Bereit für den digitalen Wandel?

Wettlauf Digitalisierung: “Es muss dem Fisch auch schmecken” – Wir haben nachgefragt!

Gemeinsam mit der Digitalisierung schleichen sie sich an: große technische Visionen. Bereits Grundschulen werden mit Ipads und Laptops ausgestattet und die ersten Pioniere spazieren mit VR-Brillen durch virtuelle Cyber-Welten. Wir sind mittendrin im digitalen Wandel. Im Zentrum stehen dabei, genau: wir selber. Kollegen müssen am Ende die neue Software einsetzen, Kunden mit den digitalen Systemen klarkommen und Mitarbeiter den technischen Wandel vorantreiben. Deswegen stellt sich die Frage: Wie bereit sind wir für die Digitalisierung?

Deutschland: Semi-technikbegeistert

Laut dem “Technik Radar 2018 – Was die Deutschen über Technik denken“ ist der Durchschnittsdeutsche eher so mittel begeistert, was die Digitalisierung angeht. Zwar besteht ein generelles Interesse an neuen Technologien und etwa die Hälfte der Befragten rechnet damit, dass Technik die Zukunft verbessern werde. Trotzdem gibt es auch Skepsis und Ängste, wie zum Beispiel vor Hackerangriffen, Datenspionage oder Kontrollverlust.

Eine beispielhafte Statistik für das Zögern der Deutschen kommt aus dem Buchmarkt. E-books sind mittlerweile seit Jahren auf dem Markt, bieten große Vorteile in Gewicht, Umfang und Flexibilität. Und doch: die Mehrheit der Deutschen möchte noch immer ein Buch aus Papier. Zwar steigt der Anteil von E-books im Buchmarkt an, liegt aber auch dieses Jahr nur bei 5,7%

Eine ähnliche Lage sehen wir auch bei den Anleitungen unserer Software FlowShare. FlowShare-Instruktionen lassen sich im PDF-, HTML-, Powerpoint-, Word-, PNG- und neuerdings flowX-Format exportieren. Daraus ergibt sich eine große Vielfalt an unterschiedlichen digitalen Anwendungsmöglichkeiten. Was jedoch nach wie vor bei einigen Kunden sehr wichtig ist, ist die Möglichkeit, Anleitungen auch ausdrucken zu können. Oder wie es ein Kunde von uns so schön sagt: “Ganz tot ist die Papier-Fraktion ja auch nicht“. 

Digitalisierung in Unternehmen: Große Gefälle

Ein wichtiger Punkt für die Digitalisierung in Unternehmen sind auch die Fähigkeiten, die Angestellte mitbringen: Händeringend suchen Unternehmen Mitarbeiter mit “digitalen Kompetenzen”. Bis 2030 wird laut einer Studie von McKinsey der Anteil der Arbeit, der technisches Wissen voraussetzt, um bis zu 55% steigen. 

Ein großes Problem dabei sind häufig die großen Unterschiede in der Technik-Affinität von Mitarbeitern: Technisch versierte Kollegen treiben den digitalen Wandel voran. Sie sitzen zum Beispiel in der IT-Abteilung, sind digital gut informiert und sorgen für technische Innovationen. Oft betreffen genau diese Innovationen am Ende jedoch das gesamte Unternehmen – und damit auch den Anteil der weniger technikaffinen Kollegen. Diese fühlen sich eher allein gelassen mit den digitalen Neuerungen: Eine Cherwell-Studie zeigt, dass weniger technisch-affine Mitarbeiter im Schnitt unzufriedener mit dem digitalen Support sind, als die technisch Versierten.

Wenn technische Neuerungen jedoch nicht ausreichend eingeführt werden, ziehen die Umstellungen weitreichenden Ärger mit sich. Das erlebt gerade der Hersteller von Ölen und Zusatzstoffen, Liqui Moly: Erst kürzlich sprach der Geschäftsführer Ernst Prost wütend von einem “Sturm”, den die Firma erlebe – “der ein oder andere Matrose wird nass und manchem Passagier ist übel”. Was passiert war? Liqui Moly hat 2019 eine neue Unternehmenssoftware für den Einkauf, Versand, die Produktion und die Rechnungsstellung eingeführt. Das ging jedoch gründlich schief: die Software funktionierte nicht wie gewünscht, die Lieferkette geriet ins Stocken – und für Liqui Moly entstanden ausufernde Kosten. CEO Prost dazu: „Zu den gewaltigen Kosten für die Softwareumstellung als solche kommen jeden Tag neue für Fehlersuche und Problembeseitigung”. Als Ergebnis steht die Firma nun vor etwa 30 Prozent Gewinneinbußen – und jeder Menge Arbeit, um den Sturm zu überstehen. 

Sind wir also doch vielleicht einfach nicht bereit für den digitalen Wandel? Ganz so einfach ist es natürlich nicht. Was jedoch wichtig ist, ist der richtige Umgang mit der Digitalisierung. 

Chancen der Digitalisierung nutzen: Alle mitnehmen

Durch die Dokumentationssoftware FlowShare ist miraminds in Kontakt sowohl mit kleinen, mittelständischen, als auch mit großen Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen. Sofia Gertzen, Gründerin des Unternehmens, stellt bei ihrer Arbeit fest, dass IT-Abteilungen immer höheren Anforderungen gegenüberstehen. “Es gibt sehr viel Erklärungsbedarf, der nicht ausreichend von den Softwareherstellern abgedeckt wird”. Bereitgestellte Hilfen reichen häufig nicht aus, so die Gründerin. Stattdessen müssten Einführungen von Software wie SAP oder Office 365 mit internen Ressourcen unterstützt werden – und dafür sind nicht immer Kapazitäten eingeplant.

Sofia macht deutlich: “Um die vielleicht etwas weniger Software-affinen Mitarbeiter muss man sich natürlich entsprechend kümmern! Wenn sich schon die Mühe gemacht wird, eine Software einzuführen, sind das letztendlich die Leute, die das ausführen”.

Mitarbeiter müssen also mitgenommen werden beim digitalen Wandel – und das beginnt bei der Anschaffung von neuer Software. Statt die Anwender vor vollendete Tatsachen zu stellen sollten sie in Beschaffungsprozesse miteinbezogen werden. Das fördert Akzeptanz und Adaption. Gleichzeitig führt es häufig auch zu besseren Entscheidungen, denn ganz im Sinne des Trends “User-generated Content” wissen die eigentlichen Nutzer auch am besten, welche Hilfestellungen sie brauchen. 

Hindernis der Digitalisierung: Prozesse und Bürokratie

Gleichzeitig hat Sofia die Erfahrung gemacht, dass auch die Organisationsform der Digitalisierung im Wege stehen kann: Wie ist das Unternehmen von den Prozessen organisiert? “Ein kleineres, mittelständisches Unternehmen kann sehr viel schneller entscheiden und freier experimentieren als ein großes Unternehmen oder eine Behörde. Dort sind einfach bestimmte Prozesse im Weg.”, so die Gründerin. “Da kannst du nicht einfach an einem Tag sagen: So wir probieren das jetzt aus, wir machen es jetzt einfach mal”. Trotzdem sieht sie erfreulicherweise die Tendenz, dass vermehrt genau dies gewünscht ist. Auch Behörden und Konzerne veranlassen explizit Experimente in einzelnen Abteilungen. Dort probieren sie digitale Prozesse oder Instrumente im kleinen Rahmen aus und ziehen ihre Erkenntnisse daraus – “Wir als Startup begrüßen das natürlich sehr!”

Insgesamt: Digitalisierung? Ja schon!

Die Digitalisierung an sich ist also nicht das Problem – und die Mitarbeiter auch nicht. Wichtig ist nur, den Wandel nicht unvermittelt und unbegleitet zu vollziehen. Stattdessen sollte ein umfassender Support bereitgestellt und die weniger technikaffine Kollegen nicht vergessen werden. Sorgen müssen angesprochen und mit ihnen umgegangen werden. Ein guter IT-Support setzt kein Wissen voraus und befähigt die Mitarbeiter sich selbst zu helfen. Diejenigen, die tatsächlich am Ende mit der Technologie arbeiten, sollten in Kaufentscheidungen miteinbezogen werden. 

“Es muss dem Fisch auch schmecken” 

In der tatsächlichen Einführung von digitalen Werkzeugen in das Unternehmen, gilt es dann die Kollegen zu verstehen. Sofia rät herauszufinden: “Wie möchten die Mitarbeiter an die Hand genommen werden? Was brauchen sie, um befähigt zu sein, die Software zu verwenden?” Präsenzschulungen allein sind nicht immer effektiv, weil nicht viel hängen bleibt. Besonders bei einmaligen Schulungen ist die Vergessenskurve vorprogrammiert – wenn Wissen nicht direkt angewendet und das Gelernte nicht wiederholt wird, geht es schnell verloren. Unternehmen müssen sich fragen, wie sie gewährleisten können, dass Mitarbeiter auch Wochen und Monate nach Schulungen noch an ihrem Arbeitsplatz befähigt sind. Ein miraminds-Kunde hat mal gesagt: “Es muss dem Fisch auch schmecken”. IT-Abteilungen sollten herausfinden, welcher Kanal bei ihren Kollegen am besten ankommt. Ob kurze Videos oder Text-Anleitungen, ob interaktiv oder über Simulationen – oder eben doch über das ausgedruckte PDF. Insgesamt ist es wichtig, es den Kollegen einfach zu machen, im Bedarfsfall die richtige Lösung zu finden.

Wenn es Mitarbeitern auf diese Weise leicht gemacht und Digitalisierung zu einem Teil der Unternehmenskultur wird, sind wir bald bereit: Für einen digitalen Wandel der uns nicht überfordert, sondern Chancen bietet und uns zu einer besseren Arbeit befähigt.

SAP Enable Now oder die Alternative FlowShare?

Was kann die E-Learning Software Enable Now von SAP und welche E-Learning-Software ist die Richtige für Sie?

Eine Orientierungshilfe:

 

Vielleicht stehen Sie selber gerade vor der Entscheidung: Sie beschäftigen sich ganz konkret mit dem Thema Dokumentation oder Wissensmanagement und fragen sich: Was tun? Sollten Sie sich SAPs Softwarelösung Enable Now für “alle Aspekte des corporate learnings” im Unternehmen anschaffen? Oder gibt es Alternativen, die vielleicht besser zu Ihnen passen?

Keine Sorge, Sie sind nicht allein. In den letzten Monaten haben sich bereits mehrere Unternehmen an uns gewendet mit der Frage:

Enable Now oder FlowShare – was passt besser zu uns?

Mit diesem Artikel geben wir Ihnen eine Orientierungshilfe und helfen Ihnen, Ihrer Lösung ein Stück näher zu kommen. Im ersten Schritt ist es wesentlich, dass Sie sich ein paar grundsätzliche Fragen beantworten:

Grundsätzliche Fragen

  • Planen Sie im Unternehmen zentral (Power User) oder dezentral (User-generated content) Inhalte zu schaffen oder zu dokumentieren?
  • In welchem Umfang möchten Sie Inhalte generieren und welche Ressourcen haben Sie dafür?
  • Haben die Ersteller der Inhalte Erfahrung im Dokumentieren bzw. sind Sie bereit, Schlüsselpersonen ausreichend zu schulen?

Wenn Sie zentral und von geschulten Experten umfangreiches Wissensmanagement für das eigene Unternehmen betreiben wollen und Sie zudem umfassende Ressourcen für das Pflegen dieses Wissensmanagement haben, ist Enable Now eine mögliche Lösung für Sie.

Wenn Sie einfach und schnell, dezentral und ohne Schulungsaufwand Inhalte generieren möchten, die Ihnen am Ende auch gehören, ist FlowShare vielleicht die Lösung für Sie.

Es gibt jedoch Fälle, da ist die Entscheidung nicht ganz so einfach: Zum Beispiel, wenn Sie erstmal in das Thema reinkommen wollen oder eher in kleinem Umfang Inhalte erstellen wollen. Oder wenn noch nicht ganz klar ist, wer in Zukunft bei Ihnen Lerninhalte erstellen soll und wer die Zielgruppe ist. Für diesen Fall haben wir Ihnen einen Überblick erstellt und die jeweiligen Stärken von Enable Now und FlowShare ausgearbeitet.

