Erfolgreiches Onboarding: Wie Sie Mitarbeiter so in Ihr Unternehmen einführen, dass sie nie wieder gehen wollen

An Bord gehen und sich in neue (Unternehmens-)Gewässer vorwagen: Jeder, der mal das Abenteuer in ein neues Unternehmen gewagt hat, kennt das – als neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen muss man sich erst einmal einfinden. Es braucht Zeit, um Abläufe des neuen Betriebs kennenzulernen und sich in bestehende Prozesse und IT-Systeme einzuarbeiten.
Die Einstellung von neuen Arbeitskräften und anschließende Integration in ein Unternehmen wird Onboarding genannt – und wie beim Boarden auf ein Schiff, Flugzeug oder in die Rakete zum Mars braucht es dabei geordnete Prozesse und klare Strategien.

Was macht Onboarding so unersetzlich?

In Unternehmen finden 20 Prozent der Abgänge von Mitarbeitern bereits in den ersten 45 Tagen im Job statt. Gerade die viel beschriebene Generation Y mit den Jahrgängen 1980 bis 2000 ist eher bereit, ihren Job erneut zu wechseln, als Unzufriedenheit und Unwohlsein am neuen Arbeitsplatz zu akzeptieren.

Das macht Mitarbeitereinführung zu einem so existenziellen Part der Unternehmenskultur: Die ersten Tage im Unternehmen, der erste Eindruck auf neue Mitarbeiter sind entscheidend für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit. Das zeigt sich auch in Zahlen. Mitarbeiter, die ein strukturiertes Onboarding durchlaufen, bleiben zu 69 Prozent wahrscheinlicher drei Jahre oder länger im Unternehmen. Gleichzeitig erhöht Onboarding die Leistung, Engagement und Bindung der Angestellten zum Unternehmen. Es ist die Chance, neue Kollegen direkt einzubinden und sie zu einem Teil des Teams zu machen. Ihnen ein Gefühl des Gebraucht-werdens und gleichzeitig alle notwendigen Informationen und Zugänge an die Hand zu geben. Auf diese Weise können Sie sich schnell, aber ohne Druck, einarbeiten. Funktionierendes Onboarding erhöht die Effizienz in Ihrem Unternehmen und stärkt die Mitarbeitermotivation.

Der Prozess beginnt allerdings schon vor dem ersten Arbeitstag und endet nicht nach den ersten drei Tagen: Ein erfolgreiches Einarbeitungs-Programm sollte Mitarbeiter ungefähr ihr erstes halbes Jahr im Unternehmen oder länger begleiten. Aber wie kann so ein Prozess erfolgreich funktionieren?

So machen Sie Ihr Onboarding erfolgreich

Mit Ihrer Mitarbeitereinführung können Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legen. Dazu sollten Sie allerdings ein paar wichtige Tipps und Tricks beachten:

  • Prozesse strukturieren
  • Wertschätzung zeigen
  • Ins Team eingliedern
  • Zugänge und Informationen geben
  • IT: schriftliche Ressourcen vorhanden haben
  • Zeitgleich Tools nutzen 
  • Nicht fallen lassen 

 

1. Prozesse strukturieren

Zunächst einmal müssen Sie sich über die Bedeutung und die Aufgaben Ihres Onboardings bewusst werden: Was kann und muss Ihr Integrationsprozess leisten? Welche Informationen müssen zu welchem Zeitpunkt weitergegeben werden? Dazu lohnt es sich einen standardisierten Ablauf festzuhalten, der, je nach Position oder Abteilung, Spezialisierungen bereithält.
Das spart Zeit und führt zu einheitlichen Informationen für alle neuen Kollegen. Sie sind vorbereitet und können bereits vorhandene Informationen zur Mitarbeiter-Eingliederung nutzen.
So ein Onboarding-Plan sollte natürlich durch Feedback und Erfahrungen über die Zeit ständig verbessert und ergänzt werden, sodass Sie langfristig Ihr individuelles “Master-Onboarding” entwickeln.

 

2. Wertschätzung zeigen

Stellen Sie sich Mira vor. Mira hat Ihren ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen und wartet schon bei Ihrer Ankunft eine halbe Stunde am Empfang. Es ist nicht ganz klar, wer sich um Mira kümmern soll. Ein paar Stunden später sitzt sie an ihrem neuen Schreibtisch, aber muss noch auf Ihren Computer warten, der erst in den nächsten Tagen von der Haustechnik angeschlossen werden soll. Mira fühlt sich nutzlos und alleingelassen.
Das ist der Mustertyp, wie Sie Ihr Onboarding NICHT durchführen sollten. Gerade in den ersten Tagen ist es existenziell, dass Sie da sind. Dass Sie bereit sind, wenn neue Mitarbeiter ankommen und dass Sie deutlich machen, dass es eben kein ganz normaler Arbeitstag ist. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung dafür, dass der neue Kollege da ist und heißen Sie ihn offiziell willkommen. Schon kleine Aufmerksamkeiten können den Neuen ein großes Lächeln ins Gesicht zaubern – so befragt die Marketing-Plattform Mailchimp beispielsweise Ihre neuen Angestellten über Lieblingssnacks und Hobbies und dekoriert den neuen Schreibtisch dementsprechend.

