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Happy „Take Back Your Time Day“ – 5 Wege wie Sie sich Ihre Zeit zurückholen.

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Der 25.10 ist der offizielle Hol-Dir-Deine-Zeit-zurück-Tag - ein guter Anlass um mal zu reflektieren: Wofür setzen wir unser kostbarstes Gut ein? Und wie holen wir es uns wieder zurück?

Zu Beginn ein kleiner Test:

  • Bekommen Sie Schweißausbrüche bei dem Gedanken, einen Tag lang keine Mails zu checken?
  • Machen Sie im Kopf To-Do-Listen mit Ihren Aufgaben, die immer länger werden anstatt kürzer?
  • Haben Sie eine engere Beziehung zu Ihrem Büronachbarn als zu Ihren Liebsten zuhause?

Wenn Sie eine oder mehrere Fragen mit „Ja” beantworten, wird es Zeit:
Holen Sie sich Ihre Zeit zurück!

Forscher sprechen von Zeitarmut: Wir leben in einer hektischen Welt, mit vollen Terminkalendern und durchgetakteten Tagen. Über 70 Prozent der Deutschen macht regelmäßig Überstunden und jeder Zweite glaubt von Burn-out bedroht zu sein. Zeit ist zu dem wertvollsten Gut geworden, was wir haben – und ihre Abwesenheit verursacht Stress. Gerade bei der Arbeit erfahren Menschen Zeitdruck. YouGov zufolge erleben vier von fünf Arbeitnehmern die Folgen von Stress am Arbeitsplatz, über die Hälfte der Befragten spürt eine hohe Anspannung und 40 Prozent berichten von Schlafstörungen. 

Das wiederum hat Folgen: Denn Stress kann krank machen. Er ist physisch und psychisch erschöpfend und dauerhafter Stress erhöht das Herzinfarktrisiko. Deswegen hat das amerikanische Simplicity Forum 2001 den Take Back Your Time Day ins Leben gerufen. Ein Tag, um sich seiner Zeit bewusst zu werden und auf Zeitarmut aufmerksam zu machen.

Die Seite www.takebackyourtime.org betreibt sogar eine „Sensibilisierungskampagne für Urlaub” und spricht sich für einen kulturellen Wandel aus. Stress sei „der neue Tabak”: schlecht für die Gesundheit, Zufriedenheit und Produktivität. Deswegen plädiert die Bewegung für bezahlten Jahresurlaub und Elternzeit, Erleichterung von Teilzeitarbeit und die Begrenzung von Überstunden. Da solche Änderungen aber nicht einfach von heute auf morgen passieren, wollen wir Ihnen bis dahin auch noch ein paar Tipps für Ihren Alltag geben:

Was können Sie machen, um sich Ihre Zeit zurückzuholen?

5 Lösungen für mehr Zeit - und weniger Stress

1. Aufgaben ordnen und priorisieren

So simpel, wie es effizient ist:
Gerade wenn Sie besonders viel zu tun haben und vermeintlich keine Zeit dafür ist – schreiben Sie Ihre Aufgaben einmal geordnet auf und priorisieren Sie die Tätigkeiten nach Wichtigkeit. Das hilft klar zu sehen, was im Moment wirklich wichtig ist und als Erstes erledigt werden sollte. Die Struktur macht aus einem unbezwingbaren Berg aus Aufgaben eine Leiter, an der Sie sich Schritt für Schritt heraufhangeln – und vielleicht merken Sie ja auch beim Notieren, dass Sie die eine oder andere Aufgabe an jemand anderes abgeben können. Hilfreich ist es dann, sich bei der Tagesplanung ein „Highlight-Ziel” zu setzen: Welches Ziel ist Ihnen am wichtigsten? Welches muss unbedingt noch am selben Tag erledigt werden? Das Highlight hilft sich zu fokussieren und ein realistisches Tagesziel zu setzen.

