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Bereit für den digitalen Wandel?

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Wettlauf Digitalisierung: “Es muss dem Fisch auch schmecken” – Wir haben nachgefragt!

Gemeinsam mit der Digitalisierung schleichen sie sich an: große technische Visionen. Bereits Grundschulen werden mit Ipads und Laptops ausgestattet und die ersten Pioniere spazieren mit VR-Brillen durch virtuelle Cyber-Welten. Wir sind mittendrin im digitalen Wandel. Im Zentrum stehen dabei, genau: wir selber. Kollegen müssen am Ende die neue Software einsetzen, Kunden mit den digitalen Systemen klarkommen und Mitarbeiter den technischen Wandel vorantreiben. Deswegen stellt sich die Frage: Wie bereit sind wir für die Digitalisierung?

Deutschland: Semi-technikbegeistert

Laut dem “Technik Radar 2018 – Was die Deutschen über Technik denken“ ist der Durchschnittsdeutsche eher so mittel begeistert, was die Digitalisierung angeht. Zwar besteht ein generelles Interesse an neuen Technologien und etwa die Hälfte der Befragten rechnet damit, dass Technik die Zukunft verbessern werde. Trotzdem gibt es auch Skepsis und Ängste, wie zum Beispiel vor Hackerangriffen, Datenspionage oder Kontrollverlust.

 

Eine beispielhafte Statistik für das Zögern der Deutschen kommt aus dem Buchmarkt. E-books sind mittlerweile seit Jahren auf dem Markt, bieten große Vorteile in Gewicht, Umfang und Flexibilität. Und doch: die Mehrheit der Deutschen möchte noch immer ein Buch aus Papier. Zwar steigt der Anteil von E-books im Buchmarkt an, liegt aber auch dieses Jahr nur bei 5,7%

Eine ähnliche Lage sehen wir auch bei den Anleitungen unserer Software FlowShare. FlowShare-Instruktionen lassen sich im PDF-, HTML-, Powerpoint-, Word-, PNG- und neuerdings flowX-Format exportieren. Daraus ergibt sich eine große Vielfalt an unterschiedlichen digitalen Anwendungsmöglichkeiten. Was jedoch nach wie vor bei einigen Kunden sehr wichtig ist, ist die Möglichkeit, Anleitungen auch ausdrucken zu können. Oder wie es ein Kunde von uns so schön sagt: “Ganz tot ist die Papier-Fraktion ja auch nicht“. 

Digitalisierung in Unternehmen: Große Gefälle

Ein wichtiger Punkt für die Digitalisierung in Unternehmen sind auch die Fähigkeiten, die Angestellte mitbringen: Händeringend suchen Unternehmen Mitarbeiter mit “digitalen Kompetenzen”. Bis 2030 wird laut einer Studie von McKinsey der Anteil der Arbeit, der technisches Wissen voraussetzt, um bis zu 55% steigen. 

Ein großes Problem dabei sind häufig die großen Unterschiede in der Technik-Affinität von Mitarbeitern: Technisch versierte Kollegen treiben den digitalen Wandel voran. Sie sitzen zum Beispiel in der IT-Abteilung, sind digital gut informiert und sorgen für technische Innovationen. Oft betreffen genau diese Innovationen am Ende jedoch das gesamte Unternehmen – und damit auch den Anteil der weniger technikaffinen Kollegen. Diese fühlen sich eher allein gelassen mit den digitalen Neuerungen: Eine Cherwell-Studie zeigt, dass weniger technisch-affine Mitarbeiter im Schnitt unzufriedener mit dem digitalen Support sind, als die technisch Versierten.

Wenn technische Neuerungen jedoch nicht ausreichend eingeführt werden, ziehen die Umstellungen weitreichenden Ärger mit sich. Das erlebt gerade der Hersteller von Ölen und Zusatzstoffen, Liqui Moly: Erst kürzlich sprach der Geschäftsführer Ernst Prost wütend von einem “Sturm”, den die Firma erlebe – “der ein oder andere Matrose wird nass und manchem Passagier ist übel”. Was passiert war? Liqui Moly hat 2019 eine neue Unternehmenssoftware für den Einkauf, Versand, die Produktion und die Rechnungsstellung eingeführt. Das ging jedoch gründlich schief: die Software funktionierte nicht wie gewünscht, die Lieferkette geriet ins Stocken – und für Liqui Moly entstanden ausufernde Kosten. CEO Prost dazu: „Zu den gewaltigen Kosten für die Softwareumstellung als solche kommen jeden Tag neue für Fehlersuche und Problembeseitigung”. Als Ergebnis steht die Firma nun vor etwa 30 Prozent Gewinneinbußen – und jeder Menge Arbeit, um den Sturm zu überstehen. 

Sind wir also doch vielleicht einfach nicht bereit für den digitalen Wandel? Ganz so einfach ist es natürlich nicht. Was jedoch wichtig ist, ist der richtige Umgang mit der Digitalisierung. 