Eine Übersicht

Enable Now

FlowShare

Einarbeitungszeit

Schulung notwendig (3-10 Tage Einarbeitung, je nach Vorerfahrung)

Keine Schulung erforderlich, Innerhalb von wenigen Minuten einsatzbereit

Verfügbarkeit

Cloud oder On-Premise

On-Premise

Sprachen

Über 40 Sprachen, Sprachen- und Screen-Übersetzung

Deutsch, Englisch, Französisch (weitere Sprachen möglich)

Ausgabeformate

Videos, Simulationen, Prozessdokumentationen, E-Learning-Kurse, Tests, Solution-Manager Content, kontextsensitive Anleitungen, E-Learnings, Schulungshandbücher

Bearbeitbare Flow-Datei, PDF, Word, PNG, Powerpoint, HTML, kontextsensitive Anleitungen im Beta-Test (“guided Tour”)

Vertrieb bzw. Weitergabe der erstellten Unterlagen an Nutzer außerhalb der Organisation erlaubt?

Nein

Ja

Kosten

Variable Kosten in großem Umfang

Ab 21€ pro Monat pro Arbeitsplatz, modular einsetzbar

Weitere Bearbeitung möglich?

Ja, umfassend, Verknüpfung mit externen Programmen möglich

Ja, eingeschränkt, in der Software sowie die fertige Dokumentation in Office

Anpassung an Corporate Identity?

Ja, umfassend

Farben, Logo, Upload von eigener PowerPoint Vorlage

Plattform zum Ablegen der Lerninhalte?

Ja

Nein

Software-Kompatibilität

32-Bit optimal, bei 64-Bit Mehraufwand

32-Bit und 64-Bit

Kostenloser Test?

Nein

Ja

Enable Now

Das ausgegebene Ziel von Enable Now ist es, Wissenstransfer effizient zu gestalten. Dazu bietet die Software ein umfassendes Funktionsangebot: Von Simulationen, Test-Skripten und E-Learning-Videos über Transaktionsdokumentationen und Schulungshandbücher bis zu Demos und kontextsensitiven Benutzerhilfen. Es kann eine große Breite an Materialien und Formaten generiert und über eine Datenbank zugänglich gemacht und geteilt werden.

Desweiteren ist Enable Now sowohl in der Cloud, als auch On-Premise verfügbar und bietet automatische Übersetzungen in über 40 Sprachen an. Besonders praktisch ist dabei die automatische Screenübersetzung: Enable Nows Re-Recording-Fähigkeit erlaubt es, eine zum Beispiel auf Deutsch gemachte Aufzeichnung, automatisch in einer anderen Sprache zu replizieren und in einer neuen Datei abzulegen. Ohne dass explizites Wissen in der Fremdsprache vorausgesetzt wird, können so innerhalb kürzester Zeit Anleitungen in vielen verschiedenen Sprachen erstellt werden.

Mit Enable Now können vorhandene Informationen aus diversen Formaten importiert und die Materialien nachträglich bearbeitet werden. Für Letzteres ist auch die Verknüpfung mit externen Programmen, wie zum Beispiel Paint, möglich. Insgesamt ermöglicht die Software umfassendes Entwickeln, Bearbeiten und Verteilen von Lerninhalten.

Anwendungsfall

Enable Now ist besonders sinnvoll, wenn man komplexe Inhalte in Kombination mit Medien wie Grafiken und Prozessdiagrammen darstellen, sowie mehrere Sprachen nutzen möchte. Ein wichtiger Anwendungsfall sind Wissensdatenbanken: Für den Aufbau eines kompletten Wissensmanagements ist Enable Now sehr gut geeignet. Die Software ermöglicht Power Usern die Herstellung einer großen Varianz an Unterlagen mit hoher Qualität und Informationsdichte.

Weniger geschulte Mitarbeiter im Software-Support können zudem mithilfe des Instant Producers miteinbezogen werden. Dieser ist eine der vier Komponenten von Enable Now und weniger umfangreich in seinen Möglichkeiten zur Nachbearbeitung. Er kann bestimmten Usern freigegeben werden um z.B. abteilungsspezifische Prozesse aufzunehmen und ermöglicht so teilweise auch dezentrales Dokumentieren.

Trotzdem ist auch der Instant Producer noch relativ komplex und wird meist trotzdem nur einer sehr begrenzten Zahl an Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Die Nachbearbeitung der Inhalte aus dem Instant Producer ist nur für Nutzer einer Autorenlizenz möglich.

Vorteile kurz und knapp:

  • Umfassende Funktionen, Ausgabeformate und Bearbeitungsmöglichkeiten
  • Unterstützung von mehr als 40 Sprachen
  • Darstellung von komplexen Inhalten mit hoher Informationsdichte
  • Cloud- und On-Premise-Verfügbarkeit

Mögliche Hindernisse

Jedoch gibt es auch weniger passende Anwendungsfälle: Mit Enable Now-generierte Inhalte unterliegen dem Consumer-Lizenzmodell. Das bedeutet, dass eine Weitergabe der Materialien nicht erlaubt ist und die Inhalte stattdessen nur im Unternehmen verwendet werden dürfen. Trainingsbetrieben und externen Autoren kann dies Schwierigkeiten bereiten: Sie haben keinen Einfluss darauf, ob ihre Kunden Lizenzen besitzen oder nicht.

Zudem hat das Ganze natürlich auch seinen Preis. Pauschale Aussagen sind zwar schwierig, da der Preis für Enable Now je nach Unternehmen und Anwendungsfall variieren kann. Insgesamt kann man sagen, dass die Kosten das breite Spektrum an Möglichkeiten der Software widerspiegeln – und dementsprechend umfangreich sind. Schon für kleine Unternehmen können diese jährlich im im vierstelligen Bereich liegen.

Komplexität

Außerdem kann ein großer Vorteil von Enable Now gleichzeitig zu dessen Haken werden. Mit dem großen Funktionsumfang geht nämlich auch Komplexität einher. Für eine erfolgreiche Nutzung ist nach der Installation eine anfängliche Beratung nötig. Ohne eine solche Schulung ist Enable Now kaum einsetzbar. Je nach Einsatzzweck und vorhandener Infrastruktur sollten grob 3-10 Tage Vorlaufzeit vor dem Einsatz der Software einkalkuliert werden.

Dazu kommt, dass Unternehmen sich bewusst sein müssen, dass auch nach der Einführung von Enable Now kontinuierlich Kapazitäten benötigt werden, um sich um den Erhalt des Contents zu kümmern. Die Software bietet das Gerüst, das jedoch eigenständig mit Inhalt befüllt werden muss. Idealerweise kümmert sich jemand um Enable Now, der in der Materie steckt und gleichzeitig die Prozesse des Unternehmens kennt. Dieser kann dann die Inhalte in der Software rüberbringen und nach Möglichkeit auch mithilfe von Trainings den Kollegen vermitteln. Wenn es keinen Power User gibt, der sich mit Enable Now auskennt und für dessen Pflege zuständig ist, sind die Inhalte schnell veraltet.

Wichtig ist noch, dass Enable Now auf 32-Bit-Anwendungen ausgerichtet ist. Das bedeutet, dass 32-Bit-Anwendungen aufgezeichnet werden können. Bei anderen Anwendungen mit 64-Bit können ein erhöhter Aufwand und Zusatzkosten auf Ihr Unternehmen zukommen, weil Unterprogramme für die Nutzung von Enable Now geschrieben werden müssen.

Expertenmeinung

Da wir selbst keine Enable Now-Nutzer sind, haben wir für diesen Artikel externes Wissen des SAP-Experten Jörn Halsinger von der Dicebridge Training hinzugezogen.

Jörn ist Trainer und Autor für IT Schulungsprojekte im SAP Umfeld und weiß die variablen Einsatzmöglichkeiten der Software sehr zu schätzen: “Enable Now ist riesengroß. Das hat Möglichkeiten, die weit über das hinausgehen, was früher üblich war. Die SAP-Orginalsoftware bietet Unternehmen, die ein umfassendes Knowledge-Management aufbauen möchten, gewaltige Möglichkeiten und Chancen.” Er selbst erstellt mit der Software zum Beispiel “Anwenderdokumentationen, Schulungspräsentationen und Simulationen” die in Schulungen eingebaut werden. „Zusätzlich können diese bei Bedarf auch in Unterstützungssysteme der Kunden, wie dem DesktopAssistent, eingebunden werden.“

Gleichzeitig macht Jörn deutlich, dass Enable Now sehr “intensiv” ist: “Mir muss klar sein, dass der Einsatz von Enable Now nicht mal eben erfolgen kann. Als Unternehmen müssen für ein solches System intern Ressourcen geschaffen werden, die das System betreuen. Benötigt würden für die Nutzung einerseits Zeit und andererseits ein gewisses Anwenderwissen, welches in Schulungen erworben werden sollte.

Als SAP-Trainer ist Jörn außerdem von seinen Kunden abhängig: „Wenn die Kunden keine Enable Now Lizenzen besitzen, können aufgrund des SAP-Lizenzmodells die Schulungen nicht mit der Software erstellt werden.“

FlowShare

Gegen die Universalsoftware Enable Now ist FlowShare der kleine Zauberzwerg. Die Dokumentationssoftware bietet schnell und einfach die automatisierte Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

FlowShare läuft On-Premise und auf Windows. Es unterstützt die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch, an weiteren Sprachen wird derzeit gearbeitet.
Mit 21 € pro Lizenz pro Monat stellt FlowShare eine deutlich flexiblere und kleinere Investition als Enable Now dar.

Anwendungsfall

Mit FlowShare können digitale Prozesse direkt während des Durchführens automatisiert aufgenommen und so für andere Nutzer festgehalten werden. Die generierten Klick-Anweisungen können in verschiedenen Formaten gespeichert werden: Von PDF, über Powerpoint, Word und PNG, bis zum HTML- Format für das direkte Einbauen ins Firmenwiki. Zusätzlich können die Anleitungen mit der Farbauswahl und dem Firmenlogo an die corporate Identity angepasst, sowie eigene Templates für PDF und Powerpoint erstellt werden.

Neben dem Preis ist die Einfachheit ein großer Vorteil der Software: FlowShare wurde entwickelt um effizient und schnell Anwenderwissen aufzuzeichnen. Es ist bewusst eine “kleine Lösung”, mit der ohne Aufwand jede Art von Prozess aufgezeichnet werden kann. Die Software ist für jeden verständlich und benötigt keinerlei Einarbeitungszeit. Auf diese Weise können nicht nur geschulte Mitarbeiter der IT-Abteilung oder vom Onboarding FlowShare nutzen. Stattdessen wird jeder Mitarbeiter im Unternehmen befähigt, sein Anwenderwissen aufzuzeichnen und weiterzugeben.

User-generated Content

Dies folgt dem allgemeinen Trend “User-generated Content”: Statt der Anbieter einer Software oder zentral der IT, erstellen die tatsächlichen Nutzer eines Mediums die zugehörigen Inhalte. Denn Anwender haben durch ihre persönliche Arbeit häufig einen besseren Einblick und mehr Verständnis für die betroffenen Themen und Prozesse. Dies ist besonders wichtig im Anbetracht von immer dezentraleren Unternehmen und verstärkter Spezialisierung. Mithilfe von FlowShare kann hier von Experten selber ihr einzigartiges Fachwissen dokumentiert werden.

Dazu kommt, dass FlowShare-Anleitungen sich nach dem Erstellen vollständig in Ihrem Eigentum befinden. Das bedeutet, dass ein unbegrenztes Verbreiten der Anleitungen möglich ist und die Materialien z.B. im HTML-Format auch direkt auf die Firmenwebsite, ins Wiki oder wo sie sonst hin sollen eingebaut werden können. FlowShare kann auf der miraminds-Website heruntergeladen und kostenlos ausprobiert werden.

Zurzeit arbeitet miraminds zudem noch an einer weiteren Software: Dem FlowGuide. Dieser geht noch einen Schritt weiter als reine Softwaredokumentation und liefert dem Anwender kontextsensitive Hilfe. Der FlowGuide erlaubt das interaktive Abspielen von Anleitungen, sodass Anwender mit ihrer Maus nur noch dem Guide auf ihrem Bildschirm folgen müssen und so innerhalb von kürzester Zeit zu der Lösung ihres Problems gelangen.