Team
3. Ins Team eingliedern

Wen Sie bei dem Eingliederungsprozess neuer Kollegen nicht vergessen dürfen, sind die, die bereits da sind: das bestehende Team. Informieren Sie Ihre Teammitglieder rechtzeitig über die Neueinstellung und machen Sie die neuen Kollegen am ersten Tag mit dem Team bekannt. Sehr bewährt hat sich ein Buddysystem: 56% der Angestellten wünschen sich in Ihren ersten Tagen im Betrieb einen Mentor an die Seite. Dieser kommt aus dem Team, begleitet den neuen Kollegen in seinen ersten Wochen im Unternehmen und steht mit Rat und Tat zur Seite. Dadurch lernt der neue Mitarbeiter das Unternehmen auf eine persönliche Weise kennen – und ganz nebenbei sind aus Unternehmens-Buddys auch schon mal Freunde fürs Leben geworden…
Für den Gesamt-Zusammenhalt sorgen zudem schon kleine Teambuilding-Maßnahmen, wie ein gemeinsames Mittagessen. Das erleichtert das Einleben und lässt die neuen Kollegen sich in ungezwungener Atmosphäre kennen lernen.

 

4. Zugänge und Informationen geben

Was beim Onboarding schnell vergessen wird, sind die Zugänge zu den digitalen Unternehmensstrukturen. In einer immer komplexeren, digitalen Welt werden neue Mitarbeiter in Unternehmen häufig mit einem komplizierten Netz aus verschiedenen Software-Systemen und digitalen Tools konfrontiert.
Es ist nervig und ermüdend, wenn neue Kollegen nicht direkt Zugänge zu den Systemen bekommen. Dann können sie häufig über Tage und Wochen ihre Aufgaben nicht richtig kennenlernen oder geschweige denn ausführen.
Hier muss sich rechtzeitig und umfassend darum gekümmert werden, dass neue Mitarbeiter Login-Daten für die Unternehmenssysteme erhalten. Auch das signalisiert, dass die neuen Kollegen dazu gehören und nicht auf ständige Fragen angewiesen sind, sondern sich aktiv beteiligen können.
Gleichzeitig dürfen die neuen Mitarbeiter auch nicht überfordert werden: Zu viele Systeme auf einmal verwirren. Stattdessen sollten die neuen Kollegen Schritt-für-Schritt-Zugänge erhalten, angefangen bei den am häufigsten genutzten und über die ersten Tage dann zu allen Unternehmens-Tools. Damit die neuen Kollegen nicht den Überblick verlieren, helfen Übersichten. Auf denen fassen Sie nochmal geordnet zusammen, welche Software zu welchem Zweck genutzt wird.

Nutzer-Anleitungen
5. IT: schriftliche Ressourcen vorhanden haben

Neben den Login-Daten sollten Sie Ihren neuen Kollegen noch weiteres Material zu Verfügung stellen. Und auch hier gilt: Es lohnt sich, wenn es diese Ressourcen bereits gibt und wenn sie nicht erst erstellt werden müssen, sobald die neuen Kollegen da sind. So sparen Sie enorm Zeit und stellen sicher, dass allen Mitarbeitern die gleichen Informationen zu Verfügung stehen.Was für Materialien Sie brauchen?Nehmen wir mal wieder Mira an Ihrem ersten Tag in der neuen Firma. Sagen wir es lief besser: Mira wurde willkommen geheißen und ihr wurden die Prozesse und Systeme des Unternehmens gezeigt. Diese waren allerdings ziemlich komplex und alles ging sehr schnell. Sobald Mira alleine ist, versucht sie sich zu sammeln und nochmal den Prozess durchzugehen, den sie durchführen soll – aber sie kann sich einfach nicht mehr an alle Schritte erinnern…
Hier ist es wahnsinnig hilfreich, wenn Sie Zusammenfassungen von existenziellen Unternehmensprozessen haben. Kurze Beschreibungen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen neuen Mitarbeitern wir Mira immens, wenn diese nochmal nachschauen wollen, wie bestimmte Systemabläufe funktionieren. Diese schriftlichen Dokumente geben den neuen Mitarbeitern ein Stück Selbstbestimmtheit und ermöglichen ihnen sich selbst zu helfen, bevor sie sich jedes mal an ihre neuen Kollegen wenden müssen.Für Informationsaustausch im großem Umfang oder bei starker Mitarbeiterfluktuation lohnt es sich für Unternehmen auch den Aufbau von internen Wissensdatenbanken in Betracht zu ziehen – wie genau das funktioniert lesen Sie hier.

