Corona digitalisiert die deutsche Unternehmenswelt. Das belegt eine Studie des ifo Wirtschaftsinstituts, in der 55% der befragten Unternehmen angegeben haben, dass die Pandemie die Digitalisierung des Unternehmens vorangetrieben hat. 31% indizierten, neue Software eingeführt zu haben. Doch Software allein ist nur die halbe Miete beim Thema Digitalisierung im Unternehmen. Damit alle Mitarbeiter Software optimal nutzen und vor allem nutzen wollen, bedarf es regelmäßiger Schulungen. Gerade im Home-Office ist das für viele Unternehmen allerdings ein zusätzlicher Kostenfaktor. Warum Software-Bildung dennoch unerlässlich ist, welche Alternativen es zu klassischen Inhouse Schulungen gibt und warum es lohnenswert ist, sich auch nach Corona lerntechnisch breit aufzustellen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
So wirkt sich die Mitarbeiterakzeptanz von Software auf den Unternehmenserfolg aus
Laut einer Sage Studie aus dem Jahr 2014 verschwendet ein europäisches Unternehmen durchschnittlich 43.000€ im Jahr durch un- oder teilweise genutzte Software. Das liegt hauptsächlich an zwei Faktoren: Funktionen, die Unternehmen als unbrauchbar ansehen, und ungenügende Schulungen von Mitarbeitern in Software Nutzung.
Dabei sollte gerade die Mitarbeiterakzeptanz für Unternehmenssoftware nicht unterschätzt werden. Ein Report von G2 zeigt, dass fehlende Software Akzeptanz bei Mitarbeitern zu gravierenden Folgen für Unternehmen führen. Fast alle Befragten sagten aus, dass Sie zufriedener mit ihrem Job wären, wenn sie Zugang zu besserer Software hätten. Über die Hälfte gab an, aufgrund von Software in ihrer Rolle im Unternehmen unzufrieden zu sein. Fast ein Viertel würden sogar wegen Unternehmenssoftware den Job wechseln. Zudem haben Studien gezeigt, dass eine höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitern zu gesteigerter Produktivität führt – wieso sollte das nicht auch für Software gelten?
Damit Mitarbeiter Software richtig nutzen können und wollen, braucht es Schulungen, so viel ist klar. Das ist besonders wichtig zu Zeiten der Coronakrise, wenn Unternehmen nicht nur verstärkt in neue Software investieren, sondern bestehende Software gleichzeitig ein unverzichtbarer Teil des Arbeitens ist. Laut einer Studie im Auftrag des US-amerikanischen IT Unternehmens Riverbed gaben 35% der Führungskräfte befragter Unternehmen in Deutschland mangelnde Trainings als größte Hürde beim Remote-Arbeiten an. Aber wie schult man am besten, wenn die Belegschaft über zig Wohnzimmer verteilt im Home-Office arbeitet?
der befragten Angestellten gaben an, dass sie zufriedener mit ihrem Job wären, wenn Sie Zugang zu besserer Software hätten.
sagten aus, aufgrund der Software mit ihrer Rolle im Unternehmen unzufrieden zu sein.
würden wegen der Unternehmenssoftware den Job wechseln.
Inhouse-Schulungen und ihre Alternativen
Viele Firmen setzen bereits verstärkt auf Inhouse Schulungen, also interne Trainings, bei denen Experten ihr Wissen an Mitarbeiter weitergeben. Das spart Kosten gegebenenfalls beim Anstellen eines externen Trainers und bei Anreise und Aufenthalt von Mitarbeitern in Schulungszentren – etwas wovon zur Zeiten einer Pandemie sowieso stark abgeraten wird. Zudem müssen keine Unternehmensdaten an Externe weitergegeben werden und Schulungen sind genauestens auf unternehmensinterne Prozesse und verschiedene Abteilungen zugeschnitten. Dennoch finden auch Inhouse-Schulungen oft in Form eines formalen Präsenztrainings statt – ein Format, das im Home-Office einfach nicht praktikabel ist, selbst wenn die Angebote digital sind.
