Der Begriff “digitale Transformation” ist aus dem Unternehmensalltag kaum noch wegzudenken. Aber er ist vage und gibt nicht viel Aufschluss darüber, wie genau dieser Prozess in der Praxis aussehen könnte. Wann hat ein Unternehmen die digitale Transformation abgeschlossen? Digitalisierung heute geht weit über die Nutzung von Computern hinaus. Im Mittelpunkt steht die Vernetzung von Menschen, Maschinen und Produkten durch Informations- und Kommunikationstechnologie, Stichwort “Industrie 4.0”.
Wie sieht also ein digitalisiertes Unternehmen inmitten der vierten industriellen Revolution aus? Von digitalisierten Unternehmen zu sprechen, setzt voraus, dass die Digitalisierung einen Ausgangs- und Endpunkt hat. Aber davon kann man in einer Welt, die sich ständig technologisch weiterentwickelt nicht mehr ausgehen. Vielmehr ist die Digitalisierung ein Transformationsprozess, bei dem es darum geht, sich in einer Welt, die von immer neuen digitalen Entwicklungen und Technologien geprägt ist, zu vernetzen und zurechtzufinden. Das gilt für Individuen, wie für Unternehmen und dazu gehört ein ständiger Lern- und Verbesserungsprozess.
Wo steht Ihr Unternehmen in diesem Prozess? Im Folgenden haben wir vier zentrale Aspekte zusammengestellt, die Ihnen helfen, den Status der Digitalisierung Ihres Unternehmens nachzuvollziehen und zu optimieren.
1. Nutzen Sie (die richtige) Software in Ihrem Unternehmen?
Wussten Sie, dass eine der effektivste Maßnahmen im digitalen Transformationsprozess von Unternehmen die Optimierung bereits bestehender Software ist? Im Körper Ihres digitalisierten Unternehmens ist die Software das Skelett. Um festzustellen, wie stabil dieses Skelett bereits ist und wo es zu operieren gilt, hilft es, verschiedene Teile einzeln zu betrachten. Folgende Leitfragen können bei der Untersuchung eine Orientierungshilfe bieten:
- In welchen Bereichen nutzen Sie bereits Software?
- Ist die genutzte Software nach wie vor die beste Option für Sie?
- Gibt es Alternativen, die kostengünstiger, effizienter oder leistungsfähiger sind?
- Welche wiederkehrenden Bereiche sind noch nicht durch Softwarelösungen abgedeckt?
Ein konkretes Beispiel: Customer-Relationship-Management
Zwei zentrale Aspekte von Industrie 4.0 sind der Einsatz von Daten, sowie kundenzentrierte Lösungen. CRM-Systeme sind in Unternehmen unerlässlich, um große Mengen an Kundendaten genau zu erfassen, die dann dabei helfen, die individuellen Wünsche von Kunden in den Mittelpunkt zu rücken. Die Effektivität Ihres CRM-Systems kann also einen entscheidenden auf die Zukunft Ihres Unternehmens haben.
Wie können Sie Ihr CRM System optimieren? Zum Beispiel, indem Sie von einem Desktop System, das auf einem einzelnen PC läuft, auf ein Server oder Cloud-basiertes System umsteigen. Eine zentrale Datenbank, auf die alle Mitarbeiter des Unternehmens Zugriff haben, idealerweise auch mobil, macht die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen deutlich einfacher und effektiver. Für die Vermeidung von Missverständnissen und einen reibungslosen Informationstransfer zwischen Mitarbeitern sollte es zudem einheitliche Richtlinien für die Nutzung solcher Systeme geben.
2. Haben Sie den Bedarf nach Digitalisierung in Ihrem Unternehmen ausreichend gedeckt?
In einigen Branchen ist der Bedarf nach Digitalisierung konkreter als in anderen, soviel ist klar. Ebenso sicher ist allerdings, dass keine Branche von der digitalen Transformation ausgenommen ist. Selbst in der Landwirtschaft erlangen digitale Tools immer mehr Bedeutung, beispielsweise in der Regulierung von Bewässerungsprozessen, der Optimierung des Pflanzenwachstums und der Einhaltung von Qualitätsrichtlinien.
