Wie kann Wissen erfolgreich im Unternehmen gehalten – und weitergegeben werden? Eine Möglichkeit ist ein Firmenwiki. Wie so etwas aussehen kann und was Ihr Wiki können sollte:

Wissen ist eine der wertvollsten Ressourcen im Unternehmen überhaupt. Ein Schatz, der angemessen gemanagt werden muss. Denn: Gehen Mitarbeiter, geht mit ihnen auch das Wissen. Und kommen neue Kollegen, müssen sie schnell und reibungslos eingearbeitet werden. Genauso brauchen bestehende Mitarbeiter oft Support bei Aufgaben, die nicht alltäglich sind. Gleichzeitig steigt mit steigendem Digitalisierungsgrad auch die Komplexität von Anforderungen in Firmen. Abläufe verändern sich und erfordern spezialisiertes Wissen. Deshalb gibt es Firmenwikis (auch: Enterprise Wikis) – doch wie sieht so etwas aus und wie baut man es richtig auf?

Was ein Fimenwiki können muss.

Ein gelungenes Firmenwiki umfasst die wichtigen Abläufe eines Unternehmens. Es ist also eine Sammlung, in der alle Funktionalitäten die für die Unternehmensanwendung notwendig sind aufgeführt sind. 

Ziel dabei ist implizites Wissen zu explizitem Wissen zu machen. Denn auch Abläufe die Mitarbeitern bekannt sind, werden im Firmenwiki aufgeführt – nur so haben neue Kollegen Zugang zu den Informationen und vergessene Arbeitsabläufe können sich in Erinnerung gerufen werden. 

Die vier Hauptfunktionen von Wikis.

Die Hauptfunktionen von Firmenwikis sind:

  1. Analyse von bestehendem Wissen
  2. Strukturierung von Wissen
  3. Erweiterung von Wissen
  4. Zugang und Transfer von Wissen 

Zu dem Begriff Wissen zählen hier auch Erfahrungen, Netzwerke, Kompetenzen und Kontakte. Es ist eine bunte Sammlung genau derer Informationen, die für die Bewältigung der Aufgaben im Unternehmen notwendig sind. 

Besonders sinnvoll ist laut Experten der Einsatz von Wikis in wissensintensiven Unternehmen und bei “Unternehmen, in denen die Mehrzahl der Mitarbeiter über einen Zugang zu einem Rechner verfügt”. Dies betrifft im digitalen Zeitalter so ziemlich alle Unternehmen, wenn 95 Prozent der Firmen angeben mit Computern zu arbeiten. 

Firmenwikis gehen uns also alle etwas an und sind keinesfalls nur ein Thema von Konzernen. Schon kleine Unternehmen stehen vor der Herausforderung Wissen festhalten zu müssen. Denn wenn Experten die Firma verlassen ohne ihr Wissen zu dokumentieren, ist es oft zu spät. Dann muss lang aufgebautes Wissen mühsam neu entwickelt werden. 

Das gelungene Firmenwiki.

Deswegen sollten Firmenwikis von Beginn an strukturiert aufgebaut und regelmäßig gepflegt werden. Dann können sie einen beträchtlichen Mehrwert für das Unternehmen haben. Ein gutes Wiki befähigt Mitarbeiter sich selbst zu helfen. Es spart Kosten, steigert die Produktivität und schafft Freiheit. 

Ihr eigenes Wiki muss nicht direkt ein Wikipedia werden – das wohl berühmteste Wiki überhaupt. Jedoch sollte es die wichtigsten Firmenfunktionen abdecken und einen praktischen Nutzen für seine Anwender haben. Zentral dabei ist die Akzeptanz der Nutzer: ohne die ist das Wiki nutzlos. Ist beispielsweise die Benutzung kompliziert, die Plattform unübersichtlich oder das Einpflegen von neuen Inhalten langwierig, bringt das Wiki: nichts. Mitarbeiter werden es nicht nutzen und es verursacht Kosten statt Nutzen. Darum ist es wichtig, alle Kollegen in den Prozess des Wissensmanagements mit einzubeziehen und gemeinsam eine passende Lösung zu suchen. 

