Mit unserer Dokumentationssoftware FlowShare erstellen Sie schnell und ohne großen Aufwand Schritt-für-Schritt Anleitungen. Aber wohin mit der Dokumentation, wenn diese erstmal erstellt ist? Und wie ermöglichen Sie bei Bedarf einen schnellen Zugriff? Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie Ihre Dokumente gut sortiert ablegen, schnell wiederfinden und direkt darauf zugreifen. Das kann erheblich Zeit sparen, welche Sie in produktivere Aufgaben stecken können. Wie Sie das richtige DMS für Ihr Unternehmen finden, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Das richtige DMS finden
Gut DMS will Weile und vor allem Vorbereitung haben. Der DMS-Software Dschungel ist üppig und unübersichtlich. Obwohl die genaue Anzahl an DMS-Anbietern nicht klar zu ermitteln ist, bieten Vergleichsseiten einen Referenzrahmen: Zwischen 150 und 180 Anbieter gibt es auf dem internationalen Markt mindestens. Gerade Anbieter für Mittelständige Unternehmen werben mit individuellen Funktionen, die Systeme auf den spezifischen Bedarf verschiedener Unternehmen ausrichten. Was einerseits sehr von Vorteil ist, erhöht andererseits allerdings auch das Risiko, sich für eine Software zu entscheiden, die nicht ideal auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist.
Daher sollte bei der Wahl der DMS-Software einiges beachtet werden:
- In welcher Branche agiert Ihr Unternehmen?
- Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen beschäftigt? Benötigen alle einen Zugang für die Software? Wenn nein, wie viele Zugänge werden in etwa benötigt?
- Welcher Bereich soll hauptsächlich gedeckt werden? Welche Funktion ist Ihnen am wichtigsten?
- Digitalisierung von Papierdokumenten
- Lagerung & Archivierung
- Workflow Management
- Verbesserung der Zusammenarbeit
- Leistungsfähige Suchfunktion
- Compliance-Verfolgung
Außerdem sollten Sie sich darüber im Klaren sein, ob Sie nach einer Server-basierten oder einer Cloud-basierten Lösung suchen, wobei letzteres deutlich mehr Flexibilität, nämlich durch örtlicher Unabhängigkeit, aufweist. Gerade im Jahr 2020, vom Corona-bedingten Homeoffice geprägt, kann das ein wichtiges Kriterium sein.
Egal, ob Server- oder Cloud-basiert, eine maßgeschneiderte DMS-Software zu finden, verlangt, dass man die Maße des Unternehmens genauestens kennt. Das tut niemand so gut wie die Mitarbeiter des Unternehmens selbst, weshalb auch keine externe Person diese Aufgabe ganz übernehmen kann. Dennoch gibt es einige Systeme, die den Bedarfs vieler Unternehmen decken und sich in der Praxis bewiesen haben.
Fünf Cloud-basierte Systeme wollen wir Ihnen heute vorstellen, um die Suche nach einer geeigneten DMS-Software für Ihr Unternehmen zu erleichtern. Die folgende Auswahl ist vor allem motiviert durch den Erfolg und die weitreichende Nutzung der Software. Zudem haben wir Systeme mit teilweise verschiedene Schwerpunkten im Hinblick auf die dominanten Funktionen gewählt.
WICHTIGER HINWEIS: Der Europäische Gerichtshof hat am 16. Juli 2020 das sogenannte “Privacy-Shield Abkommen”, das den Datentransfer zwischen der EU und den USA erlaubt, gekippt. Das wirkt sich auch auf Cloud-Dienstleister aus. Bevor Sie sich für ein Cloud-basiertes System entscheiden, prüfen Sie unbedingt die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens. Einige Dienstleister, auch von den unten vorgestellten, berufen sich weiterhin auf das Abkommen. Solange dies der Fall ist, können Sie sich bei der Nutzung dieser Cloud-Dienste möglicherweise strafbar machen. Behalten Sie unbedingt Entwicklungen im Auge.
5 Erfolgreiche DMS im Überblick
- Dropbox Business: Der Pionier.
- DocuWare Cloud: Die Digitalisiermaschine.
- SharePoint Online: Der All-Rounder.
- Notion: Der Teamplayer.
- Fluix: Der Außendienstler.
- Übersicht.
1) Dropbox Business: Der Pionier.
Als eine der ersten Cloud-Speicher Software ist Dropbox vor allem für die Lagerung und das Teilen von Dokumenten bekannt. Die Team-Version, Dropbox Business, kann aber noch einiges mehr. Neben der Dokumentenaufbewahrung und -archivierung ermöglicht diese Version unter anderem die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit, Dokument-Indexierung, Compliance-Verfolgung, elektronische Unterschrift und Offline-Zugriff.
Wird die Advanced (15€ pro Monat und Nutzer) oder Enterprise Version genutzt, gibt es unlimitierten Speicherplatz, bei der Standard Version (10€ pro Monat und Nutzer) gibt es 5TB.
Hinweis: Laut der aktuellen Datenschutzrichtlinien von Dropbox, vermittelt der Dienstleister weiterhin Daten in die USA auf der Grundlage des Privacy-Shield Abkommens. Verfolgen Sie unbedingt weitere Entwicklungen.
