Und jedem Anfang (und Ende) wohnt eine Softwaredokumentation inne… jedenfalls wenn es nach uns ginge. Benutzerdokumentationen können Software schnell und einfach für neue Mitarbeiter zugänglich machen. Und nicht nur das: Das effektive Weitergeben von Expertenwissen ist essentiell, um Unternehmen vor Wissensverlust zu schützen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen kurz, was Dokumentationen sind und welche Rolle sie in Unternehmen spielen (können).
Was ist eine Softwaredokumentation?
Unter Softwaredokumentationen ist das Aufzeichnen digitaler Prozesse zu verstehen, mit Hilfe dessen Software oder Softwarebereiche erklärt werden kann. Unterschieden wird zwischen verschiedenen Arten von Dokumentationen, die je nach Zielgruppe variieren. So gibt es beispielsweise Programmier- und Entwicklungs- und Projektdokumentationen, die sich hauptsächlich an Entwickler wenden; technische Dokumentationen, die alle nötigen Informationen zur Instandhaltung und Nutzung von Software enthalten; Anwenderdokumentationen, die vor allem die Nutzung von Software erklären… Die Liste an Dokumentationen ist lang – einen guten Überblick bietet Wikipedia.
Wenn wir bei miraminds von Softwaredokumentationen sprechen, beziehen wir uns fast immer auf Benutzerdokumentationen, also die, die Software für den Endbenutzer erklären. Die Benutzerdokumentationen kommen in viele Ausführungen vor: vom detaillierten Benutzerhandbuch, über Nuggets an Anwenderwissen (Stichwort “Microlearning”) bis hin zur kontextsensitive Hilfe, beispielsweise in Form eines Performance Support Systems oder einer sogenannten “Digital Adoption Platform”. Welches Format gewählt wird, hängt vor allem davon ab, wie komplex das zu vermittelnde Anwenderwissen ist und wie viel Anwenderwisser die Endanwender benötigen. Generell gilt, Dokumentationen so lang wie nötig und so kurz wie möglich zu halten.
In einer Arbeitswelt, in der Software immer vielfältiger und komplexer ist und ständig verändert und weiterentwickelt wird, bietet es sich an, notwendige Softwaregrundlagen periodisch in Präsenzschulungen aufzufrischen und die letztliche Anwendung durch dezentrales Lernen zu unterstützen.
Wie profitieren Unternehmen?
Wussten Sie, dass die für ein Unternehmen entscheidenden Kompetenzen oft bei nur wenigen, essentiellen Mitarbeitern liegen? Dokumentationen machen also nicht nur Software zugänglich für Unternehmens-Neulinge, sondern sie “verewigen” gleichzeitig bestehende Mitarbeiterkompetenzen. Durch die Externalisierung des Wissens von Kernkompetenzträgern können sich Unternehmen so vor Anfälligkeit zum Wissensverlust schützen. Zudem entlasten sie IT-Experten, die durchschnittlich 30% ihrer Arbeitszeit mit Supportanfragen verbringen, und dadurch zeitliche und finanzielle Kosten für Unternehmen… Was gibt es dagegen noch einzuwenden?
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Kontextsensitive Hilfe, Microlearning, Digital Adoption Platform – diese Begriffe und mehr erklären wie Ihnen in den kommenden mirapedia Beiträgen.
Mehr zum Thema Benutzerdokumentation können Sie in diesen Beiträgen nachlesen:
