Was kann die E-Learning Software Enable Now von SAP und welche E-Learning-Software ist die Richtige für Sie?

Eine Orientierungshilfe:

 

Vielleicht stehen Sie selber gerade vor der Entscheidung: Sie beschäftigen sich ganz konkret mit dem Thema Dokumentation oder Wissensmanagement und fragen sich: Was tun? Sollten Sie sich SAPs Softwarelösung Enable Now für “alle Aspekte des corporate learnings” im Unternehmen anschaffen? Oder gibt es Alternativen, die vielleicht besser zu Ihnen passen?

Keine Sorge, Sie sind nicht allein. In den letzten Monaten haben sich bereits mehrere Unternehmen an uns gewendet mit der Frage:

Enable Now oder FlowShare – was passt besser zu uns?

Mit diesem Artikel geben wir Ihnen eine Orientierungshilfe und helfen Ihnen, Ihrer Lösung ein Stück näher zu kommen. Im ersten Schritt ist es wesentlich, dass Sie sich ein paar grundsätzliche Fragen beantworten:

Grundsätzliche Fragen

  • Planen Sie im Unternehmen zentral (Power User) oder dezentral (User-generated content) Inhalte zu schaffen oder zu dokumentieren?
  • In welchem Umfang möchten Sie Inhalte generieren und welche Ressourcen haben Sie dafür?
  • Haben die Ersteller der Inhalte Erfahrung im Dokumentieren bzw. sind Sie bereit, Schlüsselpersonen ausreichend zu schulen?

Wenn Sie zentral und von geschulten Experten umfangreiches Wissensmanagement für das eigene Unternehmen betreiben wollen und Sie zudem umfassende Ressourcen für das Pflegen dieses Wissensmanagement haben, ist Enable Now eine mögliche Lösung für Sie.

Wenn Sie einfach und schnell, dezentral und ohne Schulungsaufwand Inhalte generieren möchten, die Ihnen am Ende auch gehören, ist FlowShare vielleicht die Lösung für Sie.

Es gibt jedoch Fälle, da ist die Entscheidung nicht ganz so einfach: Zum Beispiel, wenn Sie erstmal in das Thema reinkommen wollen oder eher in kleinem Umfang Inhalte erstellen wollen. Oder wenn noch nicht ganz klar ist, wer in Zukunft bei Ihnen Lerninhalte erstellen soll und wer die Zielgruppe ist. Für diesen Fall haben wir Ihnen einen Überblick erstellt und die jeweiligen Stärken von Enable Now und FlowShare ausgearbeitet.

Eine Übersicht

Enable Now

FlowShare

Einarbeitungszeit

Schulung notwendig (3-10 Tage Einarbeitung, je nach Vorerfahrung)

Keine Schulung erforderlich, Innerhalb von wenigen Minuten einsatzbereit

Verfügbarkeit

Cloud oder On-Premise

On-Premise

Sprachen

Über 40 Sprachen, Sprachen- und Screen-Übersetzung

Deutsch, Englisch, Französisch (weitere Sprachen möglich)

Ausgabeformate

Videos, Simulationen, Prozessdokumentationen, E-Learning-Kurse, Tests, Solution-Manager Content, kontextsensitive Anleitungen, E-Learnings, Schulungshandbücher

Bearbeitbare Flow-Datei, PDF, Word, PNG, Powerpoint, HTML, kontextsensitive Anleitungen im Beta-Test (“guided Tour”)

Vertrieb bzw. Weitergabe der erstellten Unterlagen an Nutzer außerhalb der Organisation erlaubt?

Nein

Ja

Kosten

Variable Kosten in großem Umfang

Ab 21€ pro Monat pro Arbeitsplatz, modular einsetzbar

Weitere Bearbeitung möglich?

Ja, umfassend, Verknüpfung mit externen Programmen möglich

Ja, eingeschränkt, in der Software sowie die fertige Dokumentation in Office

Anpassung an Corporate Identity?

Ja, umfassend

Farben, Logo, Upload von eigener PowerPoint Vorlage

Plattform zum Ablegen der Lerninhalte?