Vorteile kurz und knapp:

  • Kostengünstiger und flexibler
  • Keine Einarbeitungszeit – direkt einsetzbar
  • Unbegrenztes Verbreiten der Anleitungen
  • Freie Testversion – Ohne Risiko ausprobieren

Mögliche Hindernisse

Wenn man FlowShare und Enable Now vergleicht, wird schnell deutlich, dass FlowShare mit einem deutlich kleineren Funktionsumfang daher kommt. Es bietet nicht das breite Spektrum an Ausgabeformaten, die mit Enable Now ausgegeben werden können und erlaubt eine begrenzte Bearbeitung der generierten Anleitungen.
Das bedeutet auch: Mit Enable Now erstellte, animierte Klick-Anleitungen können nicht eins-zu-eins genauso mit FlowShare erstellt werden. FlowShare erlaubt ebenfalls das Erstellen von Klick-Anleitungen, allerdings in einer vereinfachten Version und dafür mit weniger Aufwand.

Expertenmeinung

Auch der Experte Jörn Halsinger nimmt diese Argumente wahr:

“Die Vorteile von FlowShare sind die einfache Benutzung, für die keine große Schulung erfolgen muss und ein attraktives Preis- und Lizenzmodell. Das Lizenzmodell erlaubt es uns, Anwenderdokumentationen mit unseren Rechnern im Kundenauftrag zu erstellen und diese bei Bedarf auch nachzubearbeiten ohne, dass der Kunde die Software erwerben muss.”

Die größten Unterschiede liegen für ihn in der: “Nachbearbeitungs- und Wiederverwendbarkeit der Rohaufzeichnungen”:

“Die Möglichkeit Simulationen oder E-Learnings aus dem Content zu erstellen sind bei FlowShare nicht vorhanden. Es ist ein einfaches Tool, dass durch die simple Benutzeroberfläche für den Bereich der Klick-Anleitungen sehr gut geeignet ist. Wir nutzen es sehr gerne bei Kunden die keine große Softwarelösung wollen oder können. Für die reine Erstellung einer einfachen Anwenderdokumentation in Form von Klick-Anleitungen ist es ein gutes Werkzeug.”

Fazit:

Enable Now ist eine nützliche Software mit beeindruckendem Funktionsumfang, die seit über 20 Jahren entwickelt und optimiert wird. Dass sich die Anschaffung für Sie lohnt, hängt jedoch von bestimmten Voraussetzungen ab und bei Ihrer Entscheidung kommt es sehr auf Ihre Ziele und das Budget an.

Enable Nows Stärken liegen in den automatischen Übersetzungen in viele Sprachen, dem kollaborativen und ausführlichen Arbeiten und Bearbeiten an Inhalten und dem Erstellen von Simulationen. Es ist gut geeignet für sehr hohe Erwartungen an Lerninhalte und umfassenden Bedarf an Nachbearbeitungen, sowie beispielsweise den Aufbau eines umfassenden Wissensmanagements.

Voraussetzungen für Enable Now sind Power User, die auf die Software geschult wurden und didaktisches Know How mitbringen, um das Beste aus ihr herauszuholen. Dazu kommt das Budget für Schulungen und die Kosten der Software selber. Außerdem hat die Verwendung von Enable Now die Bedingung, dass die Zielgruppe der Lerninhalte, wie die Ersteller, ebenfalls eine Lizenz der Software besitzt.

FlowShare wurde entwickelt, um potenziell jedem Mitarbeiter unmittelbar solide und einfache Dokumentation zu ermöglichen. Dahinter steht der Ansatz, Dokumentieren auf mehreren Schultern verteilen zu können, ohne vorher geschult werden zu müssen und dabei trotzdem eine gleichbleibende Qualität der Anleitungen zu garantieren. Jeder Mitarbeiter, der eine FlowShare Lizenz besitzt, kann Anleitungen erstellen und bearbeiten.

Die erstellten Anleitungen wiederum gehören Ihnen und sind jederzeit abrufbar. Das bedeutet, dass jeder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens die Inhalte nutzen kann, auch ohne FlowShare installiert zu haben. Dadurch, dass FlowShare-Dokumente auch an Ihre Kunden weitergegeben werden können, ist die Software gerade für Trainer und Software-Hersteller interessant.

Ein großer Vorteil, falls Sie sich noch nicht so ganz sicher sind: FlowShare können Sie ganz einfach und ohne Risiko testen.

Man kann es auch so sehen:
Enable Now ist der A380, FlowShare ist das Flugtaxi (preislich wie im Funktionsumfang) – die Frage, in welcher Konstellation, Sie was davon benötigen, hängt von Ihrer Situation ab.

Wir hoffen dass dieser Überblick Ihnen weiterhilft, um unsere Lösungen besser einzuschätzen und sich zu entscheiden, welche Software Sie sich anschaffen. Ganz allgemein gibt es natürlich neben Enable Now und FlowShare noch eine ganze Reihe an weiteren Lösungen – alle mit Ihren eigenen Vor- und Nachteilen.

Wenn Sie noch weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns unter info@miraminds.com.

LEARNTEC 2019: viel Feedback, ein erster Platz und ein voller Erfolg

Wenn der Schwabe „geil“ sagt…

…dann ist er wirklich beeindruckt. Wir sind enthusiastisch, erschöpft und rundum zufrieden heimgekehrt aus Karlsruhe von der LEARNTEC Messe 2019. Drei Tage, in denen der dringende Bedarf von Unternehmen nach digitalem Informationsmanagement sichtbar wurde – ein Fazit.

Ein volles Programm stand uns auch dieses Jahr auf der LEARNTEC Messe bevor. Mittlerweile fast schon Tradition für miraminds, waren wir neben der der Standbetreuung wieder mal mit Pitches und Workshops beschäftigt – und das mit Erfolg! Trotz starker Konkurrenz konnte Sofia mit ihrer Präsentation den ersten Platz im Schul-Pitch für uns gewinnen. Und das, obwohl miraminds gerade erst eingestiegen ist, in den Bereich der Schulen, Lehrerzimmer und SchiLfs (Schulinterne Lehrerfortbildungen). Die geringe Einstiegshürde von Flowshare, der unmittelbare Anwendungsfall, sowie die besonderen Konditionen für Bildungseinrichtungen haben die Jury am Ende überzeugt. Darüber freuen wir uns natürlich sehr und sind sehr stolz! Mehr Informationen zu Flowshare in der Bildung finden Sie in unserem Blogbeitrag zu dem Thema.

Aber auch neben der Bühne können wir bilanzieren: Wir fahren immer wieder gerne auf die LEARNTEC! Dank gezielter Gespräche haben wir viel komprimiertes, hochqualitatives Feedback mit zurück nach Hamburg genommen. Neben bekannten Gesichtern, haben wir Interessenten aus allen Branchen und allen Ecken Deutschlands getroffen: Startups, sowie sämtliche deutsche Automobilhersteller, Schulen, sowie DAX-Konzerne. Eine sichtbare Entwicklung dabei: Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Denn merklich steigt auch der allgemeine Druck Änderungen zu vollziehen und Lösungen im Bereich E-Learning zu finden. Während bei vielen Unternehmen der Wille zu Änderungen auch in den letzten Jahren schon da war, wurde dieses Jahr das “müssen” spürbar.

Betriebe sind in Zugzwang Strategieentscheidungen zu treffen und die LEARNTEC ist dabei die Anlaufstelle beim Thema E-learning. Da kommt es schon mal vor, dass ein Kunde klarmacht, dass er in den nächsten Monaten 10.000 Leute schulen muss und dafür jetzt eine Lösung braucht.

Unser persönlicher Lieblingsmoment?

Uns freut es natürlich sehr, wenn wir Menschen mit unseren simplen, aber effizienten Lösungen begeistern können. Wenn sich erst der Chef eines Unternehmens lange mit uns unterhält, kurz darauf mit seinem Projektleiter vorbeischaut und nur ein wenig später das ganze Team beim miraminds-Stand auf der Matte steht, ist das eines der größten Komplimente, das wir bekommen können. Wir mischen den Markt rund um den IT-Support auf und gehen das Thema neu an. Mit unseren Lösungen bieten wir Unternehmen eine neue Perspektive:

Sie bekommen eine schlanke Lösung, die große Zeit- und Ressourcenersparnis bietet. Unsere effizienten Werkzeuge ermöglichen es innerhalb kürzester Zeit Arbeitsprozesse an Mitarbeiter und Kunden zu vermitteln. Die Anwender folgen am Ende ganz bequemen Klick-Anleitungen und nehmen Anwenderwissen dabei ganz nebenbei auf. Auf diese Weise sind wir auch dem “MittelstandsWiki” aufgefallen: In Ihrem LEARNTEC-Report berichtet die Redaktion über miraminds’ Lösungen.

Was sonst noch so los war?

Der Trend geht zum Wachstum: Statt früherer einzelner Halle, fand die LEARNTEC 2019 wie letztes Jahr auch wieder in zwei Hallen statt. Nennenswert ist auch der Trend beim Thema Virtual/Augmented Reality (VR und AR). Zwar ist die Technologie noch immer nicht massentauglich, bewegt sich aber deutlich in Richtung Alltagsnutzung und weg vom Futurismus. Interessant ist auch, dass einige der typischen “digital Buzzwords” auf der LEARNTEC bisher komplett zu fehlen scheinen. So tauchen die Themen Cloud und VR/AR beispielsweise immer wieder auf, während Blockchain bisher kaum eine Rolle spielt.

Was noch zu sagen bleibt? Wir bleiben dran und arbeiten fleißig weiter an Flowshare und Guide. Sie wollen sich auch anleiten lassen und Early Adopter werden? Melden Sie sich bei uns! Und klar ist natürlich auch: Nach der LEARNTEC, ist vor der LEARNTEC… Wir sehen uns nächstes Jahr, Karlsruhe!

Praxisfall Schule: Schritt für Schritt zur digitalen Bildung mit miraminds

Miraminds bietet seine Softwarelösungen jetzt auch zu ganz besonderen Konditionen für Bildungseinrichtungen an. Wie das dann im Schulalltag aussehen kann, lesen Sie hier:

Sie haben ominöse Namen wie “SchiLf” oder “LFB” und haben – wenn sie überhaupt stattfinden – eine schwierige Stellung:

Schulinterne (oder auch externe) Lehrerfortbildungen.

Gerade zum Thema „digitale Bildung“ gibt es hier einen enormen Nachholbedarf. Viele Lehrer sind unsicher und sagen: “Es müsste kompetente Schulungen der Lehrer zu neuer Hard- und Software geben”.

Aber wie schafft man das, effiziente Fortbildungen, die alle mitnehmen und nicht unendlich viel Zeit, Energie und Geld kosten? Einige Pioniere haben dafür seit neuestem unsere Software-Lösungen für sich entdeckt. Das finden wir großartig und bieten deswegen ab jetzt spezielle Lehrer- und Campuslizenzen mit bis zu 90% Ermäßigung zum regulären Preis an – so wollen wir unseren Beitrag zur “digitalen Bildungsrevolution” leisten!

Wie das ganze funktioniert?

Miraminds Lösungen geben Lehrern ein effizientes Werkzeug, um sich selbst zu helfen. In den allermeisten Schulen müssen sich Lehrkräfte um den technischen Support kümmern – das können Sie nun mithilfe von Flowshare und Guide tun.

Aber ganz von vorne. Stellen Sie sich den Lehrer Herrn Franz vor. Herr Franz ist, wie alle Lehrer, sehr bemüht um den Lernfortschritt seiner Schüler. Er würde gerne mit der Zeit gehen und die neuesten Möglichkeiten digitaler Plattformen und Lernsoftware für seine Klassen nutzen. Außerdem soll er ab dem kommenden Monat ein elektronisches Klassenbuch verwenden und Arbeitsblätter werden neuerdings von der Fachschaft ins Online-Medienzentrum hochgeladen. Gestern hat er bereits versucht sich in das Medienzentrum einzuloggen, aber irgendwas hat trotz mehrerer Versuche dabei nicht geklappt. Außerdem muss er sich unbedingt in die Verwendung des elektronisches Klassenbuchs einarbeiten. Der letzte Versuch endete in einem mittelschweren Chaos, in dem aus Versehen vorige Einträge gelöscht wurden und nichts so eingetragen wurde wie es sollte.

Herrn Franz geht es wie vielen Lehrern. Sie würden gerne mehr digitale Werkzeuge nutzen, haben aber gleichzeitig noch zahlreiche andere, wichtige Aufgaben zu Erledigen – da bleibt wenig Zeit für das digitale Klassenbuch.