Hilfe beim Priorisieren bietet zum Beispiel auch die „Eisenhower-Matrix”: Dabei bewerten Sie anstehende Aufgaben nach den zwei Parametern „Wichtigkeit” und „Dringlichkeit”. 
– Wie relevant, notwendig, ausschlaggebend ist die Aufgabe?
– Wie akut, dringend, brennend ist sie?

Nach dem Bewerten der Aufgaben, können Sie diese in eine Matrix anordnen. A) Die Tätigkeiten, die sowohl wichtig als auch dringend sind sollten sofort erledigt werden. B) Für wichtige, aber dringende Aufgaben sollten Sie sich eine Frist setzen. C) Andersherum, dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben sollten nach den wichtigen ausgeführt werden. Sie müssen zwar erledigt werden, aber erfordern Ihre Aufmerksamkeit nicht in dem Maße wie die wichtigen Aufgaben. D) Alles andere, was weder dringlich, noch wichtig ist unterliegt Ihrer Entscheidung – manchmal hilft die Matrix auch zu erkennen, welche Aufgaben gar nicht ausgeführt werden müssen…

2. Frühe Deadlines setzen und maximal 60 % der Zeit verplanen

Kennen Sie das auch? Wenn etwas in zehn Minuten fertig sein muss, ist es in zehn Minuten fertig. Wenn dieselbe Sache in einer Stunde fertig sein muss, ist sie erst in einer Stunde fertig. Das folgt dem Parkinsonschen Gesetz.
Dieses besagt: Arbeit dehnt sich in genau dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maße, wie komplex sie tatsächlich ist).

Der Grund ist einfach: Kurz vor Ablauf einer Frist werden wir wirklich produktiv, Gruppenbeschlüsse fallen immer am Ende eines Meetings. Davor wird häufig Zeit mit unproduktiven Dingen verschwendet. Darum hilft es, sich selber enge und viele Fristen zu setzen. Eine große Aufgabe sollte lieber in viele kleine mit kurzen Deadlines aufgeteilt werden. Diese vielen, kurzen Ziele wiederum sollten nicht Ihren gesamten Arbeitstag abdecken. Denn wenn Sie bereits von Anfang an 100 Prozent Ihrer Zeit verplant haben, haben Sie keinerlei Kapazitäten mehr für Aufgaben die im Laufe des Tages noch auftauchen. Gerade wenn Sie im Bereich Kunden- oder IT-Support oder in der Beratung arbeiten sind solche Ziele zum Scheitern verurteilt. Neue Aufgaben, Anrufe oder Anfragen werden vermutlich im Laufe des Tages reinkommen und sie daran hindern, Ihre anderen geplanten pro-aktiven Aufgaben in vollem Umfang umzusetzen. Verplanen Sie deshalb im Vorhinein nur 60 Prozent Ihrer Zeit, um den Rest für neu entstehende Aufgaben zur Verfügung zu haben.

3. Bewusst machen: Wie und wann möchten Sie arbeiten?

Um mehr von der eigenen Zeit zu haben, ist es wichtig sich klarzumachen, wie und wann man eigentlich gerne arbeiten möchte. Menschen sind unterschiedlich in ihrer Konzentrations- und Aufnahmefähigkeit zu verschiedenen Zeiten. Wer eher ein Morgenmensch ist und dafür sorgt, morgens rechtzeitig im Büro zu sein, kann nachmittags auch rechtzeitig Schluss machen. Wer andererseits morgens Zeit für sich braucht, sollte sich diese auch aktiv nehmen.

Besonders wichtig im Hinblick auf Selbstständige und immer freier werdende Arbeitszeiten ist es – trotz aller Freiheiten – regelmäßige Arbeitszeiten zu etablieren.
Denn eine Studie der Techniker Krankenkasse 2016 zeigt: Menschen mit regelmäßigeren Arbeitszeiten können in ihrer Freizeit leichter abschalten und die Zeit für sich nutzen. Unregelmäßige Arbeitszeiten erschweren dies und erzeugen Stress. Gerade Arbeit auf Abruf schadet der Erholung, weil Arbeitnehmer dauerhaft unter Strom stehen. Bei aller Flexibilität ist es deswegen auch für Menschen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten wichtig, für sich eine Routine zu entwickeln und beständige Rhythmen einzuhalten.