Die digitale Transformation der Unternehmensumwelt ist kein einstweilig einschneidendes Ereignis––umso wichtiger ist es, bei der stetigen Transformation mitzuhalten. Bloß weil in diesem Moment kein konkreter Bedarf herrscht, heißt das nicht, dass sich das nicht in (naher) Zukunft ändern kann.
Eine Disruption im Unternehmensumfeld kann plötzliche und teils dramatische Veränderungen mit sich ziehen. Die kann eine technologische Entwicklung sein, oder – lange unterschätzt – eine Pandemie. Man kommt einfach nicht um sie herum: die Coronakrise. Selbst die Unternehmen, die sich zuvor weniger um konkrete Digitalisierungsprozesse sorgen mussten, standen plötzlich vor der Herausforderung Arbeitsabläufe aus der Distanz zu koordinieren. Laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, arbeiten während der Corona-Pandemie die Mitarbeiter von 70% aller befragten Unternehmen im Homeoffice. 57% der Beschäftigten hätten dadurch zum ersten Mal an einem digitalen Meeting teilgenommen.
Die Moral von der Geschichte: Disruption trifft die Unternehmen am härtesten, die sich auf ihrem aktuellen Entwicklungsstand ausruhen und “zukunftsblind” sind. Obwohl disruptive Ereignisse in der Unternehmenswelt vergleichsweise selten sind, heißt das nicht, dass es sie nicht gibt und dass sie unvorbereiteten Unternehmen nicht immense Schwierigkeiten bereiten können.
3. Ist der Datenschutz und die IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen auf dem neuesten Stand?
Wussten Sie, dass laut einer Bitkom-Erhebung von 2019 etwa drei Viertel von mehr als 1.000 befragten deutschen Wirtschaftsvertretern einen Hackerangriff erlebt haben? Der jährliche Schaden durch kriminelle Angriffe auf Unternehmen wird auf über 100 Milliarden Euro geschätzt. Wer bei Cyberangriffen an russische Hacker und US-Wahlen denkt, setzt also aufs falsche Pferd.
Dabei lässt sich sehr vielen Angriffen relativ leicht entgegenwirken. Zum Beispiel durch regelmäßige IT Updates – denn Hacker nutzen oft bekannte Lücken in der IT-Sicherheit aus. Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein ähnlich leichtes Mittel, um externe Sicherheitsbedrohungen durch gestohlene Zugangsdaten zu minimieren.
Auch der Datenschutz ist ein altbekanntes Sorgenkind in Deutschland. Aus einer Studie des Bundesforschungsministeriums geht hervor, dass Datenschutz ein besonders negativ empfundener Aspekt beim Thema Digitalisierung ist. Wie stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen angemessener Datenschutz gewährleistet wird?
Beim Datenschutz, ebenso wie in der IT-Sicherheit, sind eine der größten Bedrohungen für Unternehmen die Mitarbeiter selbst. Eine Schulung in diesen Bereichen ist eine der effektivsten Maßnahmen gegen kriminelle Angriffe. Sensitivieren Sie Ihre Mitarbeiter auf Social Engineering, also die zwischenmenschlichen Beeinflussung durch Spitzel, mit dem Ziel an sensible Daten zu kommen. Auch der Umgang mit Phishing-Mails soll gelernt sein, um den Diebstahl von persönlichen Daten zu verhindern und damit mögliche Angriffsflächen auf Ihr Unternehmen zu reduzieren. Es gibt bereits eine Reihe an Start-Ups, unter ihnen IT-Seal oder SoSafe, die sich auf das Thema IT-Sicherheit spezialisiert haben und Unterstützung für Unternehmen anbieten.