Lehrer als IT-Ansprechpartner

Auf der anderen Seite gibt es Lehrer wie Frau Weise. Sie hat Informatik studiert und kümmert sich an ihrer Schule, zusätzlich zu ihren Unterrichtsstunden, um den IT-Support. Wenn Kollegen Fragen haben, kommen sie zu ihr. Gerade in Zeiten der Einführung neuer Schulsoftware ist Frau Weise eine gefragte Frau: Es dauert häufig lange, bis alle Kollegen die Anwendung verstanden haben, viele Fragen tauchen doppelt und dreifach auf und Frau Weise muss zeitaufwendige Schulungen erstellen.

Die Lösung – Schritt für Schritt

Frau Weise und Herr Franz haben mit miraminds ihre Lösung gefunden. Es ist so einfach, wie es effizient ist: Die Schule der beiden Lehrer hat 5 Lizenzen der Software Flowshare erstanden. Damit erstellt Frau Weise jetzt in Echtzeit der Nutzung, übersichtliche Schritt-für-Schritt Anleitungen für ihre Kollegen. Beispielsweise das elektronische Klassenbuch:

1) Sie startet die Aufnahme der Software Flowshare und führt dann die Schritte für einen neuen Eintrag ins Klassenbuch durch.

2) Am Ende beendet sie die Aufnahme. Flowshare hat alle ihre Anwendungsschritte mit Screenshot, Klickmarkierung und Textbeschreibung festgehalten.

3) Die fertige Anleitung konvertiert Frau Weise in Pdf, Word und Powerpoint-Format und nutzt sie bei Ihrer nächsten SchilF – “Schulinternen Lehrerfortbildung”, um den Kollegen die Nutzung des Klassenbuchs zu demonstrieren.

4) Außerdem schickt sie im internen Verteiler die Flow-Datei der Anleitung rum. Wer noch Fragen hat, kann mit der zweiten miraminds-Software Guide diese Flow-Datei interaktiv auf dem Computer abspielen. Das heißt, dass die Software die Anleitung Schritt für Schritt durchgeht und auf dem Bildschirm direkt anzeigt, was, wo geklickt werden muss. Auf diese Weise bleiben am Ende keine Fragen mehr offen.

Mit miraminds Software-Lösungen statten bereits mehrere Schulen ihre Lernplattformen, E-Learning Anwendungszentrum und Lehrerfortbildungen aus. Software-Neueinführungen werden so effizient ins Kollegium eingeführt und Nutzerfragen schnell aus dem Weg geräumt. Programme werden passgenau auf die Fähigkeiten und Bedürfnisse der Lehrer zugeschnitten erklärt. Gleichzeitig werden die Zuständigen für den internen IT-Support, die Medienzentren oder Projektkoordinatoren “Digital” enorm entlastet.

Schulen wie die berufliche FAS in Limburg konnten uns bereits zufrieden rückmelden: Dank dem einfachen selbsterklärenden Design und der guten und problemlosen Funktionsweise haben sie mit miraminds bereits mit Erfolg neue Software eingeführt.

Und Ihre Schule?

Wenn Sie sich angesprochen fühlen von den Herausforderungen der digitalen Bildung und Interesse haben die miraminds-Lösungen auszuprobieren, haben wir etwas für Sie. Miraminds sucht derzeit noch Pilotschulen, die unsere Software ausprobieren wollen. Dazu bieten wir jetzt einzelne Lehrerlizenzen, sowie Pakete mit Campuslizenzen mit bis zu 90% Preisnachlass an. Melden Sie sich dazu gerne bei info@miraminds.com oder probieren Sie unsere Software ganz einfach selber aus.

Sagen sie es auch gerne Kollegen und Lehrerfreunden weiter – wir hoffen auf das Überwinden digitaler Barrieren und freuen uns auf Ihr Feedback!

Digitale Bildung mit Erfolg: Miraminds in der Schule

Was in der Wirtschaft funktioniert, geht noch besser in der Bildung – miraminds Softwarelösungen gibt es jetzt auch zu ganz besonderen Konditionen für Schulen.

Sie ist derzeit eine der größten Herausforderungen und Chancen zugleich und sie macht auch vor den Schulen nicht Halt: Die Digitalisierung.

Im Moment ist sie in aller Munde, die “digitale Bildungsrevolution” – wenn sie denn revolutionär wäre. Denn wie auch die SZ leider bemängeln muss: “Revolution sieht anders aus” (Süddeutsche Zeitung). Deutschland steht vor einem Problem. Alle wollen die digitale Bildung, aber es gibt keine umfassende Strategie wie. Das hat auch die Bundesregierung erkannt und zahlreiche Initiativen gestartet, vom Digital-Gipfel, über die Schulcloud bis zu Publikationen über den “Megatrend Digitalisierung”. Diese Maßnahmen sind wichtig und erste Schritte in eine richtige Richtung. Trotzdem bleiben sie bisher leider weit von der eigentlichen Schulrealität entfernt.Denn noch halten gravierende, sehr grundlegende Probleme den digitalen Unterricht auf:

Mangelnde IT-Kompetenz

Zwar haben die meisten Schulen Desktop-PCs oder Laptops zumindest in begrenzter Zahl zur Verfügung, es hapert jedoch häufig an anderer Stelle: Viele Lehrkräfte werden mit den digitalen Aufgaben komplett allein gelassen. 62% aller Lehrer geben mangelnde IT-Kompetenz der Lehrkräfte als Hürde für den Einsatz digitaler Medien im Unterricht an. Sie fühlen sich ohne Weiterbildungen den “Jugendlichen hoffnungslos unterlegen”. Das ist ein großes Problem, wenn fast die Hälfte der Lehrer angibt keine Formen der Weiterbildung zu Verfügung zu haben.

Kein ausreichender technischer Support

In den allermeisten Fällen gibt es keine externe, digitale Unterstützung für die Lehrer. Stattdessen kümmern sich in über 70% der Schulen ausgewiesene Lehrkräfte um den technischen Support. Das bedeutet für diese viel zusätzliche Arbeit und kann kaum ausreichen, um die digitale Lücke zu schließen.

Darum sind jetzt Lösungen in Sicht:

Miraminds will mit seinen Lösungen genau diese Lehrer unterstützen. Wir wollen die digitalen Hürden aus dem Weg räumen und den Weg frei machen, um doch noch die digitale Bildungsrevolution zu starten.

Auf Twitter werden die miraminds-Lösungen schon seit längerem als #Twitterlehrerzimmer Geheimtipp gehandelt. Ab jetzt gibt es die Software für alle Bildungseinrichtungen. Mit Flowshare können innerhalb kürzester Zeit hochqualitative Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellt werden. Der miraminds Guide erlaubt Ihnen das interaktive “Abspielen” dieser Anleitungen direkt auf Ihrem Bildschirm. Das ganze ist effizient, einfach und funktioniert mit allen Anwendungen: Ob das digitale Klassenbuch, der Schulplaner, Excel oder die neue Quiz-Software.

Die Nutzung all dieser Programme lassen sich ganz einfach mit miraminds erklären – und so wird Anwenderwissen in kürzester Zeit von einem Lehrer zum gesamten Kollegium weitergegeben. Auf diese Weise werden Lehrerfortbildungen ermöglicht, die wirklich Wissen vermitteln.

Darum sind jetzt Sie gefragt: Sie sind selber Lehrer und kennen die digitalen Hürden in der Schule? Sie müssen häufig selbst Kollegen Software erklären? Oder Sie würden gerne digitale Anwendungen besser verstehen, sind aber mit dem vorhandenen Support in Ihrer Schule nicht zufrieden?

Melden Sie sich bei uns!

Wir suchen zurzeit Pilotkunden, die miraminds Lösungen in der Schule anwenden wollen. Dazu bieten wir jetzt auch einzelne Lehrerlizenzen und Pakete mit Campuslizenzen mit bis zu 90% Preisnachlass an. Schreiben Sie uns gerne eine E-mail an info@miraminds.com.

Wir sind uns sicher: Gemeinsam räumen wir Schritt für Schritt die digitalen Barrieren aus dem Weg!

In unserem nächsten Blogbeitrag werden wir zudem noch ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern und Ihnen ganz konkrete Anwendungsfälle aus der Schule liefern: Wie sieht die Nutzung von Flowshare in der Schule genau aus? Wer nutzt die Software und wer profitiert davon? Bis dahin – Bleiben Sie im Flow!

Big Data – von der Definition zum Anwendungsbeispiel

Flugzeug

Erfahrungsbericht von der MMM Konferenz 2018

„Minds mastering machines“

…was zunächst klingt wie eine Umschreibung von miraminds’ Unternehmensvision, war im Oktober der Titel einer Konferenz, rund um die Themen Big Data, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML).

Für drei Tage kamen im Herzen Londons Forscher, Entwickler, Anwender und Interessierte zusammen um die Zukunft der Technik zu evaluieren. Da konnten wir nicht fehlen und wurden durch eine kleine Reise-Delegation im britischen Königreich vertreten. Das Ziel war, sich auf praktischer Ebene und jenseits von Hype, Hysterie und Buzzwords, einen Überblick über die aktuellen Aktivitäten und Herausforderungen auf dem Gebiet zu verschaffen. Im Rückblick stellen wir fest: “Minds mastering machines” (oder auch “m-cubed”) war definitiv die richtige Plattform für dieses Ziel!

Highlights der M-cubed 2018

Aber von vorne: Auch falls bei Ihnen ML eher für Mililiter steht als für maschinelles Lernen und KI das Autokennzeichen für Kiel ist, sind Sie noch nicht verloren. Denn auch in London stand zunächst nochmal die Basis auf der Agenda: Was ist eigentlich Intelligenz, was künstliche Intelligenz und was maschinelles Lernen? Selbst Profis sind hier nicht immer ganz klar bei der Abgrenzung der Begrifflichkeiten. Sehr empfehlen können wir deswegen den Vortrag von Chris Knight. Leider nicht in bester Mikrofon-Qualität aber dafür mit gut verständlichen Erklärungen rund um KI und ML.

Ein weiteres Highlight war die Keynote-Präsentation von Joanna Bryson zur Fragestellung, ob Menschen oder Maschinen in der Zukunft die Oberhand haben werden (wir können Entwarnung geben ;-)).

Konferenz

Einen interessanten Anwendungsfall dagegen hat Stephanie Fischer von dem Münchener Startup Datanizing auf der Konferenz vorgestellt. In ihrem Vortrag demonstriert sie, wie mit maschinellem Lernen riesige Datenmengen ausgewertet werden können. Der Anwendungsfall mit direktem Bezug zur Konferenz: Was sollte man vor einem London-Trip wissen? Problem: Wir leben ja im ”Information Age”, also soll es das Trip-Advisor-Forum als Datenquelle sein. Dies ist aber – wie viele Datenquellen – flach. Das heißt, die Daten sind unstrukturiert und es ist schwierig schnell einen Sinn aus den tausenden von Einträgen herauszufiltern. In ihrem Vortrag zeigen die Münchner, wie sie die rund 1,3 Millionen Einträge in ihre “Text analysis Pipeline” schicken. Über den Download der Daten und verschiedene Bearbeitungsschritte filtern sie den Sinn der Informationen heraus. Vorläufiges Ergebnis übrigens: Heathrow ist eines der häufigsten genutzten Wörter des Forums, aber Gatwick ist im Kommen, London scheint eine weniger geeignete Stadt für Cocktails zu sein als New York und besonders beliebt sind die Wörter “Good” und “Day”.

In diesem Sinne können wir das bestätigen: Wir hatten drei “really good days” in London und können die Minds mastering machines definitiv jedem empfehlen, der einen praktischen Einstieg in diese Thematiken sucht. Es war ein aufschlussreicher Ausflug in die Welt von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen.

Und was hat das mit miraminds zu tun?

Miraminds arbeitet an dem Ziel, Ihnen das Arbeiten am Computer und das Auffinden von Anwenderwissen signifikant zu erleichtern. Momentan sind wir in der heißen Phase unserer 2. Softwarelösung “Flowguide” – gleichzeitig haben wir schon eine bestimmte Idee für die übernächste Produktgeneration im Hinterkopf. Wir möchten herausfinden, ob wir durch die Beobachtung des Verhaltens eines Softwarenutzers seine Bedürfnisse an Hilfestellungen und Performance-Support erahnen können.

