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5 Ansätze wie Sie mit Business Process Automation (BPA) Ihre Produktivität steigern

5 Ansätze wie Sie mit Business Process Automation (BPA) Ihre Produktivität steigern

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Buzzwords wie Business Process Automation (BPA) und Robotic Process Automation (RPA) sind momentan in aller Munde - was genau sich hinter den Begriffen verbirgt und wie es Ihrem Unternehmen hilft, die Produktivität signifikant zu steigern, erklären wir Ihnen hier:

Der IT-Riese IBM nennt es die „Automation Revolution: Weitreichend, wachsend, mit tiefgreifenden Änderungen einhergehend – und wir stecken bereits mittendrin. Immer mehr Firmen nutzen Business Process Automation (BPA), um Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Dabei werden Geschäftsabläufe analysiert: langsame, teure oder frusterzeugende Prozesse werden umgestellt und Kernaufgaben restrukturiert. Wir waren auf dem Business Automation Summit von IBM in Ehningen vor Ort und fassen für Sie 5 Ansätze zusammen, wie BPA Ihre Produktivität steigert.

Warum BPA?

James Casey, der Verantwortliche für „Digital Business Automation” bei IBM nennt es das “Knowledge Worker’s Dilemma”: Wissensarbeiter, Experten mit wertvollem Wissen, könnten Ihr Unternehmen mit ihren Fähigkeiten eigentlich umfassend unterstützen. Sie könnten tragende Aufgaben übernehmen und einen Unterschied machen. In der Praxis sind diese Experten jedoch den Großteil ihrer Zeit mit anderen Aufgaben beschäftigt, die unter ihren eigentlichen Fähigkeiten liegen. Sie müssen Daten eingeben, Dokumente ordnen oder Merkmale abgleichen. Gerade mit der Digitalisierung und viel größeren Informations- und Datenmengen steigt die Anzahl solcher Aufgaben. Casey nimmt die Bankangestellte Lisa als Beispiel und stellt trocken fest „Wir müssen alle ein bisschen Dateneingaben machen –  wir sind alle ein wenig Lisa”.

BPA setzt genau bei diesem Knowledge Worker’s Dilemma an. Es hat nicht das Ziel alle Prozesse zu automatisieren – lediglich diejenigen, die nicht das Wissen der Angestellten erfordern. Das umfasst vor allem repetitive Prozesse und administrative Arbeiten. Das Ziel ist es, das Wertvollste freizusetzen, was das Unternehmen und seine Angestellten haben: Zeit. Mit BPA lassen sich große Mengen an Zeit einsparen, die Arbeiter sonst für mühsame Fleißarbeiten aufgebracht hätten. Die eingesparte Zeit kann dann wiederum für mehr Innovationen im Unternehmen eingesetzt werden.

Für alle, die die Keynote des Digital Business Automation-Experten James Casey nicht live mitbekommen haben, gibt es hier eine zusammengefasste Version auf Youtube.

Trotzdem bleibt die Frage: Was bedeutet BPA für Ihr Unternehmen? Welche Ansätze von Business Process Automation gibt es?

5 Ansätze, wie Business Process Automation Ihre Produktivität steigert.​

1) RPA: Robotic Process Automation

Ein wichtiger Teil von Automation bildet RPA. In Abgrenzung zu BPA impliziert Robotic Process Automation die Programmierung eines Software-Roboters zur Automatisierung eines Prozesses. Manuelle Abläufe werden von der Software erlernt und anschließend selbstständig ausgeführt. Auch das setzt wieder bei den „Knowledge Workers” an. Repetitive Abläufe können dem Roboter überlassen werden und Knowledge Worker können sich auf Aufgaben fokussieren, bei denen ihre Expertise gefragt ist. 

In der Personalabteilung kann so beispielsweise das Erstellen von Lohnzetteln oder der Abgleich von Sozialbeiträgen automatisiert werden. Beispiele aus anderen Abteilungen sind der Abgleich von Liefermengen, die Durchführung von Zahlungen oder die Durchführung von Umfragen. 

Bei den eingesetzten Software-Robotern, „Bots”, wird dann unterschieden darin wie eigenständig diese operieren. „Attended Bots” arbeiten quasi als persönliche Assistenten der menschlichen Angestellten. Sie unterstützen die Arbeiter und sorgen für ein besseres und effizienteres Arbeitsergebnis. Ein Beispiel sind Bots in Callcentern, die den Anrufern Handlungsvorschläge geben, ihnen relevante Daten zum Anruf bereitstellen und Berichte generieren. Laut „Datacenter Insider” können auf diese Weise Bearbeitungszeiten von Prozessen um bis zu 90 Prozent reduziert werden.

Unattended Bots” dagegen arbeiten weitgehend autonom und führen eigenständig alle Bearbeitungsschritte eines Prozesses durch. Sie eignen sich besonders für Backoffice-Prozesse, die sich oft wiederholen, keine Bewertung erfordern und lange Ausführungszeiten haben. Auch Tätigkeiten die häufig Flüchtigkeitsfehler erzeugen sind geeignet, da diese mit dem unattended Bot umgangen werden. Datacenter Insider spricht hier von Kostenreduktion bis zu 80 Prozent.