Das Home-Office hat flexiblere Arbeitsmodi eingeläutet, dementsprechend sollten Schulungen angepasst werden. Software Key-User können ihr Wissen auch auf anderen, weniger formalen Wegen weitergeben. Und weniger formal heißt dabei nicht unbedingt schlechter: Laut des 70:20:10 Modells passieren lediglich 10% des Lernens in formalen Settings, wie Seminaren oder Workshops. 20% passieren im Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten und 70% des Lernens findet in informellen Situationen statt, also bei der Anwendung gewisser Prozesse im Arbeitsalltag.
Die große Aufgabe der Schulung im Home-Office ist es also, sich an das vorwiegend informelle Lernen anzupassen und das ohne spontanen Austausch zwischen Kollegen. Dabei ist der Schlüsselgedanke hinter Inhouse Schulungen, nämlich, dass interne Experten ihr Wissen vermitteln, weiterhin von zentraler Bedeutung. Key-User zeichnen digitale Arbeitsprozesse auf und stellen diese Kollegen zur Verfügung, die dadurch Support “on the job” bekommen, also dort, wo sie am meisten lernen.
Mit diesen Tools schulen Sie Mitarbeiter im Home-Office
Um Arbeitsprozesse aufzuzeichnen, lohnt es sich in eine Dokumentationssoftware zu investieren. Zwar können Prozesse auch händisch per Screenshot aufgezeichnet werden, das ist allerdings zeitaufwändig und die Wissensvermittlung wird dann schnell zum Vollzeitjob des Experten. Zum Dokumentieren von Software bieten sich verschiedene Formate an.
Anwenderwissen mit verständlichen Kurzanleitungen vermitteln
Gerade für die Dokumentation von Teilprozessen eignen sich kurze bebilderte Anleitungen im Dokumentenformat. So können Mitarbeiter selbstbestimmt zu dem Teil der Anleitung springen, den sie gerade konkret brauchen. Mit unserer Dokumentationssoftware FlowShare erstellen Sie schnell und ohne großen Aufwand detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitungen.
Mit erklärenden Videos einen Überblick schaffen
Ein Screencast-Tool, zeichnet schnell und einfach längere Arbeitsprozesse auf und hilft Mitarbeitern Teilprozesse in einen Kontext zu setzen. Eine Sammlung von Screencast Tools finden Sie hier: 9 Software-Lösungen um schnell und einfach Ihren Bildschirm aufzunehmen.
Firmenwissen für alle Mitarbeiter zugänglich machen
Um erstellte Dokumentationen und Anleitungen einfach zugänglich zu machen, ist zu empfehlen, ein Firmenwiki anzulegen. Hier können Experten ihr (Software)wissen gut strukturiert ablegen und Mitarbeiter einfach darauf zugreifen. Einen Überblick über eine Auswahl and Tools, mit denen Sie ein Wiki anlegen können, finden Sie in diesem Beitrag: 8 Software-Tools mit denen Ihr Firmenwiki zum Erfolg wird.
Der Vergessenskurve nachhaltig entgegenwirken
Sie sehen, um reibungslose Workflows im Home-Office zu ermöglichen, lohnt es sich in Tools und Strategien zu investieren, die vor allem das informelle Lernen “On the Job” unterstützen. Aber auch langfristig und für eine Arbeitswelt nach Corona, wenn Präsenzseminare wieder möglich sind, ist eine breitere Aufstellung bei Lernformaten empfehlenswert. Laut der Vergessenskurve vergessen wir über 75% neu gelernter Inhalte innerhalb einer Woche, wenn diese Inhalte nicht regelmäßig wiederholt und angewendet werden. Wäre es nicht bedauernswert, viel Geld in Seminare zu investieren, nur damit nach einer Woche Experten ihren Kollegen ständig Fragen beantworten müssen?
Einen detaillierten Überblick über strategische Soforthilfen im Homeoffice erhalten Sie hier.
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