer sich selbst ihre Problemlösung mithilfe von Dokumentationen erarbeiten, lernen sie häufig viel effektiver, als wenn ihnen die Antwort vom IT-Support präsentiert wird. Dokus fördern die Selbstständigkeit der Anwender – und das nicht nur intern im Unternehmen, sondern auch in der Kommunikation nach außen. Das IT-Unternehmen IPD NOW beispielsweise hat ein umfassendes Wiki mit Softwaredokumentationen aufgebaut, mit dem sich ihre Kunden selbst behelfen können.

5. Software verkaufen - Vorteile kommunizieren

Softwareprodukte sind häufig relativ abstrakte Güter – manchmal ist es da gar nicht so einfach, schnell und übersichtlich die Vorteile von einer bestimmten Lösung darzustellen. Was macht Ihre Lösung aus? Was kann sie und warum ist sie besser als die der Mitbewerber?

Softwaredokumentation kann auch da Abhilfe schaffen: Mithilfe von Dokumentationen können Sie Kunden helfen Ihr Produkt besser zu verstehen. Die Workflows zeigen bildhaft wie Software eingesetzt wird und was Ihr USP ist. Schritt für Schritt können Kunden nachverfolgen, wie Arbeitsprozesse in Ihrer Software ablaufen. 

Wenn Ihr Produkt dann beim Kunden eingesetzt wird, können die Dokumentationen den Kunden das Tool ausführlicherer erklären: Beispielsweise der Berater Wolfram von Rotberg erklärt mit Softwaredokumentationen seinen Kunden schrittweise die Aktivitäten von ERP-Software wie Navision oder Axapta.

Extra: Auch im Home-Office Prozesse kommunizieren

In diesem März 2020 ist alles ein bisschen anders und die Welt Aufruhr: Die Corona-Krise beeinflusst die Arbeits- und Lebenswelt der Menschen. Dazu gehört auch, dass aufgrund der Infektionsgefahr viele Arbeitnehmer im Home Office bleiben anstatt zur Arbeit zu gehen. 

Auch für Ihr Home Office können Softwaredokumentationen hilfreich sein. Denn gerade wenn Sie nicht im Büro sind, ist es manchmal schwieriger Arbeitsprozesse nachzuvollziehen. Um Kollegen oder Kunden Abläufe bildlich darzustellen, hilft es eine kurze Dokumentation anzufertigen. So können Workflows zur Diskussion gegeben, Ergebnisse im Team kommuniziert und Übergaben bequem von Zuhause gestaltet werden.

Tools zum Software dokumentieren

Nach all den Argumenten für die Dokumentation von Softwareprozessen bleibt die alles entscheidende Frage: Und wie soll das gehen?

Dabei sind Sie keinesfalls auf sich allein gestellt, sondern haben eine ganze Reihe von Tools zur Auswahl: Mit unserer Dokumentationssoftware FlowShare können Sie automatisiert Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen. Snagit vonTechsmith ist ein professionelles Tool zur Screenshot-Erstellung. Den Windows Problem Step Recorder haben die meisten Windows-User sogar bereits vorinstalliert – und das sind nur einige der zahlreichen Lösungen. Einen ausführlichen Überblick über Dokumentationstools auf dem Markt geben wir Ihnen auf unserem Blog. Dort finden Sie Tipps, welche Software für Ihren Bedarf am besten geeignet ist. 

Außerdem wollen wir Ihnen einige praktische Hinweise an die Hand geben: Hier zeigen wir Ihnen in 5 Schritten, wie Sie gelungene Dokumentationen erstellen. Wenn Sie selber noch Tipps oder Anmerkungen haben, lassen Sie es uns wissen – wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Dokumentieren!

FlowShare hilft IT-Abteilungen bei der schnellen und einfachen Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

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