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Werden auch in Ihrem Unternehmen unzureichend Prozesse dokumentiert? Diese 5 Dokumentations-Desaster können Sie mit FlowShare vermeiden

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Aller Anfang ist schwer als neues Teammitglied im Unternehmen. Im Stundentakt gilt es neue Informationen aufzunehmen – und nicht nur die Namen der Kolleginnen und Kollegen. Bei den internen Funktionsweisen und Unternehmensprozessen gibt es so viel zu beachten, dass Außenstehende kaum mithalten, geschweige denn sich alles auf Anhieb merken können. Die Mitarbeitenden sind mit ihren eigenen Tätigkeiten beschäftigt und Unternehmens-Neulinge fühlen sich schnell alleingelassen. Günstigerweise haben die Verantwortlichen, die genau wissen, wie zeitspielig und aufwändig der Onboarding-Prozess sein kann,  dieses Szenario kommen sehen und gut verständliche Anleitungen erstellt, mit denen sich jeder ohne großes Vorwissen in die Unternehmensprozesse eindenken kann. Oder?

Unglücklicherweise ist das nicht immer der Fall. Ganz im Gegenteil, Prozessdokumentationen werden von Mitarbeitenden oft als zusätzliche Last empfunden, da sie meistens neben dem Tagesgeschäft erstellt werden müssen. Das hat negative Auswirkungen – nicht nur auf Onboarding-Prozesse sondern auf das ganze Unternehmen. Wir haben mit unseren Kund*innen darüber gesprochen, was die größten Hürden und Probleme bei der Dokumentation von Unternehmensprozessen sind und wie unsere Dokumentationssoftware FlowShare ihnen geholfen hat, diese zu überwinden. 

1. Niemand dokumentiert

Machen wir uns nichts vor, Dokumentation ist immer so ein Thema: “Äääääh – muss man das jetzt machen, braucht man das wirklich?” Verständlich. Wer macht schon gerne Screenshots von jedem einzelnen Arbeitsschritt, schneidet sie händisch zu, fügt sie in einem Dokument zusammen und denkt sich passende Texte dazu aus – und das alles, während einem selbst dringende Aufgaben im Nacken sitzen? Während händisches Dokumentieren selbst schon einige zum Gruseln bringt, ist das tatsächliche Albtraum-Szenario für Unternehmen, dass einfach keine Firmenprozesse dokumentiert sind. Das kann schwerwiegende Konsequenzen haben – und nicht nur weil Onboarding Prozesse länger dauern und Involvierte mehr Arbeit und Nerven kosten. 

Ohne Dokumentation existieren Prozesse nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter*innen. Jede Person sagt was anderes, jede weiß irgendeinen Teil, aber auf dem “Papier” existiert der komplette Prozess nicht. Wer drei Leute fragt, bekommt drei unterschiedliche Antworten, wie der Prozess funktionieren soll. Das führt nicht nur dazu, dass die Übersicht über ganze Prozesse fehlt oder dass neue Kolleginnen und Kollegen beim Onboarding auf andere angewiesen sind. Fällt ein Teammitglied aus oder ist im Urlaub, fehlt plötzlich wichtiges Wissen und Vertretungen müssen sich ohne Hilfe durchringen. Weitaus gravierender für das Unternehmen ist jedoch das Risiko des permanenten “Knowledge-Drains”, wenn ein Mitglied das Team inklusive eines Kopfs voller Wissen verlässt.

So hilft FlowShare dabei, Mitarbeitende zum Dokumentieren zu bewegen
  • Zusätzlichen Arbeitsaufwand reduzieren: Während andere Stunden und Tage mit Dokumentation verbringen, dokumentiert FlowShare automatisch jeden einzelnen Klick Ihres Workflows. Sie dokumentieren parallel zu Ihrer eigentlichen Tätigkeit – und können sich auf die Arbeit konzentrieren.
  • Einfach nachbearbeiten: FlowShare generiert automatisch Texte, die jeden Klick beschreiben, Screenshots können gebündelt zugeschnitten werden. So verschwenden Sie keine Zeit mit repetitiven und nicht anspruchsvollen Aufgaben.
  • Niedrige Einstiegshürde & intuitive Bedienung: FlowShare gibt Ihnen alle nötigen Funktionen für die Erstellung einer gut verständlichen Schritt-für-Schritt Anleitung, ohne unnötig komplizierte Features. So kann FlowShare sofort und ohne Vorkenntnisse bedient werden.

