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In 5 Schritten zur erfolgreichen Softwaredokumentation: Wie Sie eine Anleitung erstellen, die jeder versteht.

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Anwenderwissen zu vermitteln kann zeit- und arbeitsaufwendig sein. Von der Einführung eines Anwenders in ein neues Softwareprodukt bis hin zur Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen – all das ist eine immense aber vor allem vermeidbare Belastung für den Kundensupport und die Key User.

Vermeidbar ist diese Belastung mithilfe einer gelungenen Softwaredokumentation. Idealerweise befähigt diese den Anwender dabei, sich das benötigte Anwenderwissen selbstständig und ohne Rückfragen anzueignen. Das entlastet nicht nur die zuständigen Abteilungen, sondern sorgt gleichzeitig für einen reibungslosen Ablauf bei der Softwarebedienung und kann die Zufriedenheit des Anwenders steigern.

Aber was macht eigentlich eine gelungene Softwaredokumentation aus? Wir haben für Sie 5 Tipps zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen, eine Softwaredokumentation zu erstellen, die jeder versteht.

In 5 Schritten zur erfolgreichen Softwaredokumentation

  1. Was ist das Problem? Wiederkehrende Probleme effektiv lösen.
  2. Wer hat das Problem? Die Ermittlung der Zielgruppe.
  3. Welche Form ist angemessen für Ihre Softwaredokumentation? Schritt-für-Schritt Anleitung vs. Benutzerhandbuch.
  4. Wie gestalte ich eine erfolgreiche Schritt-für-Schritt Anleitung? Den Anwender abholen und mitnehmen.
  5. Woher weiß ich, ob die Softwaredokumentation gut verständlich ist? Reflektion und Test.

1. Was ist das Problem? Wiederkehrende Probleme effektiv lösen.

Bei der erfolgreichen Vermittlung von Anwenderwissen bedarf es einer genauen Identifizierung der Problematik. Zum Beispiel sollte erkannt werden, ob das Problem öfters vorkommt, oder ein Einzelfall ist. Gerade wenn das Problem häufig auftaucht, kann der IT-Support eines Unternehmens durch eine gut verständliche Softwaredokumentation stark entlastet werden. 

Das Gleiche gilt für das Onboarding von Mitarbeitern. Heutzutage ist der Mitarbeiterwechsel in Unternehmen nur eine Frage der Zeit. Das Anlernen neuer Teammitglieder ist zeitaufwendig und kann durch Schritt-für-Schritt Anleitungen sehr viel effizienter durchgeführt werden. Zudem können verständliche Softwaredokumentationen einen wichtigen Beitrag zu der Erhaltung von Mitarbeiterwissen leisten. Wenn ein Mitglied das Team verlässt, muss dessen Wissen das nicht auch!

2. Wer hat das Problem? Die Ermittlung der Zielgruppe.

Sobald die Problematik identifiziert ist, gilt es, die Zielgruppe der Softwaredokumentation auszumachen. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, wem Sie das Wissen vermitteln, damit Sie mit der Softwaredokumentation an der richtigen Stelle ansetzen. Wie viel Kompetenz können Sie beispielsweise bei einer Kundin oder einem Kunden voraussetzen, sodass die Softwaredokumentation ihr oder ihm hilft, selbstständig das Problem zu lösen? Je geringer das bestehende Anwenderwissen der Nutzer, desto ausführlicher muss die Schritt-für-Schritt-Anleitung ausfallen. Auch die Schritte, die für den Experten entbehrlich erscheinen, müssen gegebenenfalls detailliert erfasst werden. Sie sollten auf ähnliche Situationen beim Onboarding eines neuen Teammitglieds achten, um eine reibungslose Einarbeitung zu gewährleisten.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Sie sich intensiv mit der Zielgruppe Ihrer Softwaredokumentation auseinandersetzen sollten, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Maß an Wissen voraussetzen. Das ist sicherlich keine einfache Aufgabe, aber wenn die Informationen über die Zielgruppe erst einmal vorhanden sind, wird Ihnen das wesentlich bei der Erstellung Ihrer erfolgreichen Softwaredokumentation helfen. Generell können Sie sich an dem Vorsatz orientieren, die Softwaredokumentation unabhängig der Zielgruppeso einfach wie möglich und so detailliert wie nötig zu halten.

3. Welche Form ist angemessen für Ihre Softwaredokumentation? Schritt-für-Schritt Anleitung vs. Benutzerhandbuch.

Bei Softwaredokumentationen wird zwischen verschiedenen Arten differenziert, die alle das Ziel haben, Software zu erklären und zugänglich zu machen – ganz gleich, ob Entwickler, Anwender oder Endbenutzer. Wir bei miraminds sind vor allem darauf bedacht, die Vermittlung von Anwenderwissen mithilfe von unserer Dokumentationssoftware FlowShare generierten Schritt-für-Schritt Anleitungen zu vermitteln. 