2) DocuWare Cloud: Die Digitalisiermaschine.
DocuWare Cloud verfolgt das Ziel, dem Papierkrieg ein Ende zu bereiten und Dokumentenablage und Verwaltung zu digitalisieren. Dabei will sich die Software flexibel und skalierbar an Unternehmen anpassen. Der Anbieter wirbt mit der automatisierten Erfassung, Zentralisierung und Verarbeitung von Dokumenten, sowie einer verbesserten Zusammenarbeit durch mobile Anwendung und automatisierte Workflows.
DocuWare Cloud gibt es in vier verschiedenen Lizenzversionen: “Base” (20 GB, 4 Benutzer), “Pro” (50 GB, 15 Benutzer), “Enterprise” (100 GB, 40 Benutzer) und “Large Enterprise” (250 GB, 100 Benutzer). Speicherplatz und Benutzer können individuell angepasst werden. Auskunft über die Preise der Lizenzen werden vom Anbieter nicht bereitgestellt.
Hinweis: Der Datenschutzerklärung von DocuWare zufolge übermittelt das Unternehmen keine Daten an Dritte außerhalb der EU und ist daher nicht vom neuesten EuGH Urteil zum Privacy-Shield betroffen.
3) SharePoint Online: Der All-Rounder.
Inhalte teilen und entdecken, Arbeitsprozesse streamlinen, Mitarbeiter informieren und engagieren. Mit einer effektiven Kombination von Dokumentenverwaltung, Workflow-Management und Koordinierung der Zusammenarbeit verspricht SharePoint Online Einblicke in Unternehmensprozesse und Lösungsansätze, diese zu optimieren.
SharePoint Online kann entweder als Teil eines Microsoft Office 365 Abos oder als einzelne Lösung erworben werden. Der Preis für die letztere Option beträgt 5 US-Dollar pro Monat und Nutzer bei einem Jahresabo für KMU, 10 US-Dollar pro Monat und Nutzer bei einem Jahresabo für Enterprises. Eine Lizenz für Office 365, die SharePoint und andere Office Anwendungen beinhaltet kostet 20 US-Dollar pro Monat und Nutzer, ebenfalls in einem Jahresabo.
Hinweis: Microsoft hat bereits ein Statement zum Urteil des EuGH vom 16.07.2020 veröffentlicht. Das Unternehmen versichert die Legalität des Datentransfers unter der Standardvertragsklausel und kündigt an proaktiv mit der EU-Kommission und der US-Regierung zusammenzuarbeiten und nach einer Lösung für die neu entstandenen Regeln zu suchen. Halten Sie sich auch hier auf dem Laufenden.
4) Notion: Der Teamplayer.
Als DMS und Firmenwiki in einem ist Notions prominenteste Funktion wohl die Koordinierung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern. Mit der Software können Inhalte einfach archiviert und wiedergefunden, Projekte und Aufgaben Teammitgliedern zugeteilt und Dokumente in Echtzeit bearbeitet werden. Nach eigenen Angaben beinhaltet Notion die Funktionen gleich mehrer Konkurrenten wie Confluence, Trello und Evernote.
Der Notion Team Plan kostet 8$ im Monat pro Nutzer bei einem Jahresabo, 10$ bei einem Monatsabo.
Hinweis: Auch Notion nutzt das Privacy-Shield Abkommen, um Daten in die USA zu übermitteln. Verfolgen Sie Entwicklungen der Datenschutzrichtlinien.
5) Fluix: Der Außendienstler.
Digitalisierung wird oft mit Papierbergen im Büro––genauer dessen Verabschiedung––assoziiert. Aber schon mal an den Außendienst gedacht? Auch da ist der Bedarf an Digitalisierung hoch und DMS-Software kann viel leisten. Fluix hat das erkannt. Angefangen beim digitalen Ausfüllen von Formularen (inklusive digitaler Unterschrift), über automatisierte Datenerfassung bis hin zur Autorisierung von Projekten im Außendienst bequem aus dem Büro––die Software macht es möglich.
Fluix bietet drei verschiedene Lizenzversionen an, die monatlich zwischen 17,50€ und 44€ pro Zugang kosten. Zwar ist das Abo jederzeit kündbar, allerdings müssen mindestens 10 Lizenzen erworben werden.
Hinweis: Fluix verarbeitet Daten einzig und allein innerhalb der EU und ist daher nicht vom EuGH Urteil betroffen.
Übersicht
Dropbox Business | DocuWare Cloud | SharePoint Online | Notion | Fluix | |
Preis/Monat/Nutzer | 12–18€ | k.A. | –– | 10$ | 20–50$ |
Preis/Monat/Nutzer (Jahresabo) | 10–15€ | k.A. | 5–20$ | 8$ | –– |
Highlights | Archivierung Workflow-Optimierung | Digitalisierung von Papier- prozessen Flexibilität & Skalierbarkeit | Verwaltung & Teilen von Inhalten effizientere Zusammenarbeit | effizientere Zusammen- arbeit | Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst |
Kostenloses Probeabo | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