Durch die verschiedenen Vortragsreihen auf der m-cubed konnten wir uns in London gezielt Veranstaltungen passend zu diesen Ideen heraussuchen. Mit Erfolg: Drei Tage lang haben wir uns einer bunten Mischung aus mathematischen Hintergründen und Anleitungen zum Arbeiten mit künstlichen, neuronalen Netzen gewidmet. Nach dem Input folgt jetzt die Arbeit. Mit frischer Motivation und den neuen Erkenntnissen widmen wir uns weiter unserer Vision, jedem die Anwendung von komplexer Software zu ermöglichen – und halten Sie natürlich auf dem Laufenden, was Neuerungen bei uns angeht.

Screencast-Tools: 9 Software-Lösungen um schnell und einfach Ihren Bildschirm aufzunehmen

Screencast
Screencasts sind ein effektives Werkzeug um Know-How zu vermitteln und Abläufe zu verdeutlichen. Für ihre Erstellung werden Tools benötigt: Software-Lösungen, die den Bildschirm aufzeichnen. Doch welches Tool ist geeignet?

In unserem letzten Blogpost haben wir Ihnen vorgestellt was Screencasts eigentlich sind und wie sie optimal im Unternehmen eingesetzt werden können. Screencasts nehmen Ihre Zuschauer mit und bilden Prozesse exakt so ab, wie sie auf dem Computer stattfinden. Dadurch können sie ein sehr nützliches Mittel sein, um Wissen zu vermitteln.

Bevor die erste Bildschirm-Aufnahme für Ihre Kunden, Kollegen, Follower – oder sei es für Ihre Oma – gestartet werden kann, muss jedoch eine wichtige Entscheidung getroffen werden – die große Frage: Mit welchem Tool?

Welche Software eignet sich am besten zum Screen Recording?

Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Anbietern und Tools auf dem Markt, von ganz einfachen Aufnahme-Werkzeugen bis zu hochkomplexer Software mit zahlreichen Bearbeitungsoptionen. Von kostenlosem Download über monatliche Lizenzgebühren bis zu einmaliger Erwerb. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige dieser Tools vor:

Übersicht

Ein Überblick der Screencast-Tools

CamStudio

Die Open Source Software CamStudio ist eines der Basic-Tools um den Bildschirm aufzunehmen. Sie bietet eher wenig Zusatzfunktionen, ist aber dafür sehr einfach zu bedienen: Von der Bildschirmaufnahme geht es zu nachträglichen Verbesserungen der Audio-Spur bis zur Ausgabe der Screencasts als AVI- oder SWF-Datei. Mithilfe von Dritt-Tools können diese Dateien in andere Videoformate konvertiert werden. Weitere Features sind ein eigener Videoplayer und das Einfügen von Pfeilen und Textfeldern.

CamStudio ist für Windows kostenlos verfügbar unter http://camstudio.org/.

Free Screen Recorder

Ebenfalls ein kostenloses Tool für Windows-Computer ist der Free Screen Recorder. Dieser erlaubt die Aufnahme von Bildschirmvideos und einzelnen Screenshots. Die Dateien werden als MP4-Video und im BMP-, TIF-, PDF-, JPG- oder PNG-Format ausgegeben. Beim Aufnehmen kann der Bildschirmausschnitt frei gewählt und Ton und Mauszeigeraktivitäten aufgezeichnet werden.

Mehr Informationen unter: https://www.dvdvideosoft.com/products/dvd/Free-Screen-Video-Recorder.htm.

OBS Studio

OBS Studio ist eine bereits sehr weit entwickelte, kostenlose Open-Source Software. Das Tool eignet sich gut für die Videoaufnahme mit Ton und das Streaming von Videos.

OBS Studio erlaubt zahlreiche Aufnahmemöglichkeiten: Unter anderem das Umschalten zwischen verschiedene Szenen und/oder verschiedenen Videoquellen, Einstellung der Bildschirmauflösung oder Bild-im-Bild-Aufnahmen. Im Nachhinein können Sie die Videos schneiden und mit Video-Effekten und Filtern verschönern. Der Download enthält zudem ein Audio-Mixer. Dieser regelt die Rauschunterdrückung und die Verstärkung des Tons.
Durch das Open-Source-Format entwickelt OBS Studio sich stetig weiter und wird bereits ausgiebig für Anleitungen und Tutorials, oder auch Let’s play-Videos genutzt.

Download für Windows, Mac und Linux unter https://obsproject.com/.

(Mac) Quicktime Player

Mac-User haben es meist bereits installiert, der Quicktime Player ist nicht nur ein Mediaplayer zum Abspielen von Videos, sondern ermöglicht gleichzeitig die Aufnahme des Bildschirms. Nutzer können dabei den Bildausschnitt und Audioquellen wählen. Dazu besteht die Möglichkeit Mausklicks zu visualisieren. In Quicktime selber ist keine Nachbearbeitung der Videos möglich. Dazu benötigen Sie ein Extratool, wie beispielsweise iMovie.

Falls noch nicht installiert, ist der Download kostenlos. Mehr Infos finden Sie unter https://support.apple.com/quicktime.

Screencast-O-Matic

Ein weitverbreitetes Tool für Videoaufnahme, -bearbeitung und -verbreitung: Der Hersteller von Screen-O-Matic wirbt mit mehr als 9 Millionen Usern und bereits mehr als 55 Millionen erstellten Videos. Das Tool wendet sich gezielt an Bildungseinrichtungen, Unternehmen und Entwickler. Es ermöglicht eine einfache Bildschirmaufnahme und die Option, diese mit Webcam- und Audioaufnahmen zu ergänzen.

Im nächsten Schritt folgen zahlreiche Bearbeitungsoptionen: Animationen, Zoomfunktionen, Hervorheben von Details, Musik, Farbänderungen, Beschreibungen, Übergänge, Maus anzeigen oder verstecken und der Import von Bildern oder Videos aus verschiedenen Devices.

Anschließend bietet die Software die Option, fertige Screencasts über Youtube, Screen-O-Matic oder per Link zu teilen. Die Videos können in Programmen wie Moodle, Canvas oder in das firmeneigenen Intranet integriert werden.

Die Software ist kostenlos mit dem Screen-O-Matic-Wasserzeichen und einer Aufnahmelänge bis zu 15 Minuten. Im Erwerb zahlen Sie für eine Einzellizenz ab 1,5 $ pro Monat. Mehr unter https://screencast-o-matic.com/home.

(Mac) Screenium

Ein Screencast-Tool für Mac-User: Auch Screenium bietet zahlreiche Funktionen beim Aufnehmen und Bearbeiten der Bildschirmaufnahmen. So kann der Schreibtisch-Hintergrund ausgeblendet oder während des Screencasts ein zweites Video mit Kamera aufgenommen und eingebunden werden – so entstehen Video-in-Video-Screencasts z.B. mit der Webcam.
Screenium bietet Werkzeuge zum Schneiden, Markieren und Hervorheben von Details. Fertige Videos können exportiert oder direkt auf YouTube, Vimeo, Facebook und Flickr veröffentlicht werden. Alternativ erlaubt Screenium den Versand via Nachrichten-App auf dem Mac oder per Mail.

Screenium kostet 59,99 Euro im Appstore. Eine Demo-Version mit allen Funktionen bis auf den Export ist verfügbar unter https://www.syniumsoftware.com/de/screenium.

(Mac) iSpring Cam (Pro)

iSpring Cam ist ebenfalls ein Mac-Werkzeug um Screencasts zu erstellen oder alternativ PowerPoint-Slideshows in Videos umzuwandeln. Das Programm gibt es in der Basic Version kostenlos und in der Pro-Version für 197 $ pro Lizenz bei einer unbegrenzten Nutzungsdauer. Mit der kostenlosen Version können Bildschirmaufnahmen ohne Zeitlimit aufgenommen werden. Anders als in der Pro-Version ist damit allerdings keine Webcam-Nutzung, Tonaufnahme oder der Einsatz von Texten möglich.

Auch die Pro-Version kann vor dem Erwerb kostenlos getestet werden. Mehr Infos unter: https://www.ispringsolutions.com/ispring-free-cam.

Adobe Captivate

Die Software aus dem Hause Adobe setzt den Fokus auf den Bereich E-Learning. Captivate ist wohl eine der umfangreichsten Screencast-Tools und hilft bei der Erstellung von E-Learnings, Software-Demos oder Screen Recordings.

Die Software bietet eine große Bandbreite an Bearbeitungsoptionen mit verschiedenen Templates, Designfunktionen und Beschriftungsmöglichkeiten. Zudem bietet Captivate einen weiteren besonderen Vorteil: Es erlaubt die responsive Aufbereitung der Dateien. Videos passen sich an mobile Formate an und können außerdem mit Zusatzfeatures wie GPS-Erkennung, interaktiven Elementen oder einer Quiz-Option ergänzt werden.
Das Tool ist neben Windows-Computern und auf dem Mac auch auf dem Ipad nutzbar und kann auch ältere Inhalte in mobile Formate umwandeln.
Im letzten Schritt bietet Captivate verschiedenste Ausgabeformate der fertigen Screencasts zur Weiterverarbeitung, Nutzung und Verbreitung an.

Captivate lohnt sich vor allem für umfangreiches E-Learning und kostet 40,45 € im Monat. Mehr unter https://www.adobe.com/de/products/captivate.html.

Camtasia

Techsmith, die Macher von Camtasia, sind wohl einer der größten Anbieter auf dem Screencast-Markt. Camtasia eignet sich gut für professionelle Demo-Videos und Tutorials. Das Tool hat eine hohe Leistung und umfasst weit mehr Funktionen als die einfache Bildschirmaufzeichnung.

Nach der Bildschirmaufnahme bietet Camtasia umfangreiche Bearbeitung an: zahlreiche Optionen wie visuelle Kommentare, Hervorhebungen oder Untertitel. Im eigenen Schnittprogramm werden Effekte und Übergänge, sowie nach Wunsch Bild, Audio- und Videodateien hinzugefügt. Zusätzlich ist die Aufzeichnung von Mikro und Webcam möglich, bevor die fertigen Videos in verschiedenen Formaten und Dateigrößen exportiert werden können.

Camtasia kostet beim einmaligen Erwerb 261,05 € für Mac oder Windows. Sehr praktisch ist die kostenlose Testversion der Software, bei der man Camtasia 30 Tage lang ausgiebig testen kann. Erhältlich unter https://www.techsmith.de/.

Bonus: Loom

Loom ist ein junges Unternehmen, deren Tool das Aufnehmen und Teilen von Bildschirmvideos sehr einfach macht. Es ist sehr intuitiv und eignet sich sowohl für das Aufzeichnen schneller Video-Nachrichten an die Kollegen als auch Demo-Videos, Onboardings und allen anderen möglichen Arten von Screensharing. Die Installation erfolgt in Google Chrome über eine Extension, eine Desktop-Variante ist geplant.

Die Bearbeitungsfunktionen sind dabei nicht so ausgereift (man kann das Video trimmen), dafür funktioniert die Aufnahme sehr schnell und es wird automatisch auch hochgeladen, was das Teilen der Inhalte sehr einfach macht und einen großen Faktor Spaß reinbringt.

Loom ist komplett kostenlos. Auf https://www.useloom.com/ lässt sich die Extension schnell installieren.

Bonus 2: Powerpoint

Dieser Tipp hat uns von einem Flowshare-Nutzer erreicht: Ganz einfach, lässt sich auch Powerpoint zur Bildschirmaufnahme nutzen. Unter dem Menüpunkt „Einfügen“ wählen Sie dazu die Option „Bildschirmaufnahme“. Damit erlaubt Powerpoint die Auswahl von verschiedenen Bildschirmausschnitten, sowie die Aufnahme von Stimme und Mauszeiger. Zwar muss man sich kurz an die Steuerung des Tools über verschiedene Tastenkombinationen gewöhnen, kann danach aber schnell und einfach Screenrecords erstellen.

Das Bildschirmvideo wird anschließend automatisch in die Powerpoint-Präsentation eingebettet, kann aber auch seperat gespeichert werden. Mehr Informtionen finden Sie dazu auch beim Office-Support.