Ja

Nein

Software-Kompatibilität

32-Bit optimal, bei 64-Bit Mehraufwand

32-Bit und 64-Bit

Kostenloser Test?

Nein

Ja

Enable Now

Das ausgegebene Ziel von Enable Now ist es, Wissenstransfer effizient zu gestalten. Dazu bietet die Software ein umfassendes Funktionsangebot: Von Simulationen, Test-Skripten und E-Learning-Videos über Transaktionsdokumentationen und Schulungshandbücher bis zu Demos und kontextsensitiven Benutzerhilfen. Es kann eine große Breite an Materialien und Formaten generiert und über eine Datenbank zugänglich gemacht und geteilt werden.

Desweiteren ist Enable Now sowohl in der Cloud, als auch On-Premise verfügbar und bietet automatische Übersetzungen in über 40 Sprachen an. Besonders praktisch ist dabei die automatische Screenübersetzung: Enable Nows Re-Recording-Fähigkeit erlaubt es, eine zum Beispiel auf Deutsch gemachte Aufzeichnung, automatisch in einer anderen Sprache zu replizieren und in einer neuen Datei abzulegen. Ohne dass explizites Wissen in der Fremdsprache vorausgesetzt wird, können so innerhalb kürzester Zeit Anleitungen in vielen verschiedenen Sprachen erstellt werden.

Mit Enable Now können vorhandene Informationen aus diversen Formaten importiert und die Materialien nachträglich bearbeitet werden. Für Letzteres ist auch die Verknüpfung mit externen Programmen, wie zum Beispiel Paint, möglich. Insgesamt ermöglicht die Software umfassendes Entwickeln, Bearbeiten und Verteilen von Lerninhalten.

Anwendungsfall

Enable Now ist besonders sinnvoll, wenn man komplexe Inhalte in Kombination mit Medien wie Grafiken und Prozessdiagrammen darstellen, sowie mehrere Sprachen nutzen möchte. Ein wichtiger Anwendungsfall sind Wissensdatenbanken: Für den Aufbau eines kompletten Wissensmanagements ist Enable Now sehr gut geeignet. Die Software ermöglicht Power Usern die Herstellung einer großen Varianz an Unterlagen mit hoher Qualität und Informationsdichte.

Weniger geschulte Mitarbeiter im Software-Support können zudem mithilfe des Instant Producers miteinbezogen werden. Dieser ist eine der vier Komponenten von Enable Now und weniger umfangreich in seinen Möglichkeiten zur Nachbearbeitung. Er kann bestimmten Usern freigegeben werden um z.B. abteilungsspezifische Prozesse aufzunehmen und ermöglicht so teilweise auch dezentrales Dokumentieren.

Trotzdem ist auch der Instant Producer noch relativ komplex und wird meist trotzdem nur einer sehr begrenzten Zahl an Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Die Nachbearbeitung der Inhalte aus dem Instant Producer ist nur für Nutzer einer Autorenlizenz möglich.

Vorteile kurz und knapp:

  • Umfassende Funktionen, Ausgabeformate und Bearbeitungsmöglichkeiten
  • Unterstützung von mehr als 40 Sprachen
  • Darstellung von komplexen Inhalten mit hoher Informationsdichte
  • Cloud- und On-Premise-Verfügbarkeit

Mögliche Hindernisse

Jedoch gibt es auch weniger passende Anwendungsfälle: Mit Enable Now-generierte Inhalte unterliegen dem Consumer-Lizenzmodell. Das bedeutet, dass eine Weitergabe der Materialien nicht erlaubt ist und die Inhalte stattdessen nur im Unternehmen verwendet werden dürfen. Trainingsbetrieben und externen Autoren kann dies Schwierigkeiten bereiten: Sie haben keinen Einfluss darauf, ob ihre Kunden Lizenzen besitzen oder nicht.

