Vom Nerd zum Superhelden: Organisation der IT-Abteilung im digitalen Wandel

Die IT-Abteilungen in Unternehmen stehen im Zentrum von fundamentalen Umwälzungen der digitalen Transformation. Innerhalb von kürzester Zeit werden sie von der belächelten Nerd-Truppe zum zentralen Business-Faktor. Wie verändern sich dabei die Aufgaben der IT? Wie schaffen es Unternehmen, die damit einhergehenden Herausforderungen zu meistern und ihre IT zu organisieren?

 

Vor einigen Jahren war noch alles anders. “EDV”, “elektronische Datenverarbeitung” hießen sie damals noch, saßen meist etwas abseits von den anderen Kollegen und machten eben so ein bisschen ihr Ding: Die IT-Abteilung – wenn die Technik lief, war meistens Ruhe.

Laufen muss die Technik heute noch immer, aber die Rolle der IT-Abteilungen in Unternehmen hat sich drastisch geändert. Von einer Untereinheit der Administration ist sie durch die digitale Transformation zum zentralen Bestandteil jedes Unternehmens geworden. Heute ist die IT nicht mehr wegzudenken aus dem Firmenalltag.

digitalisierung

Die Welt heute funktioniert digital – wir kommunizieren, arbeiten und lernen vernetzt über das Internet. Laut dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie werden bis 2030 rund eine halbe Billion Geräte und Maschinen über das Internet vernetzt sein. Das ist einerseits eine Chance für Wirtschaft und Gesellschaft – und andererseits eine Riesenherausforderung.

Laut einer Umfrage des Handelsblatts halten gerade einmal 38 Prozent der Deutschen Unternehmen ihre eigenen Mitarbeiter für ausreichend qualifiziert für die Digitalisierung. Gleichzeitig gibt es einen dramatischen Mangel an Fachkräften, die Expertise in Informatik und Datenanalyse besitzen. Das Resultat sind häufig überlastete IT-Abteilungen in Unternehmen: wenige Mitarbeiter müssen mehr leisten, als sie Kapazitäten haben.

Innerhalb von kurzer Zeit werden Geschäftsprozesse digitalisiert und grundlegende Abläufe umgestellt. Trotzdem werden finanzielle Investitionen in die IT meist nicht im gleichen Maße gesteigert. Dazu kommt, dass der IT-Support parallel im laufenden Betrieb seine Hausaufgaben machen und einen reibungslos funktionierenden Ablauf sicherstellen muss – allein das lastet die Mitarbeiter der IT-Abteilung meist schon mehr als genug aus. Studien zeigen, dass IT-Experten allein 30% ihrer Zeit damit verbringen technischen Support für Kollegen oder Kunden zu leisten. Sie müssen Mitarbeitern Ängste und Hemmnisse nehmen und neue Kollegen einarbeiten.

Alles in allem leiden unter der hohen Belastung der IT im laufenden Betrieb häufig die digitalen Innovationen. Aufgrund mangelnder Kapazität werden gesammelte Daten nicht genutzt und Technik nicht effizient eingesetzt – eine Verschwendung von digitalem Potenzial.

Aus diesem Grund ist Handeln gefragt! Umfassende Umstrukturierungen sind notwendig.  Bedeutung und Aufgaben der IT haben sich in den letzten Jahren extrem ausgeweitet und verändert, ohne dass Strukturen angepasst wurden. Ohne die IT läuft heute nichts mehr – doch ganz alleine können die Informationstechniker die digitale Transformation auch nicht bewältigen. Deswegen muss die Geschäftsleitung aktiv die Organisation der IT-Abteilung angehen: Die Digitalisierung sollte ganz oben auf der Agenda des Managements stehen und in allen Abteilungen thematisiert werden.

Ganz konkret können Unternehmen eine Bandbreite an Maßnahmen zur Organisation ihrer IT Abteilungen ergreifen. Im Kern steht die Entwicklung einer langfristigen Strategie und die Entlastung der IT. Digitale Technologien werden in alle anderen Fachbereiche integriert und zu einem zentralen Bestandteil des gesamten Unternehmens gemacht.

 

So organisieren Sie Ihre IT-Abteilung nachhaltig:

  1. IT-Strategie
  2. Freiräume und Mechanismen für Innovationen schaffen
  3. IT strukturieren
  4. Vernetzungen mit Fachabteilungen
  5. Effizienz steigern und Tools nutzen
  6. Kollegen befähigen
  7. Den Nachwuchs im Blick
1. IT-Strategie

Hinsichtlich der digitalen Strategie ist eine zentrale Planung und Koordination elementar. Ausgehend von der obersten Ebene des Unternehmen muss allen Mitarbeitern die Wichtigkeit und die Rolle der Digitalisierung für Ihr Business klar sein. Wie wollen Sie in Zukunft Technik für sich einsetzen? Was können Sie bereits und wo müssen Sie noch nachbessern? Können Sie von Ihrer Konkurrenz lernen? Was wird sich durch die DIgitalisierung ändern?