Die ausgewählten Screencast-Tools sind nur einige aus einer riesigen Fülle an verschiedenen Software-Lösungen auf dem Markt. Letztendlich ähneln sich viele der Programme und unterscheiden sich nur in einzelnen Funktionen oder ungleich einfacher Bedienung.

Für den gelegentlichen Gebrauch eignen sich meist schon kostenlose Lösungen, dafür bieten die kostspieligen Alternativen zahlreiche Zusatzfeatures und bequeme All-in-One-Lösungen für den professionellen Gebrauch.

Gleichzeitig entwickelt sich der Markt täglich weiter. Einige Tools erreichen durch Updates starke Qualitätssteigerungen, andere werden nicht mehr weiterentwickelt und veralten mit der Zeit. Schreiben Sie uns gerne in die Kommentare, welches Screencast-Tool Sie benutzen und welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben!

Screencast: Warum Sie Ihren Bildschirm aufnehmen sollten und wie das funktioniert

Kamera
Wenn Texte und mündliche Erklärungen scheitern: Bildschirmaufnahmen vermitteln nachhaltig Wissen und erzeugen Verständnis. Hier erfahren Sie, welche Schritte Sie beim Screencasten durchführen sollten.

Manchmal hilft einfach alles nichts.

Stellen Sie sich vor, es gibt ein Problem, beispielsweise mit der Benutzung einer Software. Dann geht es los: eine E-Mail nach der nächsten, vom Hilfesuchenden zum IT-Support – und zurück. Die Kommunikation geht hin und her wie ein Ping-Pong Ball, aber zur Lösung kommt es nicht, oder erst sehr spät. In den E-Mails stehen wirre Erklärungen, was geklickt wurde und was geklickt werden sollte. Texte, die umschreiben sollen, wie die Software benutzt wird, aber wenig praktische und schnelle Hilfe.

Oder ein anderes Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter kommt ins Unternehmen. Er bekommt 30 Seiten ausgedruckten Fließtext in die Hand gedrückt. Diese sind eine Zusammenfassung der firmeneigenen Software. Zwei Stunden später sitzt der neue Kollege umgeben von einem Haufen Papier vor seinem Computer – und weiß trotzdem noch nicht viel weiter.

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Manchmal hilft das alles nichts.

In diesen Situationen sagt ein Video manchmal mehr als 1000 Worte – oder 100 E-Mails. Das sind Situationen, in denen sogenannte Screencasts zum Einsatz kommen. Als Screencast, oder auch Screen Recording oder Bildschirmaufnahme, bezeichnet man die Videoaufzeichnung des Bildschirms. Technisch gesehen sind diese Aufzeichnungen nichts anderes als eine Folge von sehr vielen Screenshots hintereinander. Die Bildschirmaufzeichnung wird anschließend häufig mit einer Audiospur mit weiteren Erklärungen ergänzt und teilweise auch durch Web-Kamera Aufnahmen erweitert.

Eine Übertragung des Bildschirms ist zudem auch in Echtzeit möglich. In diesem Fall spricht man von Screen-Sharing.

Wie genau funktioniert das?

Es gibt auf dem Markt zahlreiche Anbieter von Screencast-Software. Darin werden zunächst Kennzahlen und Eigenschaften wie Bildausschnitt, Video- und Audiodatenkompression festgelegt. Dann kann der oder die Anwender(in) die Aufnahme starten und aus der Folge von Einzelbildern entsteht der Videodatenstrom. Nach Abschluss der Aufnahme besteht je nach Software mehr oder weniger umfangreich die Möglichkeit das Video zu bearbeiten: beispielsweise durch Schneiden und Nachvertonen oder das Einfügen zusätzlicher Elemente. Ebenfalls abhängig von der Software lässt sich der fertige Screencast schließlich exportieren und in Portalen wie Youtube teilen, per Mail oder per Link versenden und speichern.

Die Anwendungsfelder von Screenrecordings sind zahlreich: Bildschirmaufnahmen werden unter anderem für Webinare, E-Learning, Anleitungen und Tutorials oder auch Let’s Play Videos eingesetzt. Damit ist auch die Zielgruppe breit und reicht von Kunden, Kollegen und Followern bis zu Freunden und Familienmitgliedern.

Zielgruppe

Was bringt das?

Screencasts haben den offensichtlichen Vorteil, dass sie abstrakte Prozesse am Computer ganz einfach abbilden. Statt langwieriger Erklärungen und Beschreibungen bieten Sie eine visuelle Darbietung von exakt den Prozessen, die zu tun sind.

Gerade komplexe Sachverhalte und Abläufe können mit Screencasts sehr bequem und schnell abgebildet werden. Diese visuelle Unterstützung ist häufig leichter nachzuvollziehen und kann zu verbessertem Verständnis führen. Studien belegen: Screencasts können ein effizientes Tool für verbessertes Lernen sein. Sie bieten eine einfache Möglichkeit zur Dokumentation, der Erstellung von Demos und zum Teilen von Wissen auch über örtliche und zeitliche Grenzen hinweg. Dazu kommt, dass die Nachfrage groß ist: Kunden fragen teilweise gezielt nach Videos als Ersatz für schriftliche Erklärungen. Nicht umsonst ist YouTube, nach Google, die zweitgrößte Suchmaschine der Welt – Bewegtbilder sind gefragter denn je.

Trotzdem haben Screencasts auch ihre Nachteile. Ihre Produktion ist aufwendig und erfordert etwas Erfahrung sowie eine klare Planung. Ist ein Screencast erst mal erstellt, lässt er sich bei Softwareupdates nicht so leicht aktualisieren wie beispielsweise eine Schritt-für-Schritt-Anleitung: Häufig muss das Video dann noch einmal von vorne aufgenommen werden.

Auch für die Nutzer haben Bildschirmvideos ihre Schwächen. Gerade bei komplexen Themen sind die Screencasts häufig sehr lang und kosten die Anwender beim Ansehen viel Zeit: Sie verfolgen den Videomacher schließlich in Echtzeit.

Hin- und her-spulen ist ebenfalls schwierig, weil man nie weiß, welches wichtige Detail womöglich in der nächsten Minute des Videos vorgestellt wird. Screencasts bieten keinen guten Überblick, sondern erfordern meist das Ansehen des gesamten Videos. Für Fragen nach kleinen Details sind Bildschirmaufnahmen nicht das richtige Medium, um Informationen zu transportieren.

Aus diesen Gründen sollten Screencasts als Kommunikationsmedium niemals allein stehen. In Kombination mit einem Helpdesk, Customer-Support und schriftlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen können sie aber ein extrem hilfreiches Medium für Kunden und Kollegen sein, um Informationen weiterzugeben.

In der Praxis…

Ein gutes Beispiel für gelungenen IT-Support ist unser Flowshare-Kunde Scopevisio: Das Bonner IT-Unternehmen leistet umfassende Unterstützung für seine Nutzer.

Die Scopevisio-Mitarbeiter konnten ebenfalls feststellen, dass Screencasts eine große Hilfe sind – aber alleine nicht ausreichen. Deswegen bieten die Software-Spezialisten eine Auswahl an Optionen für ihre Nutzer an. Die perfekte Kombination besteht bei Scopevisio aus Screencasts einerseits und mit Flowshare erstellten Schritt-für-Schritt-Anleitungen andererseits.
Auf diese Weise bietet das Unternehmen für jeden Bedarf das perfekte Angebot. Kunden können individuell entscheiden, welches Format für sie am besten funktioniert und sich damit helfen lassen.

Damit auch Sie Ihren eigenen Screencast erfolgreich erstellen können, haben wir hier noch ein paar Tipps und Tricks. Wenn ein paar grundlegende Dinge von Anfang an beachtet werden, steht Ihrer eigenen erfolgreichen Bildschirmaufzeichnung nichts mehr im Wege:

Checkliste für den erfolgreichen Screencast

1. Bildschirm aufräumen:
Checken Sie Ihren Desktop vor Beginn der Aufnahme und verstecken Sie private Elemente oder Inhalte, die nicht in Ihrem Screencast auftauchen sollen. Ein schlichter Hintergrund kann Professionalität vermitteln und vermeidet Ablenkung vom Videoflow.

2. Klar definiertes Ziel:
Machen Sie sich im Voraus klar, was genau Sie mit dem Video aussagen und welche Inhalte Sie vermitteln wollen. Vermeiden Sie zu viele Ziele auf einmal, sondern bleiben sie kurz, klar und simpel.

3. Abläufe festlegen: Drehbuch
Auch wenn Prozesse eigentlich Routine sind: Wenn die Bildschirmaufnahme läuft, weiß so mancher plötzlich nicht mehr, welche Abfolge genau demonstriert werden sollte.
Deswegen gilt immer: Legen Sie vorher genau fest, welche Klicks Sie in welcher Reihenfolge aufnehmen wollen. Anschließend halten Sie diese Abfolge in einem kleinen Drehbuch für sich fest.

4. Standards definieren
Besonders bei einer Reihe von Screencasts lohnt es sich, sich vorher über Video-Standards Gedanken zu machen. Diese legen die Eckdaten ihrer Aufnahme fest und definieren einen einheitlichen Rahmen. Standards können beispielsweise eine einheitliche Bildschirmauflösung und Videolänge sein, genauso wie wiederkehrende Elemente wie das Startbild, der Name des Verfassers oder Erklär-Boxen mit zusätzlichen Inhalten.

5. Klare Aktionen und ruhige Mausbewegungen
Wenn die Aufnahme läuft, gilt: Verfolgen Sie strukturiert Ihr vorher aufgestelltes Drehbuch. Werden Sie nicht hektisch, sondern machen Sie in Ruhe und gezielt eine Aktion nach der anderen. Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Zuschauer Ihnen später gut folgen können. Bei einem großen Bildschirmausschnitt lohnt es sich häufig den Mauszeiger zusätzlich zu markieren. Auf diese Weise wissen die Betrachter später immer genau, welche Aktion Sie an der jeweiligen Stelle durchgeführt haben.

6. Softwarenutzung
Profitieren Sie von der Technik! Screencast-Tools sind mittlerweile hoch entwickelt. Sogar kostenlose Software bietet teilweise umfangreiche Zusatzfeatures und Bearbeitungsoptionen an. Schauen Sie sich deswegen verschiedene Anbieter an und wählen die optimale Screencast-Software für Ihren individuellen Bedarf aus. Kriterien, die hierbei eine Rolle spielen, sind beispielsweise:

  • Kompatibilität mit dem eigenen Betriebssystem
  • Exportformate
  • Aufnahmelänge
  • Bearbeitungsfunktionen
  • Vertonungsoptionen
  • Anpassung an mobile Geräte
  • Preis

Soweit so gut – damit sollten Sie gewappnet sein für Ihren eigenen Screencast – jedenfalls fast. Auf dem Markt gibt es eine ganze Fülle an verschiedenen Anbietern für Screencast-Tools und da liegt die letzte Hürde: Welche Software sollten Sie nun für Ihren eigenen Screencast nutzen? Die Entscheidung mag bei der großen Auswahl sehr schwerfallen. Um Ihnen deswegen eine kleine Hilfestellung zu geben, machen wir an dieser Stelle noch nicht Schluss. In unserem nächsten Blogbeitrag unterstützen wir Sie bei der Entscheidung und geben Ihnen eine Übersicht der verschiedenen Software-Lösungen: Welche Anbieter gibt es auf dem Markt? Und worin unterscheiden sich die verschiedenen Tools?

Bleiben Sie also gespannt – und natürlich im Flow!

Erfolgreiches Onboarding: Mitarbeiter produktiv einführen

Wie Sie Mitarbeiter so in Ihr Unternehmen einführen, dass sie nie wieder gehen wollen

An Bord gehen und sich in neue (Unternehmens-)Gewässer vorwagen: Jeder, der mal das Abenteuer in ein neues Unternehmen gewagt hat, kennt das – als neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen muss man sich erst einmal einfinden. Es braucht Zeit, um Abläufe des neuen Betriebs kennenzulernen und sich in bestehende Prozesse und IT-Systeme einzuarbeiten.
Die Einstellung von neuen Arbeitskräften und anschließende Integration in ein Unternehmen wird Onboarding genannt – und wie beim Boarden auf ein Schiff, Flugzeug oder in die Rakete zum Mars braucht es dabei geordnete Prozesse und klare Strategien.

Was macht Onboarding so unersetzlich?