Zudem hat das Ganze natürlich auch seinen Preis. Pauschale Aussagen sind zwar schwierig, da der Preis für Enable Now je nach Unternehmen und Anwendungsfall variieren kann. Insgesamt kann man sagen, dass die Kosten das breite Spektrum an Möglichkeiten der Software widerspiegeln – und dementsprechend umfangreich sind. Schon für kleine Unternehmen können diese jährlich im im vierstelligen Bereich liegen.

Komplexität

Außerdem kann ein großer Vorteil von Enable Now gleichzeitig zu dessen Haken werden. Mit dem großen Funktionsumfang geht nämlich auch Komplexität einher. Für eine erfolgreiche Nutzung ist nach der Installation eine anfängliche Beratung nötig. Ohne eine solche Schulung ist Enable Now kaum einsetzbar. Je nach Einsatzzweck und vorhandener Infrastruktur sollten grob 3-10 Tage Vorlaufzeit vor dem Einsatz der Software einkalkuliert werden.

Dazu kommt, dass Unternehmen sich bewusst sein müssen, dass auch nach der Einführung von Enable Now kontinuierlich Kapazitäten benötigt werden, um sich um den Erhalt des Contents zu kümmern. Die Software bietet das Gerüst, das jedoch eigenständig mit Inhalt befüllt werden muss. Idealerweise kümmert sich jemand um Enable Now, der in der Materie steckt und gleichzeitig die Prozesse des Unternehmens kennt. Dieser kann dann die Inhalte in der Software rüberbringen und nach Möglichkeit auch mithilfe von Trainings den Kollegen vermitteln. Wenn es keinen Power User gibt, der sich mit Enable Now auskennt und für dessen Pflege zuständig ist, sind die Inhalte schnell veraltet.

Wichtig ist noch, dass Enable Now auf 32-Bit-Anwendungen ausgerichtet ist. Das bedeutet, dass 32-Bit-Anwendungen aufgezeichnet werden können. Bei anderen Anwendungen mit 64-Bit können ein erhöhter Aufwand und Zusatzkosten auf Ihr Unternehmen zukommen, weil Unterprogramme für die Nutzung von Enable Now geschrieben werden müssen.

Expertenmeinung

Da wir selbst keine Enable Now-Nutzer sind, haben wir für diesen Artikel externes Wissen des SAP-Experten Jörn Halsinger von der Dicebridge Training hinzugezogen.

Jörn ist Trainer und Autor für IT Schulungsprojekte im SAP Umfeld und weiß die variablen Einsatzmöglichkeiten der Software sehr zu schätzen: “Enable Now ist riesengroß. Das hat Möglichkeiten, die weit über das hinausgehen, was früher üblich war. Die SAP-Orginalsoftware bietet Unternehmen, die ein umfassendes Knowledge-Management aufbauen möchten, gewaltige Möglichkeiten und Chancen.” Er selbst erstellt mit der Software zum Beispiel “Anwenderdokumentationen, Schulungspräsentationen und Simulationen” die in Schulungen eingebaut werden. „Zusätzlich können diese bei Bedarf auch in Unterstützungssysteme der Kunden, wie dem DesktopAssistent, eingebunden werden.“

Gleichzeitig macht Jörn deutlich, dass Enable Now sehr “intensiv” ist: “Mir muss klar sein, dass der Einsatz von Enable Now nicht mal eben erfolgen kann. Als Unternehmen müssen für ein solches System intern Ressourcen geschaffen werden, die das System betreuen. Benötigt würden für die Nutzung einerseits Zeit und andererseits ein gewisses Anwenderwissen, welches in Schulungen erworben werden sollte.

Als SAP-Trainer ist Jörn außerdem von seinen Kunden abhängig: „Wenn die Kunden keine Enable Now Lizenzen besitzen, können aufgrund des SAP-Lizenzmodells die Schulungen nicht mit der Software erstellt werden.“

FlowShare

Gegen die Universalsoftware Enable Now ist FlowShare der kleine Zauberzwerg. Die Dokumentationssoftware bietet schnell und einfach die automatisierte Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

FlowShare läuft On-Premise und auf Windows. Es unterstützt die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch, an weiteren Sprachen wird derzeit gearbeitet.
Mit 21 € pro Lizenz pro Monat stellt FlowShare eine deutlich flexiblere und kleinere Investition als Enable Now dar.

