Mit FlowShare Ressourcen schaffen und Strukturen etablieren: Fallstudie Bauvista

Die Fallstudie von Bauvista erzählt den Weg eines stark wachsenden Unternehmens mit großem Dokumentationsbedarf, welches FlowShare auf seine ganz eigene Weise einsetzt. 

Sie stehen für eine starke Gemeinschaft: Bauvista ist eine der größten Einkaufskooperativen für Baumärkte und Baustoffhändler in Deutschland. Das Unternehmen wächst und kooperiert derzeit mit über 700 Fachmärkten – und hat deswegen gut zu tun. In der Koordination über ganz Deutschland fällt jede Menge Arbeit in der IT an. Wenn Anwender zum Beispiel das firmeneigene Konditionsabrechnungsprogramm oder das PIM-System benutzen wollen, brauchen sie dafür Hilfestellungen.

Das Problem: Drei Gleise und viel Zeit

In diesem Fall kommen Thorsten Räker und das Team aus der IT-Abteilung von Bauvista ins Spiel. Für die Anwender von Software erstellen sie regelmäßig Anleitungen. Dafür sind sie in der Vergangenheit dreigleisig gefahren. Räker erzählt: Anwenderdokus, zum Beispiel für die Firmengesellschafter, haben sie “mit vernünftigen Word-Vorlagen gemacht”. Intern wurde Powerpoint genutzt um “was an die Wand werfen zu können” und zusätzlich hat Bauvista ein Wiki, wo die Schritte ebenfalls veröffentlicht wurden.

“Wir hatten dann, wenn es schlecht lief, nach außen eine Word-Variante, nach innen eine Powerpoint und im Wiki nochmal eine Dokumentation.”

Das Ergebnis war: Sehr viel Arbeit. Die Dreifaltigkeit der Dokumentationen kosten Bauvistas IT viel Zeit, die dann wiederum an anderen Stellen fehlt. Gleichzeitig mangelt es an Einheitlichkeit und Struktur: Manchmal sei es wie “Kraut und Rüben” gewesen, weil aufgrund des schnellen Wachstums Strukturen im Unternehmen nicht immer mitgewachsen seien. Wenn es schnell gehen musste, wurden Vorgaben beim Dokumentieren nicht eingehalten. Das Ergebnis war ein Flickenteppich. Klartext Räker: “Wenn Sie ein Wiki pflegen, dann nimmt der eine die Überschrift, der andere macht es bunt – und am Ende sieht es miserabel aus”. 

Individuelle Lösung: Export direkt ins Firmenwiki und Testdokumentation

Als 2018 auch noch die DSGVO in Kraft tritt, beschließen die ITler von Bauvista etwas beim Thema Dokumentation zu ändern – und stoßen auf FlowShare. Thorsten Räker testet die kostenlose Version und ist schnell eingearbeitet. “Das war nach einer Viertelstunde eigentlich klar, wie das funktioniert.” Für ihn macht es das besonders interessant: “Weil es nicht so viel Schnickschnack und “Chichi” hat, sondern es einfach ganz normal eine Vorgabe gibt, wo was hinkommt und wo der Text zu stehen hat. Das ist von der Bedienung sehr angenehm.”

Besonders gut passt die Software zu Bauvista aufgrund seiner vielen Möglichkeiten: Ob Powerpoint, Pdf oder HTML, alle Anwendungsfälle sind in einem Tool vereint. “Wer es schön machen will, kann sich da eine Powerpoint ziehen und sich mit den 1000 Microsoft Office-Schriften austoben. Wenn ich dann mal eine Variante brauche für ein Handbuch, kann man es dann in Word machen.” Besonders spannend für Räker selber ist jedoch der HTML-Export. Damit haben die Bauvista-Mitarbeiter ihren ganz eigenen Anwendungsfall gebaut. Dank einer Anpassung im Sharepoint kann FlowShare-HTML-Text jetzt eins zu eins in die Seitenstruktur reinkopiert werden. Nach dem Einfügen und Speichern ist innerhalb von Sekunden die komplette Anleitung fertig formatiert im Firmenwiki hochgeladen.

“Dann haben wir mit FlowShare die kompletten Wiki-Seiten aufgefüllt.”

Die vorgegebene Struktur von FlowShare etabliert eine einheitliche Form der Anleitungen – angepasst an die corporate Identity von Bauvista. Bei Bedarf können Anleitungen trotzdem mit dem Powerpoint oder Word-Export frei formatiert werden. Im Alltag bewährt sich der HTML-Export: Das sei der “schnelle, praktische Ansatz”. 

Dann nutzt Bauvista FlowShare noch in einem weiteren Anwendungsfall: in der Anwendungsentwicklung. In Testläufen lassen die Bauvista-Mitarbeiter nebenbei einfach FlowShare laufen. Wenn beim Durchklicken dann Fehlermeldungen auftauchen, können die Tester ganz einfach ein Pdf generieren und es dem Entwickler schicken. “Der kann direkt den Klickweg verfolgen. Sie müssen nicht jedes mal rüberlaufen und zeigen hier, da und da.”

Ergebnis: 90 Prozent Zeitersparnis und Ressourcen für das Wachstum

Räker bilanziert: “FlowShare ist ein Tool, das eine sehr einfache Dokumentation und Test-Dokumentation ermöglicht und es ist sehr intuitiv erlernbar: Für jeden, der auch nicht IT-affin ist.” 

Gleichzeitig ist die Zeitersparnis für die Informationstechnik von Bauvista enorm. Keine Screenshots mehr, kein Hochladen von Hand mehr “Wenn ich früher an einer relativ komplexen Doku gearbeitet habe, hab ich da vielleicht zwei Tage dran gesessen. Heute, gerade mit der Lösung für den Sharepoint, sind es keine 1,5 Stunden mehr. Viel einfacherer kann man es in dem Bereich nicht haben.”

Das ist gut für alle: Die IT muss sich nicht mehr den ganzen Tag lang mit Dokumentationen beschäftigen und kann ihre Zeit besser nutzen. FlowShare setzt bei Bauvista also bereits intern Ressourcen frei. Das möchte die Einkaufskooperative weiter ausbauen: In Zukunft wollen sie auch abteilungsübergreifend noch mehr mit FlowShare arbeiten.”Wir wollen weg von diesen Insellösungen, die abteilungsübergreifend herrschen” sagt Räker. Mit FlowShare kann die IT stattdessen eine einheitliche und funktionierende Struktur etablieren.

Räker: “So sind wir von dem Dreier-Konglomerat zu einer runden Lösung gekommen.”

Bildquellen: Bauvista GmbH & Co. KG

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