In Unternehmen finden 20 Prozent der Abgänge von Mitarbeitern bereits in den ersten 45 Tagen im Job statt. Gerade die viel beschriebene Generation Y mit den Jahrgängen 1980 bis 2000 ist eher bereit, ihren Job erneut zu wechseln, als Unzufriedenheit und Unwohlsein am neuen Arbeitsplatz zu akzeptieren.

Das macht Mitarbeitereinführung zu einem so existenziellen Part der Unternehmenskultur: Die ersten Tage im Unternehmen, der erste Eindruck auf neue Mitarbeiter sind entscheidend für eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit. Das zeigt sich auch in Zahlen. Mitarbeiter, die ein strukturiertes Onboarding durchlaufen, bleiben zu 69 Prozent wahrscheinlicher drei Jahre oder länger im Unternehmen. Gleichzeitig erhöht Onboarding die Leistung, Engagement und Bindung der Angestellten zum Unternehmen. Es ist die Chance, neue Kollegen direkt einzubinden und sie zu einem Teil des Teams zu machen. Ihnen ein Gefühl des Gebraucht-werdens und gleichzeitig alle notwendigen Informationen und Zugänge an die Hand zu geben. Auf diese Weise können Sie sich schnell, aber ohne Druck, einarbeiten. Funktionierendes Onboarding erhöht die Effizienz in Ihrem Unternehmen und stärkt die Mitarbeitermotivation.

Der Prozess beginnt allerdings schon vor dem ersten Arbeitstag und endet nicht nach den ersten drei Tagen: Ein erfolgreiches Einarbeitungs-Programm sollte Mitarbeiter ungefähr ihr erstes halbes Jahr im Unternehmen oder länger begleiten. Aber wie kann so ein Prozess erfolgreich funktionieren?

So machen Sie Ihr Onboarding erfolgreich

Mit Ihrer Mitarbeitereinführung können Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legen. Dazu sollten Sie allerdings ein paar wichtige Tipps und Tricks beachten:

  • Prozesse strukturieren
  • Wertschätzung zeigen
  • Ins Team eingliedern
  • Zugänge und Informationen geben
  • IT: schriftliche Ressourcen vorhanden haben
  • Zeitgleich Tools nutzen 
  • Nicht fallen lassen 
1. Prozesse strukturieren

Zunächst einmal müssen Sie sich über die Bedeutung und die Aufgaben Ihres Onboardings bewusst werden: Was kann und muss Ihr Integrationsprozess leisten? Welche Informationen müssen zu welchem Zeitpunkt weitergegeben werden? Dazu lohnt es sich einen standardisierten Ablauf festzuhalten, der, je nach Position oder Abteilung, Spezialisierungen bereithält.
Das spart Zeit und führt zu einheitlichen Informationen für alle neuen Kollegen. Sie sind vorbereitet und können bereits vorhandene Informationen zur Mitarbeiter-Eingliederung nutzen.
So ein Onboarding-Plan sollte natürlich durch Feedback und Erfahrungen über die Zeit ständig verbessert und ergänzt werden, sodass Sie langfristig Ihr individuelles “Master-Onboarding” entwickeln.

2. Wertschätzung zeigen

Stellen Sie sich Mira vor. Mira hat Ihren ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen und wartet schon bei Ihrer Ankunft eine halbe Stunde am Empfang. Es ist nicht ganz klar, wer sich um Mira kümmern soll. Ein paar Stunden später sitzt sie an ihrem neuen Schreibtisch, aber muss noch auf Ihren Computer warten, der erst in den nächsten Tagen von der Haustechnik angeschlossen werden soll. Mira fühlt sich nutzlos und alleingelassen.
Das ist der Mustertyp, wie Sie Ihr Onboarding NICHT durchführen sollten. Gerade in den ersten Tagen ist es existenziell, dass Sie da sind. Dass Sie bereit sind, wenn neue Mitarbeiter ankommen und dass Sie deutlich machen, dass es eben kein ganz normaler Arbeitstag ist. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung dafür, dass der neue Kollege da ist und heißen Sie ihn offiziell willkommen. Schon kleine Aufmerksamkeiten können den Neuen ein großes Lächeln ins Gesicht zaubern – so befragt die Marketing-Plattform Mailchimp beispielsweise Ihre neuen Angestellten über Lieblingssnacks und Hobbies und dekoriert den neuen Schreibtisch dementsprechend.

Team
3. Ins Team eingliedern

Wen Sie bei dem Eingliederungsprozess neuer Kollegen nicht vergessen dürfen, sind die, die bereits da sind: das bestehende Team. Informieren Sie Ihre Teammitglieder rechtzeitig über die Neueinstellung und machen Sie die neuen Kollegen am ersten Tag mit dem Team bekannt. Sehr bewährt hat sich ein Buddysystem: 56% der Angestellten wünschen sich in Ihren ersten Tagen im Betrieb einen Mentor an die Seite. Dieser kommt aus dem Team, begleitet den neuen Kollegen in seinen ersten Wochen im Unternehmen und steht mit Rat und Tat zur Seite. Dadurch lernt der neue Mitarbeiter das Unternehmen auf eine persönliche Weise kennen – und ganz nebenbei sind aus Unternehmens-Buddys auch schon mal Freunde fürs Leben geworden…
Für den Gesamt-Zusammenhalt sorgen zudem schon kleine Teambuilding-Maßnahmen, wie ein gemeinsames Mittagessen. Das erleichtert das Einleben und lässt die neuen Kollegen sich in ungezwungener Atmosphäre kennen lernen.

4. Zugänge und Informationen geben

Was beim Onboarding schnell vergessen wird, sind die Zugänge zu den digitalen Unternehmensstrukturen. In einer immer komplexeren, digitalen Welt werden neue Mitarbeiter in Unternehmen häufig mit einem komplizierten Netz aus verschiedenen Software-Systemen und digitalen Tools konfrontiert.
Es ist nervig und ermüdend, wenn neue Kollegen nicht direkt Zugänge zu den Systemen bekommen. Dann können sie häufig über Tage und Wochen ihre Aufgaben nicht richtig kennenlernen oder geschweige denn ausführen.
Hier muss sich rechtzeitig und umfassend darum gekümmert werden, dass neue Mitarbeiter Login-Daten für die Unternehmenssysteme erhalten. Auch das signalisiert, dass die neuen Kollegen dazu gehören und nicht auf ständige Fragen angewiesen sind, sondern sich aktiv beteiligen können.
Gleichzeitig dürfen die neuen Mitarbeiter auch nicht überfordert werden: Zu viele Systeme auf einmal verwirren. Stattdessen sollten die neuen Kollegen Schritt-für-Schritt-Zugänge erhalten, angefangen bei den am häufigsten genutzten und über die ersten Tage dann zu allen Unternehmens-Tools. Damit die neuen Kollegen nicht den Überblick verlieren, helfen Übersichten. Auf denen fassen Sie nochmal geordnet zusammen, welche Software zu welchem Zweck genutzt wird.

Nutzer-Anleitungen
5. IT: schriftliche Ressourcen vorhanden haben

Neben den Login-Daten sollten Sie Ihren neuen Kollegen noch weiteres Material zu Verfügung stellen. Und auch hier gilt: Es lohnt sich, wenn es diese Ressourcen bereits gibt und wenn sie nicht erst erstellt werden müssen, sobald die neuen Kollegen da sind. So sparen Sie enorm Zeit und stellen sicher, dass allen Mitarbeitern die gleichen Informationen zu Verfügung stehen.Was für Materialien Sie brauchen?Nehmen wir mal wieder Mira an Ihrem ersten Tag in der neuen Firma. Sagen wir es lief besser: Mira wurde willkommen geheißen und ihr wurden die Prozesse und Systeme des Unternehmens gezeigt. Diese waren allerdings ziemlich komplex und alles ging sehr schnell. Sobald Mira alleine ist, versucht sie sich zu sammeln und nochmal den Prozess durchzugehen, den sie durchführen soll – aber sie kann sich einfach nicht mehr an alle Schritte erinnern…
Hier ist es wahnsinnig hilfreich, wenn Sie Zusammenfassungen von existenziellen Unternehmensprozessen haben. Kurze Beschreibungen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen neuen Mitarbeitern wir Mira immens, wenn diese nochmal nachschauen wollen, wie bestimmte Systemabläufe funktionieren. Diese schriftlichen Dokumente geben den neuen Mitarbeitern ein Stück Selbstbestimmtheit und ermöglichen ihnen sich selbst zu helfen, bevor sie sich jedes mal an ihre neuen Kollegen wenden müssen.Für Informationsaustausch im großem Umfang oder bei starker Mitarbeiterfluktuation lohnt es sich für Unternehmen auch den Aufbau von internen Wissensdatenbanken in Betracht zu ziehen – wie genau das funktioniert lesen Sie hier.

6. Zeitgleich Tools nutzen

Dazu noch ein kleiner Geheimtipp: Mit Tools wie Flowshare können Sie Ihr Onboarding noch effizienter machen. Denn trotz vieler standardisierter Prozesse, gibt es natürlich in jedem Unternehmen und für jede Position einzigartige Abläufe. Diese sind nur für einige wenige Mitarbeiter im Unternehmen relevant oder verändern sich ständig – dementsprechend haben Sie für diese Prozesse keine fertigen Anleitungen vorbereitet.
Trotzdem müssen auch diese Abläufe bei Neueinstellungen nachhaltig weitergegeben werden – bestenfalls schriftlich. Dafür downloaden Sie einfach Flowshare oder ein anderes Prozess-Aufzeichnungstool. Das erlaubt Ihnen, Ihrem neuen Kollegen den relevanten Prozess einmalig auf dem Computer zu zeigen. Wenn Sie vor Beginn des Ablaufs “Start” von Flowshare und bei Ende “Stop” gedrückt haben, hat die Dokumentations-Software dann ganz automatisch jeden Ihrer Schritte und Klicks auf dem Computer aufgezeichnet. Diese Aufzeichnungen lassen Sie sich in gewünschter Dokumentenform, ob Word, Powerpoint, HTML oder PDF exportieren und können Ihrem Kollegen entweder digital oder ausgedruckt in die Hand gedrückt werden.
Auf diese Weise müssen Sie Prozesse einmalig erklären und haben im gleichen Augenblick eine schriftliche Version Ihrer Ausführungen für Ihren Kollegen bereit.

7. Nicht fallen lassen

Das Onboarding endet nicht nach den ersten Tagen und der Übergabe von wichtigen Informationen. Stattdessen sollten Sie langfristig die erfolgreiche Integration Ihres neuen Kollegen in das Unternehmen sicherstellen. Legen Sie dazu schon zu Beginn des Arbeitsverhältnisses Ziele und Meilensteine fest. Existenziell ist ein reger Austausch und eine enge Verbindung zum neuen Kollegen. Machen Sie deutlich, an welche Ansprechpersonen sich bei Fragen oder Problemen gewendet werden kann und ermöglichen Sie ehrliches Feedback.
Treffen Sie sich nach der Einstellung in regelmäßigen Abständen mit dem neuen Mitarbeiter und evaluieren Sie gemeinsam die Entwicklung. Damit gewinnen Sie einerseits für eine Rückmeldung für Ihren Onboarding-Prozess und erfahren andererseits rechtzeitig über auftretende Probleme im Arbeitsalltag, sodass diese möglichst aus dem Weg geräumt werden können.

Zusammenfassend:

Das Onboarding von neuen Mitarbeitern ist eines der wichtigsten Prozesse im Unternehmen überhaupt und bestimmt maßgeblich über die Performance der Angestellten. Mit Beachtung unserer sieben Tipps, sollte aber eigentlich nichts mehr schief gehen. Damit auch Sie nicht den Überblick verlieren, hier nochmal eine kleine Checkliste:

Checkliste Onboarding: What to do when?