Anwendungsfall

Mit FlowShare können digitale Prozesse direkt während des Durchführens automatisiert aufgenommen und so für andere Nutzer festgehalten werden. Die generierten Klick-Anweisungen können in verschiedenen Formaten gespeichert werden: Von PDF, über Powerpoint, Word und PNG, bis zum HTML- Format für das direkte Einbauen ins Firmenwiki. Zusätzlich können die Anleitungen mit der Farbauswahl und dem Firmenlogo an die corporate Identity angepasst, sowie eigene Templates für PDF und Powerpoint erstellt werden.

Neben dem Preis ist die Einfachheit ein großer Vorteil der Software: FlowShare wurde entwickelt um effizient und schnell Anwenderwissen aufzuzeichnen. Es ist bewusst eine “kleine Lösung”, mit der ohne Aufwand jede Art von Prozess aufgezeichnet werden kann. Die Software ist für jeden verständlich und benötigt keinerlei Einarbeitungszeit. Auf diese Weise können nicht nur geschulte Mitarbeiter der IT-Abteilung oder vom Onboarding FlowShare nutzen. Stattdessen wird jeder Mitarbeiter im Unternehmen befähigt, sein Anwenderwissen aufzuzeichnen und weiterzugeben.

User-generated Content

Dies folgt dem allgemeinen Trend “User-generated Content”: Statt der Anbieter einer Software oder zentral der IT, erstellen die tatsächlichen Nutzer eines Mediums die zugehörigen Inhalte. Denn Anwender haben durch ihre persönliche Arbeit häufig einen besseren Einblick und mehr Verständnis für die betroffenen Themen und Prozesse. Dies ist besonders wichtig im Anbetracht von immer dezentraleren Unternehmen und verstärkter Spezialisierung. Mithilfe von FlowShare kann hier von Experten selber ihr einzigartiges Fachwissen dokumentiert werden.

Dazu kommt, dass FlowShare-Anleitungen sich nach dem Erstellen vollständig in Ihrem Eigentum befinden. Das bedeutet, dass ein unbegrenztes Verbreiten der Anleitungen möglich ist und die Materialien z.B. im HTML-Format auch direkt auf die Firmenwebsite, ins Wiki oder wo sie sonst hin sollen eingebaut werden können. FlowShare kann auf der miraminds-Website heruntergeladen und kostenlos ausprobiert werden.

Zurzeit arbeitet miraminds zudem noch an einer weiteren Software: Dem FlowGuide. Dieser geht noch einen Schritt weiter als reine Softwaredokumentation und liefert dem Anwender kontextsensitive Hilfe. Der FlowGuide erlaubt das interaktive Abspielen von Anleitungen, sodass Anwender mit ihrer Maus nur noch dem Guide auf ihrem Bildschirm folgen müssen und so innerhalb von kürzester Zeit zu der Lösung ihres Problems gelangen.

Vorteile kurz und knapp:

  • Kostengünstiger und flexibler
  • Keine Einarbeitungszeit – direkt einsetzbar
  • Unbegrenztes Verbreiten der Anleitungen
  • Freie Testversion – Ohne Risiko ausprobieren

Mögliche Hindernisse

Wenn man FlowShare und Enable Now vergleicht, wird schnell deutlich, dass FlowShare mit einem deutlich kleineren Funktionsumfang daher kommt. Es bietet nicht das breite Spektrum an Ausgabeformaten, die mit Enable Now ausgegeben werden können und erlaubt eine begrenzte Bearbeitung der generierten Anleitungen.
Das bedeutet auch: Mit Enable Now erstellte, animierte Klick-Anleitungen können nicht eins-zu-eins genauso mit FlowShare erstellt werden. FlowShare erlaubt ebenfalls das Erstellen von Klick-Anleitungen, allerdings in einer vereinfachten Version und dafür mit weniger Aufwand.