Fazit: Unterschätzen Sie den Datenschutz nicht. Sparen Sie nicht bei der IT-Sicherheit. Klären Sie sich und Ihre Mitarbeiter über diese Themen in voller Bandbreite auf und ziehen Sie wenn nötig Experten hinzu.
4. Verfügen Ihre Mitarbeiter über notwendige digitale Kenntnisse und bleiben auf dem neuesten Stand?
Ein Unternehmen ist immer nur so digitalisiert wie seine Mitarbeiter. Die weltbeste Softwarelösung, digitaler Weitblick und Datenschutzmaßnahmen bringen wenig, wenn es in der Anwendung und Umsetzung scheitert. Und die Anwender sind nun mal Ihre Mitarbeiter. Deshalb ist es für einen erfolgreichen digitalen Transformationsprozess absolut unentbehrlich, Mitarbeiter auf dem neuesten Stand zu halten.
Und wie? Gängige Methoden des digitalen Lernens sind Web-Based-Trainings oder Virtual-Classroom-Trainings. Davon gibt es mittlerweile etliche Anbieter. Die Bundesregierung hat auf zum Beispiel auf dieser Website Workshops und Trainings zusammengestellt, die Unterstützung für Unternehmen bei der digitalen Transformation bieten. Allerdings sind Weiterbildungen dieser Art meistens ein einstweiliges Ereignis. Problematisch dabei ist, dass der Mensch durchschnittlich nach sechs Tagen über drei Viertel von neu Gelerntem wieder vergessen hat. Eine wichtige Strategie, um dem Vergessen entgegenzuwirken, ist das regelmäßige Wiederholen von frisch gelerntem Wissen.
Das findet meistens in der Anwendung statt. Allerdings kommt es nicht selten vor, dass zwischen dem Workshop und der Anwendung bereits erste Erinnerungslücken entstanden sind. Auch können spontan auftretende Probleme oder neue Softwareupdates, die zusätzliche Skills benötigen, Schwierigkeiten in der Anwendung bereiten (vergleiche “Five Moments of Need”). Hier beginnt das informelle Lernen, nämlich im Austausch mit anderen, etwa Kollegen oder Vorgesetzten, oder entlang des Arbeitsprozesses selbst. Mit Hilfe von bite-sized Informationen, beispielsweise in Form von Schritt-für-Schritt Anleitungen, kann der Mitarbeiter sich selbst genau dann und dort helfen, wenn Hilfe benötigt wird––und das entlang des Workflows.
Das informelle Lernen macht einen Großteil des Lernprozesses aus. Laut des 70:20:10 Modells finden 70% der Lernaktivitäten direkt im Arbeitsprozess statt, 20% im Austausch mit Mitarbeitern und nur 10% in formalen Fortbildungen. Dementsprechend wichtig ist es, Mitarbeitern am Arbeitsplatz Unterstützung bereitzustellen. Wenn Sie noch kein System zum Performance Support in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, verspricht unsere Dokumentationssoftware FlowShare einen erfolgreichen Einstieg. Mit FlowShare können Sie schnell und ohne großen Aufwand Schritt-für-Schritt Anleitungen erstellen und Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
Fazit
Digitalisierung ist ein fester Bestandteil der Unternehmenswelt. Es geht nicht mehr darum ob ein Unternehmen digitalisiert ist, sondern wie. Unternehmen, die sich nicht auf einen ständigen Lern- und Verbesserungsprozess einstellen, werden früher oder später in einer immer weiter digitalisierten Welt nicht mehr konkurrenzfähig sein.
Darum gilt: Halten Sie sich über neue Entwicklungen auf dem Laufenden und passen Sie Ihr Unternehmen dementsprechend an, ruhen Sie sich nicht darauf aus, was Sie bereits erreicht haben. Auch wir informieren Sie gerne über aktuelle Trends in der Welt der IT. Tragen Sie sich gerne für unseren Newsletter am Ende der Seite ein und erhalten Sie regelmäßige Updates!