Chancen der Digitalisierung nutzen: Alle mitnehmen

Durch die Dokumentationssoftware FlowShare ist miraminds in Kontakt sowohl mit kleinen, mittelständischen, als auch mit großen Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen. Sofia Gertzen, Gründerin des Unternehmens, stellt bei ihrer Arbeit fest, dass IT-Abteilungen immer höheren Anforderungen gegenüberstehen. “Es gibt sehr viel Erklärungsbedarf, der nicht ausreichend von den Softwareherstellern abgedeckt wird”. Bereitgestellte Hilfen reichen häufig nicht aus, so die Gründerin. Stattdessen müssten Einführungen von Software wie SAP oder Office 365 mit internen Ressourcen unterstützt werden – und dafür sind nicht immer Kapazitäten eingeplant.

Sofia macht deutlich: “Um die vielleicht etwas weniger Software-affinen Mitarbeiter muss man sich natürlich entsprechend kümmern! Wenn sich schon die Mühe gemacht wird, eine Software einzuführen, sind das letztendlich die Leute, die das ausführen”.

Mitarbeiter müssen also mitgenommen werden beim digitalen Wandel – und das beginnt bei der Anschaffung von neuer Software. Statt die Anwender vor vollendete Tatsachen zu stellen sollten sie in Beschaffungsprozesse miteinbezogen werden. Das fördert Akzeptanz und Adaption. Gleichzeitig führt es häufig auch zu besseren Entscheidungen, denn ganz im Sinne des Trends “User-generated Content” wissen die eigentlichen Nutzer auch am besten, welche Hilfestellungen sie brauchen. 

Hindernis der Digitalisierung: Prozesse und Bürokratie

Gleichzeitig hat Sofia die Erfahrung gemacht, dass auch die Organisationsform der Digitalisierung im Wege stehen kann: Wie ist das Unternehmen von den Prozessen organisiert? “Ein kleineres, mittelständisches Unternehmen kann sehr viel schneller entscheiden und freier experimentieren als ein großes Unternehmen oder eine Behörde. Dort sind einfach bestimmte Prozesse im Weg.”, so die Gründerin. “Da kannst du nicht einfach an einem Tag sagen: So wir probieren das jetzt aus, wir machen es jetzt einfach mal”. Trotzdem sieht sie erfreulicherweise die Tendenz, dass vermehrt genau dies gewünscht ist. Auch Behörden und Konzerne veranlassen explizit Experimente in einzelnen Abteilungen. Dort probieren sie digitale Prozesse oder Instrumente im kleinen Rahmen aus und ziehen ihre Erkenntnisse daraus – “Wir als Startup begrüßen das natürlich sehr!”

Insgesamt: Digitalisierung? Ja schon!

Die Digitalisierung an sich ist also nicht das Problem – und die Mitarbeiter auch nicht. Wichtig ist nur, den Wandel nicht unvermittelt und unbegleitet zu vollziehen. Stattdessen sollte ein umfassender Support bereitgestellt und die weniger technikaffine Kollegen nicht vergessen werden. Sorgen müssen angesprochen und mit ihnen umgegangen werden. Ein guter IT-Support setzt kein Wissen voraus und befähigt die Mitarbeiter sich selbst zu helfen. Diejenigen, die tatsächlich am Ende mit der Technologie arbeiten, sollten in Kaufentscheidungen miteinbezogen werden. 

 

“Es muss dem Fisch auch schmecken” 

In der tatsächlichen Einführung von digitalen Werkzeugen in das Unternehmen, gilt es dann die Kollegen zu verstehen. Sofia rät herauszufinden: “Wie möchten die Mitarbeiter an die Hand genommen werden? Was brauchen sie, um befähigt zu sein, die Software zu verwenden?” Präsenzschulungen allein sind nicht immer effektiv, weil nicht viel hängen bleibt. Besonders bei einmaligen Schulungen ist die Vergessenskurve vorprogrammiert – wenn Wissen nicht direkt angewendet und das Gelernte nicht wiederholt wird, geht es schnell verloren. Unternehmen müssen sich fragen, wie sie gewährleisten können, dass Mitarbeiter auch Wochen und Monate nach Schulungen noch an ihrem Arbeitsplatz befähigt sind. Ein miraminds-Kunde hat mal gesagt: “Es muss dem Fisch auch schmecken”. IT-Abteilungen sollten herausfinden, welcher Kanal bei ihren Kollegen am besten ankommt. Ob kurze Videos oder Text-Anleitungen, ob interaktiv oder über Simulationen – oder eben doch über das ausgedruckte PDF. Insgesamt ist es wichtig, es den Kollegen einfach zu machen, im Bedarfsfall die richtige Lösung zu finden.

Wenn es Mitarbeitern auf diese Weise leicht gemacht und Digitalisierung zu einem Teil der Unternehmenskultur wird, sind wir bald bereit: Für einen digitalen Wandel der uns nicht überfordert, sondern Chancen bietet und uns zu einer besseren Arbeit befähigt.

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