2) Workflows in Dokumenten Management Systemen (DMS)

Ein Dokumenten Management System ist eine Software zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Daten wie Rechnungen, Verträge, E-Mails oder jegliche weitere Firmendokumente werden im DMS strukturiert erfasst. Anschließend können sie dann bearbeitet und verwaltet werden. Das an sich beinhaltet noch keine umfassende Automatisierung. Weiterentwickelte DMS’ können aber auch Schritte des Workflows automatisiert durchführen. Abläufe wie die Rechnungseingangsbearbeitung oder die Lieferscheinerstellung werden dann vom DMS übernommen und erhöhen die Unternehmensproduktivität damit signifikant. Beispiele für automatisierte Dokumenten Management Systeme sind unter anderem Amagno oder DocuWare.

3) Low-Code-Plattformen

Noch ein Buzzword, noch ein großer Trend im Bereich BPA: No-Code- oder Low-Code-Plattformen ersetzen das komplizierte Bauen in Programmiersprachen mit leicht verständlichen Benutzeroberflächen. Auf denen können Sie dann beispielsweise per Drag-and-Drop IT-Anwendungen erstellen, sodass auch Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse befähigt werden Software zu erstellen. 

Das ist auch insbesondere im Bereich RPA relevant. Mithilfe von Low-Code werden Kollegen außerhalb der IT befähigt, innerhalb kürzester Zeit Automatisierungen zu kreieren. Sie können dabei beispielsweise die Abläufe, die sie normalerweise durchführen, standardisieren. Das passt zum Trend „User-Generated Content”: Die eigentlichen Anwender von Inhalten werden auch zu ihren Erstellern, anstatt dass fachfremde Personen für die Content-Erstellung sorgen.

Der Vorteil von Low-Code ist seine Flexibilität und Agilität: Auch das IT-Finanzmagazin nennt Low-Code eine Möglichkeit „schnell und unkompliziert RPA- und KI-Technologien in maßgeschneiderte Web- und Mobile-Anwendungen integrieren”.

4) Automatisierung des First-Level Support (On-Screen-Training)

Der IT-Support ist ein Thema, was uns persönlich ganz besonders am Herzen liegt. Präsenzschulungen für Angestellte sind teuer und ineffizient: Mitarbeiter werden aus Arbeitsumfeld herausgerissen und die Inhalte schnell vergessen. Andererseits werden IT-Schulungen dringend gebraucht: So gibt die Hälfte der Deutschen Mitarbeiter an, nicht oder nicht ausreichend auf die in ihrem Unternehmen verwendete Software geschult worden zu sein. Das führt zu Benutzungsfehlern, ist ineffizient und belastet den IT-Support im Unternehmen. 

Ein BPA-Ansatz dafür ist die Automatisierung des First-Level-Supports. Im ersten Schritt  ermöglicht unsere Software FlowShare das automatisierte Dokumentieren von IT-Arbeitsprozessen. FlowGuide schafft dann im zweiten Schritt den automatisierten Performance Support. Die Software ermöglicht das skalierbare Anlernen von Mitarbeitern im Bedarfsfall. Der Ansatz dabei ist, den Anwender in seinem gewohnten Arbeitsumfeld zu unterstützen und seine Produktivität damit signifikant zu erhöhen.

5) Künstliche Intelligenz (KI)

Wenn Automatisierung weiter gedacht wird, ist der nächste logische Schritt KI: Künstliche Intelligenz. Denn automatisierte Systeme folgen festen, vorgegebenen Regeln. KI dagegen, bildet Entscheidungsstrukturen des Menschen ab. Mithilfe von Datenauswertungen kann KI so – im Gegensatz zu Automatisierung – eigenständig Probleme bearbeiten. Angewendet auf BPA hat künstliche Intelligenz die Chance, „smartere” Automatisierungen zu ermöglichen, die sich jeweils an die gegebenen Datenlage anpassen. 

Einige der oben genannten BPA-Ansätze nutzen bereits Teile von künstlicher Intelligenz und der Anteil von KI wird in den nächsten Jahren deutlich steigen. In der Kombination mit anderen Technologien wird KI in Zukunft dann deutliche Produktivitätssteigerungen und Entlastungen für Arbeiter ermöglichen

Neben allen Vorteilen von Automatisierungen, gehen mit dem Thema auch große Ängste einher. Was bedeutet BPA für die Menschen? Grundsätzlich ist das Ziel mit Business Process Automation nicht Menschen zu entlassen – sondern sie zu entlasten.

miraminds schafft mit den Lösungen von FlowSuite genau das: die intelligente Entlastung von Experten, die nicht ihre Zeit damit verbringen wollen, Screenshots zu erstellen und diese mühsam in Word-Dokumente zu basteln. 

Wenn Sie noch tiefer in das Thema BPA und RPA eintauchen möchten, finden Sie auf der IBM-Seite zu dem Thema viele hilfreiche Infos und Links. Wenn für Sie Mitarbeiterschulungen und IT-Support immer wiederkehrende Themen sind, schauen Sie sich doch mal FlowShare an. In unserem kostenlosen Test können Sie 14 Tage ausprobieren, wie FlowShare Ihre IT-Experten entlastet und Ihr Unternehmen zu mehr Produktivität führt.

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