Angelehnt an Ihre Unternehmensstrategie sollten Sie eine umfassende IT-Strategie aufstellen und legen klare Meilensteine fest, welche digitalen Ziele Sie erreichen wollen – oder müssen. Damit werden Anforderungen zentral gesammelt und einheitliche, abgestimmte Aktionen sichergestellt.

2. Freiräume und Mechanismen für Innovationen schaffen

Durch die hohe Belastung im laufenden Betrieb ist es für manche IT-Abteilungen schier unmöglich zusätzlich technische Neuerungen zu etablieren. Häufig liegt der Fokus auf Standardisierung und Kostensenkung statt auf Innovationen. Genau diese Neuerungen jedoch können wiederum Freiraum schaffen und Effizienzsteigerungen bewirken. Deswegen ist es wichtig technische Innovationen aktiv zu fördern.

Dafür können Unternehmen Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise ein Innovationsteam ins Leben zu rufen. Dieses bekommt explizit die Aufgabe und die Zeit, sich mit technischer Weiterentwicklung zu beschäftigen und berät andere Abteilungen und das Management in ihrer Weiterentwicklung. Eine andere Möglichkeit sind Innovationsmeetings: In regelmäßigen Treffen werden neue Ideen vorgestellt und diskutiert. Anschließend wird beschlossen welche Techniken in das Unternehmen eingeführt werden und welche Strategien die Einführung begleiten sollen. Ein interessanten Einblick in das Thema Innovationsmanagement bietet die Case Study von hype über Airbus: Das Unternehmen schafft aktiv Teams um “den Inno-

vationsmotor durch Ideen in Gang zu setzen”. Auch zahlreiche andere Unternehmen von Microsoft über P&G bis Sony setzen bereits auf den Einsatz von Innovationsteams.

3. IT strukturieren

Bei stetig wachsenden IT-Ressorts und -Aufgaben wird eine klare Struktur auch innerhalb der Abteilung immer wichtiger. Es muss geklärt werden welche Aufgabenbereiche für das laufende Geschäft dringend notwendig sind und dementsprechend Unterbereiche geschaffen werden.

Insgesamt wandelt sich die IT-Abteilung vom vom reinen „Operator“ zum „Business Enabler“ und dementsprechend müssen innerhalb der Abteilung die Zuständigkeiten klar sein. Welche Gruppe ist für die Sicherung des täglichen Betriebs zuständig? Und wer berät Abteilungsleiter und Management bezüglich der digitalen Strategie?

Auch der Schwerpunkt des CIOs (Chief Information Officer) verändert sich dabei: vom einfachen IT-Support-Geber zum Impulsgeber und Koordinator. Dieser behält in wachsenden Strukturen den Überblick und verteilt arbeitseffizient Aufgaben in der IT.

4. Vernetzung mit Fachabteilungen

Völlig eindeutig kann die IT nicht alleine die digitale Transformation bewältigen: Stattdessen müssen Fachabteilungen auch aus sich selbst heraus die Digitalisierung angehen.

Elementar für den Erfolg ist eine enge Vernetzung der Fachbereiche mit der IT und ganz klare Kommunikation: Welche Bedürfnisse haben die Abteilungen und welche digitalen Herausforderungen? Dann kann gemeinsam analysiert werden, welche Lösungen am besten in die Praxis der Ressorts passen und wie diese implementiert werden.

Hierfür sollten Kommunikationskanäle geschaffen werden, in denen sich IT und Ressorts regelmäßig austauschen. Gefördert wird der Dialog durch eine angepasste Organisationsstruktur: indem es in allen Abteilungen Zuständige für die Verständigung mit der IT gibt, die Bedürfnisse kommunizieren und Treffen koordinieren.

In dieser Hinsicht wird ein ”Wir”-Gefühl” bezüglich des digitalen Wandels geschaffen: Technische Aufgaben sind nicht mehr allein eine Herausforderung der IT alleine, sondern eine Aufgabe, die das gesamte Unternehmen gemeinsam bewältigt.