 

2. Prozesse werden unvollständig dokumentiert

Von unseren Kundinnen und Kunden haben wir erfahren, dass wenn nicht gerade gar nicht, dann oft nur das absolut Nötigste dokumentiert wird. Das heißt, die wichtigsten Prozesse werden festgehalten – alles andere allerdings nicht. 

Man könnte meinen, dass das Dokumentieren von Kernprozessen ausreicht und natürlich gilt, dass eine Dokumentation besser ist als keine. Allerdings hängen Firmenprozesse und Projekte oft miteinander zusammen, selbst wenn das nicht direkt offensichtlich ist. Stellt man sich die Gesamtheit aller Prozesse im Unternehmen als eine Partie Schach vor, wird schnell klar: Es sollte nie ein Zug gemacht werden, ohne dass die Auswirkungen des Zuges auf das gesamte Spiel bedacht wird. Genauso, wie beim Schach ein Bauer die Situation des Königs beeinflussen kann, kann eine Änderung in einem Projekt oder Change Einflüsse auf andere Systeme oder ander Prozesse haben. Ohne umfassende Dokumentation aller Abläufe, ist ein Überblick über das Spielfeld zu behalten schwierig.

Zudem ermöglicht ein Überblick über die Gesamtheit aller Prozesse – auch über verschiedene Abteilungen hinaus – diese kritisch zu betrachten und wenn nötig zu verbessern. Ist das alles noch sinnvoll, was man vielleicht vor 5 Jahren gemacht hat oder sollte man es ein bisschen anders machen? Müssen Prozesse vereinheitlicht werden? Werden Dinge unnötigerweise doppelt erfasst? Das alles ist einfacher zu beurteilen, wenn Prozesse umfassend dokumentiert werden.

So hilft FlowShare Ihnen dabei, einen Überblick über Firmenprozesse zu erlangen
  • Mit wenig Aufwand viel erreichen: Das automatische Dokumentieren von Prozessen entlang des Workflows und die einfache Nachbearbeitung sorgen dafür, dass Sie nicht mehr abwägen müssen, in welche Prozesse Sie  Zeit investieren wollen oder können.
  • Den Durchblick bewahren: Mit FlowShare können Sie nicht nur schnell und einfach umfangreich dokumentieren, Sie gewinnen auch einen Überblick über Ihre gesamten Firmenprozesse und haben somit direkt mehr Kontrolle.

 

3. Die Dokumentation ist schwer nachvollziehbar

Für Key User, die das meiste Softwarewissen haben und somit am besten geeignet sind für das Erstellen von Dokus, kann es schwierig sein, sich immer wieder vor ein System zu setzen, was diese Person jeden Tag bedient und zu überlegen: Welche Schritte muss ich Kunden oder Mitarbeitenden denn jetzt erklären, damit sie es bedienen können? Was muss man klicken, wenn man den weniger erfahrenen Anwender miemt?

Je höher die Diskrepanz zwischen dem Anwenderwissen des Erstellenden und der Zielgruppe einer Dokumentation – zB zwischen Unternehmens-Veteranin und Urlaubsvertretung – desto schneller passiert es, dass Schritte in Prozessen als selbstverständlich oder unwichtig empfunden werden. Diese Aspekte werden ausgelassen, was später bei Nutzern der Doku zu Unklarheiten führen kann. 

So hilft FlowShare Ihnen dabei, Unklarheiten bei der Dokumentation von Abläufen zu verhindern
  • Jeden Schritt erfassen: Mit FlowShare dokumentieren Sie lückenlos jeden Klick, den Sie machen. So werden Sie nie wieder einen wichtigen Schritt vergessen.
  • Nicht lange nachdenken, was dokumentiert werden muss: Arbeiten Sie sich wie gewohnt durch Prozesse, während FlowShare diese automatisch nebenbei aufzeichnet.

 

4. Jeder dokumentiert anders

Jeder Mitarbeitende hat andere Vorstellungen, wenn es darum geht, wie am besten dokumentiert werden sollte und macht es so, wie es für richtig gehalten wird. Einige wollen Dokus so kurz und einfach wie möglich halten, andere schreiben ausführlichste Berichte über jeden Schritt im Vorgang. Eine Person macht riesengroße Screenshots über eine ganze Seite, die nächste macht Briefmarken-große Printscreens, die niemand lesen kann. Zu groß, zu klein, zu viel Text, kein Text, schlecht strukturiert, ein Kringel hier, eine Markierung da – und alles wirkt eher wie ein persönliches Notizbuch, als eine professionelle Dokumentation. Das hilft vielleicht der dokumentierenden Person als Gedankenstütze aber andere Anwender können damit wenig anfangen. Es muss viel nachgearbeitet und verbessert werden und kostet noch mehr Zeit als ohnehin schon mit händischer Dokumentation verbracht wurde.