Expertenmeinung

Auch der Experte Jörn Halsinger nimmt diese Argumente wahr:

“Die Vorteile von FlowShare sind die einfache Benutzung, für die keine große Schulung erfolgen muss und ein attraktives Preis- und Lizenzmodell. Das Lizenzmodell erlaubt es uns, Anwenderdokumentationen mit unseren Rechnern im Kundenauftrag zu erstellen und diese bei Bedarf auch nachzubearbeiten ohne, dass der Kunde die Software erwerben muss.”

Die größten Unterschiede liegen für ihn in der: “Nachbearbeitungs- und Wiederverwendbarkeit der Rohaufzeichnungen”:

“Die Möglichkeit Simulationen oder E-Learnings aus dem Content zu erstellen sind bei FlowShare nicht vorhanden. Es ist ein einfaches Tool, dass durch die simple Benutzeroberfläche für den Bereich der Klick-Anleitungen sehr gut geeignet ist. Wir nutzen es sehr gerne bei Kunden die keine große Softwarelösung wollen oder können. Für die reine Erstellung einer einfachen Anwenderdokumentation in Form von Klick-Anleitungen ist es ein gutes Werkzeug.”

Fazit:

Enable Now ist eine nützliche Software mit beeindruckendem Funktionsumfang, die seit über 20 Jahren entwickelt und optimiert wird. Dass sich die Anschaffung für Sie lohnt, hängt jedoch von bestimmten Voraussetzungen ab und bei Ihrer Entscheidung kommt es sehr auf Ihre Ziele und das Budget an.

Enable Nows Stärken liegen in den automatischen Übersetzungen in viele Sprachen, dem kollaborativen und ausführlichen Arbeiten und Bearbeiten an Inhalten und dem Erstellen von Simulationen. Es ist gut geeignet für sehr hohe Erwartungen an Lerninhalte und umfassenden Bedarf an Nachbearbeitungen, sowie beispielsweise den Aufbau eines umfassenden Wissensmanagements.

Voraussetzungen für Enable Now sind Power User, die auf die Software geschult wurden und didaktisches Know How mitbringen, um das Beste aus ihr herauszuholen. Dazu kommt das Budget für Schulungen und die Kosten der Software selber. Außerdem hat die Verwendung von Enable Now die Bedingung, dass die Zielgruppe der Lerninhalte, wie die Ersteller, ebenfalls eine Lizenz der Software besitzt.

FlowShare wurde entwickelt, um potenziell jedem Mitarbeiter unmittelbar solide und einfache Dokumentation zu ermöglichen. Dahinter steht der Ansatz, Dokumentieren auf mehreren Schultern verteilen zu können, ohne vorher geschult werden zu müssen und dabei trotzdem eine gleichbleibende Qualität der Anleitungen zu garantieren. Jeder Mitarbeiter, der eine FlowShare Lizenz besitzt, kann Anleitungen erstellen und bearbeiten.

Die erstellten Anleitungen wiederum gehören Ihnen und sind jederzeit abrufbar. Das bedeutet, dass jeder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens die Inhalte nutzen kann, auch ohne FlowShare installiert zu haben. Dadurch, dass FlowShare-Dokumente auch an Ihre Kunden weitergegeben werden können, ist die Software gerade für Trainer und Software-Hersteller interessant.

Ein großer Vorteil, falls Sie sich noch nicht so ganz sicher sind: FlowShare können Sie ganz einfach und ohne Risiko testen.

Man kann es auch so sehen:
Enable Now ist der A380, FlowShare ist das Flugtaxi (preislich wie im Funktionsumfang) – die Frage, in welcher Konstellation, Sie was davon benötigen, hängt von Ihrer Situation ab.

Wir hoffen dass dieser Überblick Ihnen weiterhilft, um unsere Lösungen besser einzuschätzen und sich zu entscheiden, welche Software Sie sich anschaffen. Ganz allgemein gibt es natürlich neben Enable Now und FlowShare noch eine ganze Reihe an weiteren Lösungen – alle mit Ihren eigenen Vor- und Nachteilen.

Wenn Sie noch weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns unter info@miraminds.com.

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