Checkliste

Vorher: Pre-Boarding
  • Zusendung von Informationen
  • Onboarding-Plan
  • Vorbereitung Arbeitsplatz und -mittel (Pc, Telefon, Schlüssel, Namensschild…)
  • Freischalten von Zugängen (Email-Adresse, Unternehmesserver, Software…)
  • Information des Teams
  • Bestimmung des Buddys
  • Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
  • Zusammenstellung aller wichtigen Materialien
Die heiße Phase: Onboarding

Die erste Woche:

  • Abholung und Willkommen
  • Führung durch das Unternehmen
  • Vorstellung im Team
  • Vorstellung des Buddys
  • Gemeinsames Mittagessen
  • Weitergabe von Information und Kontaktadressen
  • Klärung von Aufgaben und Fragen
  • Weitergabe von Zugängen und Passwörtern
  • Darstellung wichtiger Prozesse (inklusive schriftlicher Dokumente)
  • Live-Aufzeichnung von Abläufen mit Flowshare
Langfristig:
  • Festsetzen von Zielen und Meilensteinen
  • Feedbackgespräche
  • Anonyme Rückmelde-Möglichkeiten
  • Fortbildungen
  • Teambuilding-Maßnahmen
  • Gruppenaufgaben
  • Übernahme von Schlüsselaufgaben

Miraminds fragt nach: “Digitalisierung der Arbeit” – mit Burkhardt Funk

Er ist Professor für Wirtschaftsinformatik und beschäftigt sich mit E-Commerce in Betrieben genauso wie mit der Heilung von psychischen Krankheiten durch Online-Anwendungen. Über Stationen von Kiel über Würzburg bis Stony Brook in den USA und seiner Promotion an der Universität Wuppertal ist er nach Lüneburg gekommen:

Prof. Dr. Burkhardt Funk.

Burkhardt Funk PortraitDer Wissenschaftler lehrt an der Leuphana Universität und war als Gastwissenschaftler an University of Virginia, Charlottesville, und der Stanford University tätig. Neben zahlreichen Publikationen und Vorträgen ist er selbst unternehmerisch aktiv. Funk arbeitete als Berater bei McKinsey & Company und gründete seit 2000 zahlreiche Unternehmen, wie Adference, das GET.ON Institut oder die GFEH.

Im Rahmen unserer Interviewreihe “Digitalisierung der Arbeit” haben wir mit Burkhardt Funk über Veränderungen der Arbeitswelt gesprochen – mit all Ihren Möglichkeiten und Herausforderungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Er verrät uns seine Tipps um digital mitzuhalten, welche IT-Trends uns noch lange beschäftigen werden und welche Rolle Daten sowie die EU-DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) dabei spielen. Und auch Funk kennt das: Softwaredokumentation sei ein “ungeliebtes Kind”… Ob Flowshare da vielleicht etwas dran drehen kann?

 

Lieber Herr Funk, stellen Sie sich und Ihren Arbeitsbereich doch mal vor.

Funk: Ich habe an der Leuphana Universität eine Professur für Wirtschaftsinformatik und die Themen, mit denen ich mich im Wesentlichen beschäftige sind datengetriebene Entscheidungsmodelle – sprich auf Basis von Nutzerverhalten, Vorhersagen für zukünftiges Verhalten abzuleiten. Das machen wir in zwei Kontexten:

Einerseits seit 20 Jahren im Bereich E-Commerce und Online-Werbung, wo wir aufgrund von historischen Daten Vorhersagen machen, wann, ob und was ein User kaufen wird und wie man das beeinflussen kann.

Vor zehn Jahren habe ich begonnen die Methoden, die wir im E-Commerce entwickelt haben, auch auf den Bereich der psychischen Gesundheit anzuwenden. Dabei geht es um die Prävention und Versorgung von Menschen mit psychischen Erkrankungen mithilfe von Online-Anwendungen. Auf Basis von Verhaltensdaten versuchen wir vorherzusagen, wie sich individuelle Symptome entwickeln und wie sich diese positiv beeinflussen können.

Zurzeit arbeite ich mit Kollegen aus Israel und den USA an einem Artikel über eine Anwendung zum Thema Essstörung. Hierbei untersuchen wir den Einsatz von Text Mining Verfahren für die Analyse von Nutzernachrichten.

E-mental-health

 

Gleichzeitig sind Sie auch selbst unternehmerisch aktiv, in was für Firmen engagieren Sie sich?

F: Richtig, in meinen Forschungsthemen bin ich auch unternehmerisch aktiv und habe verschiedene Unternehmen gegründet, eins davon ist Adference: Da unterstützen wir Unternehmen bei der Optimierung ihrer Online-Marketingmaßnahmen mit Hilfe datengetriebener Modelle.

Get.On ist ein anderes, das aus der Uni heraus entstanden ist. Auch hier sind Forschungsprojekte Ausgangspunkt gewesen: Bei Get.On entwickeln wir internetbasierte Gesundheits-Interventionen für psychisch Erkrankte.

Insofern setzen wir die in der Wissenschaft entwickelten Modelle auch praktisch ein.

 

Wie schaffen es kleine und mittelständische Unternehmen mit der digitalen Entwicklung Schritt zu halten und alle Mitarbeiter erfolgreich mitzunehmen?

F: Ich habe da natürlich eine sehr spezifische Sicht, weil die Unternehmen, mit denen ich arbeite, sehr jung und Technologie-affin sind. Beispielsweise ist es bei Adference keine Frage, ob Mitarbeiter mit der digitalen Transformation mithalten oder nicht – sie gestalten die digitale Transformation.

Gleichzeitig kann ich aus meiner Beratungs- und Beiratstätigkeit berichten: Gerade in etablierten Unternehmen ist es häufig so, dass Mitarbeiter eher wenig mit der digitalen Transformation zu tun haben. Die Digitalisierung in solche Unternehmen reinzubringen, ist meiner Erfahrung nach schwierig und funktioniert letztendlich über zwei Wege:

Erstens, das Top-Management macht eventuell mit externer Expertise immer wieder deutlich, wie zentral dieses Thema für das Unternehmen ist: Welche Teile der Wertschöpfung sind bedroht und welche Chancen sich ergeben.

Zweitens geht es darum, dafür zu sorgen, dass ausreichend junge Talente in einem Unternehmen aktiv sind – digital natives. Genau das ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor junger Wachstumsunternehmen und kann man auch in größeren, mittelständischen Unternehmen abbilden: Junge Leute an den Start bringen, für die sich das Thema Digitalisierung gar nicht als etwas Neues stellt, sondern gegeben ist.

 

Wenn man mal an Tools und Systeme denkt: Was für Systeme brauchen Firmen um ihre Aktivitäten zu unterstützen und IT erfolgreich zu integrieren?

F: Ich glaube, das kommt auf die Ausrichtung des Unternehmens drauf an. Bei B2C-Unternehmen, wo sich alles um den Endkunden dreht, ist ein geeignetes CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) und saubere Abläufe rund um das CRM-Thema von zentraler Bedeutung. Hier ist wichtig von Beginn an eine vernünftige Softwareauswahl für das Customer-Relationship-Management zu treffen.

Einen weiteren Aspekt habe ich in verschiedenen Beratungsprojekten mit kleinen und mittelständischen Unternehmen immer wieder festgestellt: Sie fangen an betriebswirtschaftliche Standardfunktionen selbst zu implementieren.
Das heißt: Unternehmen nutzen bestimmte Programme, beispielsweise für die Finanzbuchhaltung. Wenn dann der Geschäftsbetrieb ausgebaut wird, kommt es immer wieder vor, dass IT-Eigenentwicklungen begonnen werden – diesen Schritt gilt es genau zu prüfen.

 

Also würden Sie empfehlen in solchen Situationen lieber auf andere Softwarelösungen umzusteigen als selbst Lösungen zu entwickeln?

F: Unternehmen sollten sich das Thema bewusst machen und Standardfunktionen wenn möglich auch durch Standardsoftware abdecken. Sie sollten das Thema aktiv managen und keine Eigenlösungen bauen. Das halte ich für kleine Unternehmen für ein ganz zentrales Thema, zumindest, wenn die IT nicht das Kernprodukt selbst ist. Ich würde dann immer versuchen auf bestehende Software aufzubauen.

 

Wo sehen Sie die wichtigsten IT-Trends der Zukunft?

F: 1. Cloud-Computing, halte ich für einen Trend, der nicht mehr weggehen wird. Wir sehen immer weniger Unternehmen, die ihre eigene IT Infrastruktur betreiben und sich stattdessen immer mehr auf Cloud-Dienstleistungen konzentrieren. Das wird auch weiterhin stark dominieren.

2. Das zweite ganz, ganz große Thema sind datengetriebene Entscheidungen, Predictive Analytics, Business Intelligence: also die Frage, wie ein Unternehmen Daten klug nutzen kann. Das ist ein Thema das nicht nur für die Großen wie Google oder Amazon relevant ist, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs). Auch die sollten sich immer fragen: Welche Daten sammeln wir aktuell, welche Daten könnten wir sammeln und welchen Mehrwert könnten wir daraus für unsere Kunden schaffen bzw. wie an Effizienz gewinnen?

3. Außerdem sehe ich, dass es in letzten Jahren immer schwieriger geworden ist, gute Softwareentwickler zu bekommen: in dem Bereich haben wir viel zu wenig Ressourcen. In Hamburg oder Berlin bekommen Sie heute eventuell noch Softwareentwickler, wenn Sie die richtigen Konditionen anbieten. In Locations, die nicht ganz so “hip” sind, ist es heute manchmal nicht mehr eine Frage des Geldes. Das wird sich meiner Meinung nach noch verschärfen. Ob Software-Entwicklung oder Data Engineering – IT-nahe Kompetenz zu entwickeln, ist für Mitarbeiter eine absolut sichere Bank für die nächsten Jahre.

Cloud

 

Sie beschäftigen sich in Ihrer Forschung auch mit Online-Marketing: Welche Rolle spielt das Tracken und Auswerten von Website-Daten, auch für KMUs?

F: Diese Daten spielen mittlerweile für viele Unternehmen eine große Rolle. Durch Datenauswertungen kommen sie zu besseren Prognosen über die zu erwartende Entwicklung und damit auch zu einer besseren Planung.

Aus meiner Sicht profitieren Unternehmen extrem, wenn sie eine Person oder Gruppe haben, die mit offenen Augen durch das Unternehmen gehen und sich anschauen, welche Daten vorhanden sind und wie diese genutzt werden können. Das ist etwas, was wir auch in Workshops mit Unternehmern machen: welche Datenquellen existieren und wie können diese genutzt werden, bessere Entscheidungen zu treffen.

 

Sie beraten ja auch selber kleine und mittelständische Unternehmen: Wie können KMUs effiziente Datennutzung auch bei sich erreichen?

F: Aus meiner Sicht braucht man zumindest eine verantwortliche Person, der dieser Hut aufgesetzt wird und die das Unternehmen dahingehend mit offenen Augen betrachtet. Manchmal kann das in KMUs zu Beginn auch ein pfiffiger Student oder eine pfiffige Studentin sein. Wichtig ist zu analysieren, wie Daten Entscheidungen beeinflussen können – deskriptive Statistiken, zum Beispiel in Form von KPIs (Key Performance Indikatoren, Leistungsindikatoren) sind dabei nur der erste Schritt. Spannend wird es im nächsten Schritt, wenn der Einstieg in Themen wir Predictive Analytics gelingt.

 

Was machen die, die mit ganz anderen Dingen beschäftigt sind und keine Zeit für Themen wie “Datenanalyse” haben?

F: Selbst wenn ein Unternehmen einen Bereich zur Datenanalyse hat, sind diese häufig durch regelmäßige Reporting-Aufgaben überlastet. Es müssen deshalb bewusst Freiräume und Kapazitäten für Analysen geschaffen werden – dies ist meines Erachtens der Schlüssel um langfristig innovativ und erfolgreich zu bleiben.

 

Welche Rolle spielt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)?

F: Die DSGVO verändert de jure in Deutschland gar nicht so viel, vereinheitlicht aber auf europäischer Ebene die rechtlichen Rahmenbedingungen und schafft sicherlich ein erhöhtes Bewusstsein für Datenschutzbelange. Das mag für manche Unternehmen den Umgang mit Daten erschweren.

 

Abschlussfrage: Haben Sie Erfahrungen mit Software-Dokumentation?

F: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Softwaredokumentation häufig ein ungeliebtes Kind ist. Vielleicht ist das in Startups und jungen Unternehmen noch viel ausgeprägter als in etablierten Unternehmen. Ich glaube, dass Dokumentation aber ein sehr wichtiges Thema ist, um Systeme nachzuvollziehen … und dies ist auch für Startups von zentraler Bedeutung, wenn einmal an den Exit gedacht wird. Prozesse sollten von Beginn an vernünftig dokumentiert sein, damit Dokumentationen nicht erst in diesem Fall erarbeitet werden müssen.

 

Wir danken Ihnen für das Gespräch!