5. Effizienz steigern und Tools nutzen

Auch die IT kann in bestehenden Abläufen und Gewohnheiten – “so haben wir es schon immer gemacht” – feststecken. Um hier Potenzial für Effizienzsteigerungen zu erkennen, lohnt es sich technische Kenndaten des Unternehmens zu überwachen und auszuwerten. Dabei können gezielt Probleme erkannt und ihnen mit Lösungen entgegengetreten werden: Beispielsweise durch den gezielten Einsatz von digitalen Tools. Hier lesen Sie beispielsweise wie die Stadtverwaltung Limburg ihren Arbeitsalltag durch den Einsatz der Software Flowshare deutlich effizienter gestalten konnte.

Und dies ist nur ein Beispiel von vielen. Einfache Software-Lösungen können durch kleine Funktionen bereits große Effizienzsteigerungen bewirken. Und dabei gilt: Vollentwickelte, externe Software ist häufiger besser als halb-optimale Eigenlösungen. Trotzdem muss natürlich sorgfältig ausgewählt werden, welche Tools für die Firmennutzung in Frage kommen. Ein Überfluss an verschiedene Software-Lösungen kann wiederum Überforderung bei den Mitarbeitern produzieren.

digitales Wissen

6. Kollegen befähigen

Es ist eindeutig: digitale Arbeit ist nicht allein auf die IT-Abteilung beschränkt, sondern betrifft das gesamte Unternehmen. Dazu gehört auch, dass die Technik-Spezialisten ihre Kollegen aktiv mit einbinden und ihnen auch die Chance geben, digitale Prozesse zu verstehen. Mit nachhaltiger, digitaler Aufklärung vermeiden sie, dass immer wieder die gleichen Fragen auftauchen und immer wieder interner IT-Support benötigt wird – und sparen sich selbst so eine ganze Menge Arbeit.

Das bedeutet, dass digitale Tools ausführlich erklärt werden und Mitarbeitern Hilfestellungen an die Hand gegeben werden, wie sie mit Software arbeiten. Dies kann zum Beispiel in der Form von Software-Dokumentation oder internen Wissensdatenbanken passieren. Hier können Mitarbeitern Funktionsweisen nachlesen und bekommen ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Dies wird unterstützt durch regelmäßige Schulungen und Trainings, in denen Kollegen ihr IT-Wissen auffrischen können.

Insgesamt kosten diese Maßnahmen die IT-Abteilung zwar kurzfristig Zeit – sparen auf die lange Sicht aber wertvolle Ressourcen, die wiederum für andere Projekte genutzt werden können.

7. Den Nachwuchs im Blick

IT-Experten sind zurzeit ein rares Gut auf dem Arbeitsmarkt. In weniger hippen Standorten, als Berlin oder Hamburg, ist es heute fast unmöglich neue Entwickler einzustellen. Eine Lösung hier kann es sein, im eigenen Betrieb neue Kollegen auszubilden. Einerseits Schülern eine klassische Ausbildung zu ermöglichen, oder – wenn keine rechtlichen Rahmenbedingungen zum Ausbilden bestehen – Kollegen aus anderen Abteilungen digitale Weiterbildungen ermöglichen und sie dann Stück für Stück in die IT einzugliedern. Diese Mitarbeiter ersetzen zwar keinen ausgebildeten Entwickler, sind dafür aber Spezialisten für genau ihren Betrieb.

 

Ja – die IT durchlebt momentan turbulente Entwicklungen und muss fundamentale Aufgabenbereiche managen. Das führt kurzfristig zu Problemen, die aber durch Umstrukturierungen und ein aktives Management gelöst werden können. Mit der Integration der IT in alle Fachbereiche des Unternehmens und einer IT-Strategie, die vom Management bis zu den Unterabteilungen getragen wird, können Unternehmen den Schwierigkeiten entgegentreten.

Mit der Software Flowshare hat miraminds Hilfsmittel für eine effektivere IT entwickelt. Das Tool ermöglicht es, innerhalb kürzester Zeit hochqualitative Dokumentationen zu erstellen. Auf diese Weise kann IT-Support geleistet werden wo er gebraucht wird, Mitarbeiter werden schneller eingearbeitet und Hindernisse aus der Welt geräumt. Damit bietet auch miraminds ein kleines Puzzleteil zur großen digitalen Transformation, inmitten der wir uns gerade befinden.
Wenn Sie Flowshare ausprobieren wollen, können Sie die Software hier kostenlos herunterladen oder eine Vorführung vereinbaren. Außerdem interessiert uns Ihre Meinung: Was denken Sie über den digitalen Wandel? Welche Tools sind hilfreich und was sollten IT-Abteilungen tun, um mit den Änderungen umzugehen? Kommentieren Sie gerne hier unter diesem Beitrag oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@miraminds.com.

…denn wenn wir alle zusammen anpacken wird der digitale Wandel von der Herausforderung zur Chance – und die IT-Abteilung vom Nerd zum Superhelden.

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