So sorgt FlowShare für einheitliche Dokumentationen
  • Standardisierte Aufzeichnung: Alle von FlowShare erfassten Prozesse werden einheitlich aufgezeichnet. So haben Sie mehr Kontrolle über Qualität und Optik aller Dokumentationen. 
  • Professionelle Export Templates: Auch ohne Designkenntnisse ermöglichen die Export Templates von FlowShare, dass Ihre Dokumentation professionell und stilvoll aussieht.
  • CI-Konformität: Gestalten Sie Anleitungen CI konform, ohne jede Anleitung einzeln anpassen zu müssen. Einfach Farbe, Schriftart, Pfeilform und Logo in den Einstellungen anpassen und einheitlich im Firmenlook dokumentieren.

 

5. Es wird dokumentiert – aber niemand schaut es sich an

Dass Mitarbeitende trotz vorhandener Doku diese nicht lesen, kann verschiedene Gründe haben. Von unseren Kunden haben wir erfahren, dass es oft daran liegt, dass entweder das Format nicht das Richtige ist oder die Doku inhaltlich abschreckt. 

So bieten beispielsweise Videodokus ein gutes Mittel, um einen Prozess detailliert zu erläutern. Es kann parallel mitgesprochen werden und um das Verfassen von passenden Texten muss sich nicht mehr gesorgt werden. Allerdings ist dieses Format auch nur sinnvoll für Mitarbeitende, die gerne Videos anschauen. Viele unserer Kunden wollen allerdings  konkrete Schritte direkt abrufbar haben – da ist ein Video unpraktisch zu manövrieren. Zudem sind einige Prozesse einfach zu lang, um eine praktische Videoanleitung zu erstellen. Hat man einen Prozess mit 80 Schritten, entsteht am Ende ein ewig langes Tutorial, das sich niemand anschaut oder zu dessem Ende hin man den Anfang schon wieder vergessen hat.

Mit einer Doku im Dokumenten-Format ist man allerdings nicht automatisch aus dem Schneider. Hier birgt sich die Gefahr zu übertexten, also eine “Wall of Text” zu erstellen mit zu wenigen Screenshots, die niemand so richtig deuten kann. Ein Bild sagt bekanntlich mehr als 1.000 Worte – eine gute Faustregel auch für Dokumentation. Denn wenn die Doku nicht für sich spricht, wird sich bei den Kolleg*innen Hilfe geholt. Das geht vielleicht in einem kleinen Unternehmen noch gut – aber verfehlt in jedem Fall den Zweck der Doku. So hat Autorin oder Autor einfach nur Zeit beim Dokumentieren verschwendet. 

So erstellen Sie Dokus mit FlowShare, die Kolleginnen und Kollegen wirklich anschauen
  • Visuelle Aufzeichnung: Jeder Klick wird per Screenshot aufgenommen. Das Bild steht im Mittelpunkt, während Texte die Vorgänge beschreibend unterstützen. So sind Ihre Dokus schön anzuschauen und einfach zu verstehen.
  • Gliederung durch Überschriften: FlowShare fügt Ihre Überschriften automatisch in ein Inhaltsverzeichnis zusammen. So kann auch in langen Dokus schnell und einfach auf Teilprozesse zugegriffen werden.
  • Schnell aufgezeichnet und bearbeitet: Das Aufzeichnen geht so einfach und schnell wie ein Video – mit weniger Aufwand bei der Nachbearbeitung.

 

Die vollständige Dokumentation von allen relevanten Firmenprozessen bringt viele Vorteile für Unternehmen. Nicht nur werden neue Mitarbeiter*innen innerhalb von wenigen Tagen zum produktiven Teil des Teams, sondern Sie fördern gleichzeitig den Zusammenhalt zwischen den Kolleg*innen, indem Sie eine Schnittstelle zwischen ITlern, Key Usern und allen anderen Mitarbeitenden schaffen. Mit FlowShare erstellen Sie im Handumdrehen schicke, einheitliche und vollständige Anleitungen, in einem Bruchteil der Zeit, die andere benötigen. Sie werden Spaß dabei haben, Prozesse parallel mitzuschneiden, anstatt diesen mehrere Stunden zusätzlicher Arbeitszeit zu widmen. Und das Ergebnis kann sich sehen lassen!

Sind Sie bereit, die Vorteile von FlowShare im eigenen Unternehmen zu erfahren? Dann laden Sie jetzt die kostenlose Probeversion herunter und überzeugen Sie sich selbst.

FlowShare hilft IT-Abteilungen bei der schnellen und einfachen Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

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