 

6. Zeitgleich Tools nutzen

Dazu noch ein kleiner Geheimtipp: Mit Tools wie Flowshare können Sie Ihr Onboarding noch effizienter machen. Denn trotz vieler standardisierter Prozesse, gibt es natürlich in jedem Unternehmen und für jede Position einzigartige Abläufe. Diese sind nur für einige wenige Mitarbeiter im Unternehmen relevant oder verändern sich ständig – dementsprechend haben Sie für diese Prozesse keine fertigen Anleitungen vorbereitet.
Trotzdem müssen auch diese Abläufe bei Neueinstellungen nachhaltig weitergegeben werden – bestenfalls schriftlich. Dafür downloaden Sie einfach Flowshare oder ein anderes Prozess-Aufzeichnungstool. Das erlaubt Ihnen, Ihrem neuen Kollegen den relevanten Prozess einmalig auf dem Computer zu zeigen. Wenn Sie vor Beginn des Ablaufs “Start” von Flowshare und bei Ende “Stop” gedrückt haben, hat die Dokumentations-Software dann ganz automatisch jeden Ihrer Schritte und Klicks auf dem Computer aufgezeichnet. Diese Aufzeichnungen lassen Sie sich in gewünschter Dokumentenform, ob Word, Powerpoint, HTML oder PDF exportieren und können Ihrem Kollegen entweder digital oder ausgedruckt in die Hand gedrückt werden.
Auf diese Weise müssen Sie Prozesse einmalig erklären und haben im gleichen Augenblick eine schriftliche Version Ihrer Ausführungen für Ihren Kollegen bereit.

 

7. Nicht fallen lassen

Das Onboarding endet nicht nach den ersten Tagen und der Übergabe von wichtigen Informationen. Stattdessen sollten Sie langfristig die erfolgreiche Integration Ihres neuen Kollegen in das Unternehmen sicherstellen. Legen Sie dazu schon zu Beginn des Arbeitsverhältnisses Ziele und Meilensteine fest. Existenziell ist ein reger Austausch und eine enge Verbindung zum neuen Kollegen. Machen Sie deutlich, an welche Ansprechpersonen sich bei Fragen oder Problemen gewendet werden kann und ermöglichen Sie ehrliches Feedback.
Treffen Sie sich nach der Einstellung in regelmäßigen Abständen mit dem neuen Mitarbeiter und evaluieren Sie gemeinsam die Entwicklung. Damit gewinnen Sie einerseits für eine Rückmeldung für Ihren Onboarding-Prozess und erfahren andererseits rechtzeitig über auftretende Probleme im Arbeitsalltag, sodass diese möglichst aus dem Weg geräumt werden können.

 

Zusammenfassend:

Das Onboarding von neuen Mitarbeitern ist eines der wichtigsten Prozesse im Unternehmen überhaupt und bestimmt maßgeblich über die Performance der Angestellten. Mit Beachtung unserer sieben Tipps, sollte aber eigentlich nichts mehr schief gehen. Damit auch Sie nicht den Überblick verlieren, hier nochmal eine kleine Checkliste:

 

Checkliste Onboarding: What to do when?

Checkliste

Vorher: Pre-Boarding
  • Zusendung von Informationen
  • Onboarding-Plan
  • Vorbereitung Arbeitsplatz und -mittel (Pc, Telefon, Schlüssel, Namensschild…)
  • Freischalten von Zugängen (Email-Adresse, Unternehmesserver, Software…)
  • Information des Teams
  • Bestimmung des Buddys
  • Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
  • Zusammenstellung aller wichtigen Materialien
Die heiße Phase: Onboarding

Die erste Woche:

  • Abholung und Willkommen
  • Führung durch das Unternehmen
  • Vorstellung im Team
  • Vorstellung des Buddys
  • Gemeinsames Mittagessen
  • Weitergabe von Information und Kontaktadressen
  • Klärung von Aufgaben und Fragen
  • Weitergabe von Zugängen und Passwörtern
  • Darstellung wichtiger Prozesse (inklusive schriftlicher Dokumente)
  • Live-Aufzeichnung von Abläufen mit Flowshare
Langfristig:
  • Festsetzen von Zielen und Meilensteinen
  • Feedbackgespräche
  • Anonyme Rückmelde-Möglichkeiten
  • Fortbildungen
  • Teambuilding-Maßnahmen
  • Gruppenaufgaben
  • Übernahme von Schlüsselaufgaben

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