Warum Schritt-für-Schritt Anleitungen? Weil diese Form der Softwaredokumentation Anwenderwissen genau dann vermittelt, wenn es gebraucht wird -nämlich entlang des Workflows. Benutzerhandbücher sind zwar oft ausführlich, aber gleichzeitig auch arbeitsintensiver sowohl in der Erstellung als auch beim Navigieren durch den Anwender. Je länger die Suche nach einer Lösung im Benutzerhandbuch dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Anwender anderweitig nach Lösungen sucht. Das bedeutet nicht nur, dass das Ziel der Softwaredokumentation: die Selbsthilfe des Anwenders, verfehlt wurde. Zudem hat der Ersteller des Benutzerhandbuchs gegebenenfalls viel Zeit und Mühe in diese Dokumentation gesteckt, und letztendlich verschwendet.

4. Wie gestalte ich eine erfolgreiche Schritt-für-Schritt Anleitung? Den Anwender abholen und mitnehmen.

Zurück zu dem eigentlichen Thema, der Erstellung Ihrer Schritt-für-Schritt Anleitung. Nach dem erfolgreichen Ausmachen des Problems und der Zielgruppe, sollten Sie nun einen Überblick darüber haben, wo die Anleitung ansetzt und wohin sie führen soll. Im nächsten Schritt ist es wichtig, diese “Reise” so reibungslos wie möglich zu gestalten, wobei die inhaltliche und visuelle Gestaltung Ihrer Softwaredokumentation ins Spiel kommt.

Inhaltlich ist zu beachten, wie oben bereits erwähnt, dass keine Lücken entstehen, die den Anwender abhängen können. Außerdem sollte die Struktur Ihrer Schritt-für-Schritt Anleitung in sich schlüssig und logisch nachvollziehbar sein. Das heißt konkret, dass die einzelnen Schritte, z.B Screenshots, in der richtigen Reihenfolge sind und keine größeren Sprünge bestehen sollten. 

Während die genaue visuelle Gestaltung Ihrer Softwaredokumentation natürlich Geschmacksache ist, geht es im Kern darum Inhalte übersichtlich und ansprechend aufbereitet werden sollten. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte: Das Gute an Softwaredokumentationstools wie FlowShare ist, dass der Screenshot selbst Aufschluss über den auszuführenden Schritt gibt. Ist die Dokumentation zusätzlich mit Text überladen, kann das schnell abschrecken. Auch hier besteht die Gefahr, dass der Anwender sich anderweitig eine schnellere und bequemere Lösung sucht. Zum Beispiel beim IT-Support – was eigentlich durch die Dokumentation verhindert werden sollte.

5. Woher weiß ich, ob die Softwaredokumentation gut verständlich ist? Reflektion und Test.

Personen, die sich lange mit Themen befassen und diese später in Textform bringen, kennen das Problem: Irgendwann sieht man einfach den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Dies kann genauso schnell bei der Erstellung einer Softwaredokumentation der Fall sein. 

Besonders wenn eine große Diskrepanz zwischen dem Wissen des Erstellers der Dokumentation und der Zielgruppe herrscht, kann es passieren, dass, trotz akribischer Analyse, bestimmtes Wissen als selbstverständlich hingenommen wird. Eine Dokumentation, die dem Ersteller schlüssig erscheint, ist nicht zwangsläufig nachvollziehbar für den Anwender. In dem Fall hilft es, sich ein frisches Paar Augen zu beschaffen, um die Wirkung der Dokumentation zu testen.

Idealerweise ist Ihre Testperson jemand, der nicht bereits mit Ihrer Software vertraut ist. So können Sie sich vergewissern, ob Ihre Softwaredokumentation ihren Zweck erfüllt—nämlich dass der Anwender ohne zusätzliche Hilfe lernt, die Software zu bedienen.

Fazit

Um eine erfolgreiche Softwaredokumentation zu erstellen, bedarf es etwas Vorarbeit. Wenn Sie sich erst einmal im Klaren darüber sind, wem Sie eigentlich was vermitteln wollen, haben Sie im Handumdrehen die Grundlage für eine gute Softwaredokumentation. Außerdem: Für die Arbeit, die Sie in Ihre Schritt-für-Schritt Anleitung stecken, sparen Sie an anderen Stellen erheblich an Aufwand, Zeit und Kosten und machen zukünftige Unternehmensprozesse – sei es der IT- oder Kundensupport oder das Einarbeiten neuer Mitarbeiter – deutlich effizienter.

Und falls Sie bei dem Gedanken an die händische Erstellung einer Softwaredokumentation Kopfschmerzen bekommen, haben wir eine frohe Botschaft. Mit unserer Dokumentationssoftware FlowShare haben Sie die Möglichkeit automatisiert Schritt-für-Schritt Anleitungen ohne großen Aufwand und bis zu 9x schneller zu erstellen, als wenn Sie einzelne Screenshots anlegen und Texte schreiben.

Überzeugen Sie sich doch einfach selbst! Laden Sie sich gleich heute FlowShare herunter und testen Sie es 14 Tage lang unverbindlich und kostenlos.

Noch nicht genug vom Thema Softwaredokumentationen? Mehr spannende Infos und Tipps zum Erstellen einer erfolgreichen Benutzerdokumentation finden Sie hier!

FlowShare hilft IT-Abteilungen bei der schnellen und einfachen Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

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