Nicht umsonst fragt beispielsweise die Checkliste erfolgreiches Unternehmenswiki in einem Punkt: “Könnten Sie ein 5 Meter langes Banner im Flur aufhängen, auf dem „Steht im Wiki.“ geschrieben ist und alle Mitarbeiter könnten damit etwas anfangen?”. Für ein gutes Wiki ist es unabdinglich, dass alle Kollegen mit dem Tool etwas anfangen können und wissen, wie sie es im Bedarfsfall erreichen.

Nutzung und Pflege so einfach wie möglich

Maßgeblich bei Ihrem Firmenwiki ist zudem, dass es so einfach wie möglich gestaltet ist. Es sollte seinen Nutzern so viel Arbeit wie möglich abnehmen und sie einladen, es zu besuchen. Dazu gehört Übersichtlichkeit und eine gute Suchfunktion, sodass Hilfesuchende schnell eine Lösung für ihr Problem finden. Inhalte müssen verständlich und anschaulich dargestellt werden, zum Beispiel auch durch die Einbindung von Medien, wie Bildern oder Videos. Dazu kommen Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Inhalte. Auf der anderen Seite muss es auch den Content-Pflegenden der Inhalte leicht gemacht werden. Das Einpflegen von Inhalten sollte schnell gehen und kein Expertenwissen voraussetzen – wenn nämlich für die Anwendung des Wikis selber ein Wiki benötigt wird, ist der Sinn des Mediums ad absurdum geführt.

Ein aktueller Trend, gerade auch bei Wikis, ist der Ansatz User-generated content. Das heißt, dass nicht zentral dafür zuständige Mitarbeiter die Beiträge im Wiki erstellen. Stattdessen erstellen die tatsächlichen Anwender von bestimmten Prozessen die dazugehörigen Beiträge. Diese Experten haben durch ihre persönliche Arbeit einen besseren Einblick für die betroffenen Themen. Im Anbetracht von immer dezentraleren Unternehmen und verstärkter Spezialisierung kann nur mithilfe von User-generated content einzigartiges Fachwissen festgehalten werden. Das wiederum hat einen Einfluss darauf, wie sie Ihr Wiki aufbauen. Die Benutzung muss so inklusiv sein, dass alle potenziellen Ersteller von Inhalten damit arbeiten können. 

Zusammengefasst: Merkmale eines guten Firmenwikis

  • Akzeptanz der Mitarbeiter
    • Einbezug von Kollegen in Planung und Aufbau des Wikis
    • Mitarbeiter haben Kenntnis vom Wiki und dessen Benutzung 
  • Vollständigkeit: Abdeckung aller wichtigen Unternehmensfunktionen
  • Richtigkeit der Informationen
  • Aktualität: Regelmäßige Pflege und Updates
  • Einfachheit und schnelle Hilfe
    • Verständlichkeit der Inhalte
    • Gute Darstellung mit unterstützenden Grafiken
    • Vielfalt in Medien (Text, Bild, Video, Download, Pdf, PPP…)
    • Übersichtlichkeit
    • Suche-Funktion
  • Einfache Bedienung und Pflege
    • Verständlichkeit der Wiki-Bedienung
    • Schnelligkeit Einträge zu erstellen
    • Zugang für alle relevanten Mitarbeiter

Wenn Sie sich jetzt sagen: Schön und gut – aber wie das alles in die Praxis umsetzen? – haben Sie Geduld. In unserem nächsten Blogbeitrag stellen wir Ihnen konkrete Software-Tools vor, mit denen Sie Ihr eigenes Firmenwiki erstellen können. Bis dahin – bleiben Sie im Flow!

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