4. Weniger Multitasking und einfach mal Abschalten

Für mehr, bitte weniger:
Apple zufolge entsperren Smartphone-Nutzer ihr Telefon durchschnittlich 80 mal am Tag. Wir checken unsere Mails, googlen, schreiben schnell nochmal eine Nachricht oder schauen einfach nur auf die Uhr. Auch wenn uns das Smartphone effizienter machen soll, stiehlt es uns in Wahrheit jede Menge Zeit. Da hilft es, einfach mal abzuschalten. Wenn das Smartphone gar nicht erst in der Nähe liegt, ist so manche Aufgaben auf einmal viel schneller erledigt. Denn: Keine einkommenden Nachrichten, keine Mails die uns unterbrechen. Jegliche Nachricht reißt uns aus dem aktuellen Workflow heraus, zerstört einen Teil unserer Konzentration. Ein Artikel im Journal of the Association for Consumer Research konnte sogar zeigen, dass allein die Anwesenheit des Smartphones reicht, um die Konzentration zu senken.

Wenn das Smartphone aus ist, geht die Welt auch nicht unter (versprochen) und Sie sind vielleicht viel effizienter als Sie dachten.
Zum Handy-Fasten gehört auch die Trennung zwischen Firmenhandy und privatem Telefon und die Benutzung einer Armbanduhr. Denn mit einer Uhr um den Arm, haben Sie einen Grund weniger Ihr Smartphone zu entsperren und dort die Uhrzeit herauszufinden.

5. Mit FlowShare Zeit sparen und früher nach Hause

Last but not least sind auch effizientere Arbeitsprozesse ein entscheidender Faktor um Arbeitstage kürzer zu machen und Überstunden zu vermeiden. Viele repetitive Tätigkeiten lassen sich mithilfe von Tools schneller erledigen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass Sie am Ende früher nachhause gehen können. Ein Beispiel dafür ist unsere Dokumentationssoftware FlowShare. Im first-Level Support erstellen immer noch viele Technik-Experten händische Dokumentationen. Mühsam erstellen sie schrittweise Screenshots und fügen diese mit Handlungsanweisungen in Anleitungen ein. Das ist nervig, raubt enorm viel Zeit – und muss nicht sein.

Tools wie FlowShare helfen Ihnen dabei sich Ihre Zeit zurückzuholen. Die Dokumentationssoftware bietet Ihnen enorme Zeitersparnis und gleichzeitig erhalten Sie ein qualitativ hochwertiges Ergebnis. Sie sind bis zu neun mal schneller mit FlowShare und bleiben gleichzeitig flexibel: Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen können nämlich in bis zu sechs verschiedenen Ausgabeformaten exportiert und an Ihre Corporate Identity angepasst werden.

Zusammengefasst: Nehmen Sie sich Zeit!

Insgesamt ist es wichtig, sich Zeitarmut bewusst zu sein und sich aktiv Freiräume zu nehmen. Denn dauerhafter Stress macht krank, führt zu einer geringeren Leistung und macht unglücklich. Nehmen Sie sich doch anlässlich des 25.10. mal Zeit: Für sich, für Ihre Liebsten und Ihre Bedürfnisse. 

Wenn Sie selber noch Ideen haben, wie man sich seine Zeit zurückholen kann, lassen Sie es uns gerne in den Kommentaren wissen. Und wenn Sie sich Ihre Zeit mit FlowShare zurückholen wollen, probieren Sie die Dokumentationssoftware doch mal aus. Auf unserer Website können Sie FlowShare für 14 Tage kostenlos herunterladen und testen. Wir sind uns sicher: Mit der Zeit, die Sie damit einsparen, können Sie bestimmt etwas Schönes anfangen!

FlowShare hilft IT-Abteilungen bei der schnellen und einfachen Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

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