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Digitale Verwaltung Deutschland: Rennstrecke Digitalisierung oder Stolperstraße?

Digitale Verwaltung Deutschland: Rennstrecke Digitalisierung oder Stolperstraße?

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Probleme mit der Digitalisierung des öffentlichen Sektors in Deutschland – und wie wir sie aus dem Weg räumen können.

Das mit dem Behördengang ist ja so eine Sache. Wie beim Zahnarzt, will eigentlich keiner hin, ab und zu muss es doch mal sein und manchmal tut es ein bisschen weh – wenn es wieder (gefühlt) unendlich lange dauert.

Der aktuelle Stand ist bedenklich: 77 % der Deutschen sagen in einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom dass die Ämter prinzipiell zu lange bräuchten um ihre Anliegen zu bearbeiten. Sie wünschen sich eine digitale Verwaltung, in der Anliegen wie der Antrag auf Kindergeld, auf einen KITA-Platz oder eine Urkunde online beantragt werden können. Fast zwei Drittel haben zudem das Gefühl, dass die Behörden überlastet seien.

Das sagen die Deutschen in der Umfrage des Digitalverbands Bitkom:
0%
Die Ämter brauchen prinzipiell zu lange um meine Anliegen zu bearbeiten.
0%
Die meisten Behördengänge könnten problemlos auch online erledigt werden.
0%
Die Behörden wirken überlastet.

Deutschland unterdurchschnittlich

Das spiegelt sich auch im EU-Government-Ranking der europäischen Kommission wider, in dem Deutschland nur den 21. Platz belegt. Damit liegt das Land unter dem EU-Durchschnitt. Digitale Vorreiter-Länder wie Estland haben bereits eigene Systeme für ihre öffentliche Verwaltung entwickelt. Das dezentrale System “X-Road” erlaubt es den Esten fast alle Behördenvorgänge digital abzuwickeln. Auch beispielsweise die Niederlande mit ihrer elektronischen Behördenkarte oder Spanien, dank der eingeführten digitalen Unterschrift, sind bereits deutlich weiter auf dem Weg zur digitalen Verwaltung.

Aber woran liegt das?

Zu unbeweglich und zu wenig innovativ sei die deutsche Verwaltung – “Die digitalen Angebote, die es gibt, sind oft nicht bekannt genug oder zu wenig vom Bürger her gedacht und zu umständlich“, sagt Dr. Johannes Ludewig, Vorsitzender des Nationalen Normenkontrollrats. Deutschland brauche “eine echte E-Government-Offensive” – doch diese stockt. Obwohl bereits vor fünf Jahren das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ von der Bundesregierung verabschiedet wurde, bleiben viele Probleme bestehen.

Ein Hindernis sind mangelnde Digitalkompetenzen bei den Mitarbeitern. Das Randstad Arbeitsbarometer 2018 zeigt, dass die öffentliche Verwaltung Schlusslicht ist. Nur 39% der Befragten im Öffentlichen Dienst geben an, dass ihr Arbeitgeber die Beschäftigten in Digitalkompetenzen weiterbildet. Das ist ein großes Problem. Einerseits macht es den öffentlichen Dienst zu einem wenig attraktiven Arbeitgeber für junge Talente, die sich weiterentwickeln wollen. Das erhöht den ohnehin bestehenden Personalmangel der Verwaltung. Andererseits – und noch wichtiger – hindern mangelnde Digitalkompetenzen der Mitarbeiter ganz entscheidend die Transformation zu einer digitalen Organisation. Ein noch so intelligentes System, eine noch so effiziente Software nutzt nichts, wenn niemand in der Behörde sie bedienen kann.

Lösungen?

Gleichzeitig gibt es Hoffnungsschimmer. Viele spannende Initiativen gehen bereits die Herausforderung der Digitalisierung aktiv an. Ein Beispiel ist das EnergieCluster digitales Lübeck: Die Initiative verknüpft die Themen “Digitalisierung”, “erneuerbare Energien” und “Mobilität”. Zentral ist die intelligente Vernetzung von Akteuren aus diesen verschiedenen Bereichen: Das sind einerseits Unternehmen und die Stadt, aber gleichzeitig auch alle Lübecker Bürger und Bürgerinnen. Die Teilnehmer können sich über eine geschaffene Plattform austauschen und Gemeinschaftsprojekte angehen. Damit distanziert sich das EnergieCluster von individuellen Insellösungen und fördert die Entwicklung neuer Ideen durch Kooperation.  

Noch befindet sich die Initiative in der Gründungsphase, trotzdem konnte das EnergieCluster bereits den Bundeswettbewerb „Stadt.Land.Digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie gewinnen. Das Ziel ist nun, mit der Plattform in den nächsten Jahren die Digitalisierung entscheidend voran zu bringen. Nun sind alle Bürger und Bürgerinnen eingeladen an diesem Prozess teilzuhaben.

Digitale Tools

Ein anderer Themenbereich sind digitale Werkzeuge. Denn die fehlenden digitalen Kenntnisse von Mitarbeitern im öffentlichen Dienst führen häufig dazu, dass wiederum deren IT-Abteilungen überlastet sind. Die IT-Verantwortlichen sind nämlich diejenigen, die bei digitalen Problemen Support für ihre Kollegen leisten müssen – anstatt Innovationen für eine digitale Verwaltung voranzutreiben. So bleibt keine Zeit um an der mangelhaften IT-Struktur etwas zu ändern.

Ein Teufelskreis, aus dem es ohne Schulungen des Personals keinen Ausweg gibt. Einige Vorreiter-Verwaltungen in Deutschland haben dafür ihre ganz eigene Lösung gefunden:

Auch dort musste die IT-Abteilung für die Kollegen digitale Hilfestellungen geben. Auf aufwendige Art und Weise wurden mit Screenshots Dokumentationen und Anleitungen erstellt. Das kostete viel Zeit und erzeugte nur ein mittelmäßiges Ergebnis.

Seit einiger Zeit nutzen diese Verwaltungen deswegen nun Flowshare. Mit der Dokumentations-Software erstellen sie innerhalb kürzester Zeit umfassende Anleitungen mit Bild und Klickbeschreibung. Diese Anleitungen nehmen den Kollegen Ängste vor Überforderung bei der Arbeit mit neuer Software. Zudem erleichtern sie das Einarbeiten neuer Mitarbeiter. Thomas Lang, Leiter der Abteilung “Information und Kommunikation” der Stadtverwaltung Limburg rät deswegen: “Die Testversion herunterladen und einfach ausprobieren”.
Natürlich lösen Anleitungen nicht alle Probleme der digitalen Verwaltung in Deutschland. Sie sind jedoch ein gutes Mittel um die IT-Abteilungen zu entlasten und damit Handlungsfreiraum für digitale Innovationen zu schaffen. Mehr zum konkreten Anwendungsfall von Flowshare in der Verwaltung lesen Sie in unseren Anwendungsfällen. Wenn Sie weitere spannende Ansätze oder Werkzeuge für die digitale Transformation kennen, lassen Sie uns das gerne wissen! Hinterlassen Sie uns einen Kommentar oder schreiben Sie uns an info@miraminds.com.

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